Een recent onderzoek van ZDNet toont aan dat een groot aantal organisaties gretig gebruikmaakt van printers zonder dat ze over een weldoordacht printbeleid beschikken. Het merendeel van de organisaties gaat dan ook onbewust om met (het groot aantal) printers dat ze in huis hebben. Bij slechts 3,8% van de ondervraagden geeft een policy aan of er al dan niet in kleur geprint mag worden. In de praktijk resulteert dat in torenhoge kosten die eenvoudig gereduceerd kunnen worden. Onderstaande vijf tips kunnen daar alvast bij helpen.
# 1. Breng het printgedrag in kaart
Besparen is altijd maatwerk. Ook voor het besparen op printkosten is dat het geval. Vooraleer maatregelen genomen kunnen worden, moet het printgedrag van de onderneming in kaart worden gebracht. Indien de printers zelf functionaliteiten hebben om na te gaan hoeveel en door wie afgedrukt wordt, is dat alvast een meerwaarde. In het andere geval zal je zelf aan de personeelsleden moeten vragen om in alle eerlijkheid notitie te nemen van hun printgedrag. Plaats bijvoorbeeld een lijst aan de printer waar zij het aantal pagina’s, het al dan niet gebruik van kleur en de doelstelling ervan noteren. Indien je concreet aangeeft dat het niet gaat om een strafmaatregel en je niet verwacht dat ze tijdens deze meetperiode hun printgedrag aanpassen, hoef je op weinig tegenwind te rekenen. Breng overigens ook meteen het aantal printers in kaart, net als hun functionaliteiten, het energieverbruik en andere specificaties.
# 2. Vertaal de resultaten in acties
De resultaten van de printaudit zullen vaak al snel wijzen op eventuele te nemen acties. Concrete afspraken over het gebruik van kleur, is daar een voorbeeld van. Bovendien kan het, gelet op het printgedrag, interessant zijn om bepaalde toestellen van locatie te wijzigen. Ook andere afspraken zijn interessant: dubbelzijdig printen, testen eerst in zwart/wit uitvoeren of het gebruiken van een inlogcode zijn vaak aanraders. Als je weet wie wat print, is het eenvoudiger om het personeelslid daarop aan te spreken. Bovendien zorgt dat ervoor dat de policy eenvoudiger afdwingbaar is.
# 3. Vervang de printer
In sommige gevallen lopen de gebruikskosten zo hoog op dat het interessanter is om de printer te vervangen door een zuinig en slim model. Zo’n slim model is voorzien van software om manuele taken automatisch uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan het drukken van algemene voorwaarden op de achterkant van een factuur. Niet alleen zorgt dat voor tijdswinst maar bovendien wordt zo ook voorkomen dat sommige documenten onnodig opnieuw afgedrukt moeten worden.
# 4. Kies voor goedkopere cartridges
Vaak speelt ook de tonerkeuze een belangrijke rol in de gebruikskost. Het kan dan ook volstaan om de originele inktcartridge te vervangen door een goedkoper model. De meeste fabrikanten maken immers gebruik van het zogenoemde razor and blades business model: hun grootste inkomsten halen ze uit de verkoop van hun cartridges.
# 5. Verander de manier van werken
Sommige ondernemingen verbruiken nog steeds veel inkt en papier door vast te houden aan verouderde werkmethoden. Processchema’s die keer op keer gedrukt en manueel ingevuld worden tijdens de afhandeling van een klantendossier, zijn daar een voorbeeld van. Digitaliseren is hier de oplossing: investeren in software kan bijdragen aan de afbouw van de printkosten van de onderneming. Denk onder andere aan het voeren van een online boekhouding of het gebruiken van een cloud waar alle documenten digitaal beschikbaar zijn.