DELEN

Een kantoorverhuizing is vaak een spannend moment, maar vergt natuurlijk ook de nodige voorbereiding. Daarnaast moet je ook met praktische zaken rekening houden, zoals de postbedeling en de contractuele afspraken in de huurovereenkomst. Wij lichten voor jou vijf aandachtspunten toe.

# 1. Zorg voor een veilige verhuizing

Voor je kantoor beschik je over een aantal verzekeringen, zoals een brandverzekering en een inboedelverzekering. De verhuizing is meestal niet gedekt, terwijl het risico op schade dan natuurlijk net groter is. Neem daarom contact op met je verzekeraar en sluit een verhuisverzekering af. Daarnaast neem je ook zelf de nodige voorzorgsmaatregelen door alles veilig in te pakken. Voorzie stevige dozen en maak gebruik van schuimmateriaal, schuimbuffers en noppenfolie. De hoeken van tafels en kasten kan je dan weer beschermen met speciale hoekbeschermers.

# 2. Laat een plaatsbeschrijving opmaken

Gaat het om een gehuurd pand? Dan zal de huurovereenkomst vaak een uitgaande plaatsbeschrijving opleggen. Ook wanneer het contractueel niet verplicht is, is het aangeraden om dit te doen. Hierdoor voorkom je discussies met de verhuurder. Hiervoor kan je een beroep doen op gespecialiseerde organisaties. Voorzie in elk geval voldoende fotomateriaal en zorg dat de plaatsbeschrijving op tegenspraak verloopt, zodat ook de verhuurder zijn zegje kan doen. Vergeet niet om ook de meterstanden op te laten nemen.

# 3. Maak de post in orde

Wanneer het kantoor ook het postadres is, moet je alle leveranciers, klanten en andere zakelijke partners op de hoogte brengen van jouw nieuwe adresgegevens. In de praktijk blijft er vaak nog steeds post op het vroegere adres aankomen. Zorg dat deze zendingen niet verloren gaan en maak gebruik van de verhuisdienst van bpost. Alle correspondentie wordt dan gedurende de afgesproken termijn naar je nieuw kantooradres doorgestuurd. Dit geeft je de tijd om alle contactpersonen nogmaals op de hoogte te brengen, terwijl je alles gewoon in de bus blijft krijgen.

# 4. Contacteer de gemeente

Ongeacht of je nu zelf voor de verhuizing instaat of een verhuisfirma inschakelt, vaak is het noodzakelijk om de gemeente vooraf even te contacteren. Zeker indien er een parkeerplaats vrij moet worden gehouden, de veiligheid van omstaanders in het gedrang kan komen of indien de openbare weg wordt verstoord. De meeste verhuisfirma’s geven in hun algemene voorwaarden nadrukkelijk aan dat jij dergelijke zaken in orde kan brengen. In andere gevallen doen zij het voor jou, maar daar is dan natuurlijk weer een meerprijs aan verbonden.

In elk geval zal je ook zelf kegeltjes moeten plaatsen en afzetlint moeten ophangen om omstaanders te waarschuwen. Je kan zo’n afzetlint, net zoals het verhuismateriaal zelf, kopen bij gespecialiseerde verkopers zoals Profipack. Houd ten slotte ook rekening met andere gemeentelijke regels, bijvoorbeeld met betrekking tot de toegang tot een verkeersvrij gebied of tot een lage-emissiezone. De gemeente zal je informeren.

# 5. Schenk aandacht aan het personeel

Wanneer je personeel in dienst hebt, moeten ook zij naar een nieuwe arbeidsplaats verhuizen. Indien dat even verderop is, is er geen probleem. Wanneer je echter naar een andere stad verhuist, is het een ander verhaal. De werkplaats is per slot van rekening een essentieel onderdeel van de arbeidsvoorwaarden. Een onevenredige of eenzijdige wijziging van de arbeidsplaats kan dan ook als contractbreuk worden beschouwd. Daarom moet je de nodige inspanningen doen om de verhuis op te vangen, bijvoorbeeld door een extra financiële tussenkomst of door de uurroosters aan te passen.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here