Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om online te boekhouden. Zij boekhouden online omdat het goedkoper is, omdat het een beter inzicht biedt in de cijfertjes of gewoon omdat ze zelf de touwtjes in handen willen houden. Maar wat hun beweegredenen ook mogen zijn: stuk voor stuk zullen ze toegeven dat online boekhouden heel tijdrovend kan zijn. Gelukkig zijn er verschillende manieren om dat boekhouden online te automatiseren.
# 1. Boekhouding automatiseren met elektronische facturen
Bij veel boekhoudprogramma’s wordt er een speciaal mailadres voorzien, waarvan de bijlagen meteen in de software worden opgenomen. Door leveranciers dit mailadres mee te geven, worden je inkomende facturen automatisch in je digitale boekhouding opgenomen. Een eenvoudige manier om je boekhouding te automatiseren. Soms wordt ook de verwerking al grotendeels voor jou gedaan, waarbij je enkel nog een laatste controle dient uit te voeren. Geef dan uiteraard ook de voorkeur aan elektronische facturen en vraag je leveranciers om het nodige te doen. Doe uiteraard ook zelf het nodige, want bij uitgaande elektronische facturen maak je samen met de factuur ook meteen de boeking aan.
# 2. Online boekhoudpakket koppelen met bankomgeving
Een andere manier om je boekhouding te automatiseren vinden we bij de zogenaamde CODA-bankkoppelingen. Wanneer je een professionele rekening hebt bij je bank is het vaak mogelijk om een aantal zaken automatisch in te lezen. Zo haalt je boekhoudsoftware automatisch je rekeninguittreksels op, waarna je ze enkel nog moet koppelen. Hierbij kan je ook koppelingsregels instellen, bijvoorbeeld door te werken met gestructureerde mededelingen. Het is niet alleen een ideale methode voor de automatisering van je boekhouding, maar het biedt ook een actueel overzicht van de financiële situatie. En dat maakt het natuurlijk eenvoudiger om goede beleidsbeslissingen te nemen.
# 3. Boekhouding automatiseren met scanapplicatie
Krijg je alsnog een papieren factuur in de bus? Dan moet je die factuur in principe scannen, uploaden en handmatig verwerken. Toch zijn er een aantal applicaties op de markt die dit probleem eenvoudig oplossen. Zo verzorgen deze apps de automatisering van je boekhouding gewoon via de camera van jouw smartphone. Je neemt even een foto van de factuur en de gegevens worden vervolgens automatisch uitgelezen. Uiteraard controleer je best nog even het een en ander. Klaar? Dan stuur je alles door naar je boekhoudprogramma. Dergelijke apps, zoals Scanner Pro en Office Lens, maken eenvoudig boekhouden mogelijk.
# 4. Automatisering boekhouding met online robots
Sommige leveranciers optimaliseren hun eigen boekhouding door automatisch facturen aan te maken, die je vervolgens via hun systeem downloadt. Dat maakt de automatische verwerking ervan moeilijk omdat je vaak maandelijks moet inloggen om de factuur te downloaden en te verwerken. Er zijn hiervoor echter steeds vaker robots beschikbaar die dit proces automatiseren.
Je moet dergelijke robots dan wel even je credentials meegeven en hen leren hoe en waar ze de factuur vinden, maar vervolgens downloaden ze ‘m geheel zelf en verwerken ze de factuur zelfstandig in je boekhouding. Dergelijke robots zijn daarentegen vaak maatwerk en niet meteen interessant voor de kleinere eenmanszaken, terwijl ze voor grote bedrijven een handig hulpmiddel zijn om de boekhouding te automatiseren.
