Algemene voorwaarden zijn schriftelijke standaardbedingen die door jou worden opgesteld om jouw transacties te reguleren. In de volksmond worden ze ook wel eens ‘de kleine lettertjes’ genoemd. In tegenstelling tot wat we in het Nederlands Burgerlijk Wetboek of in het Duitse «Bürgerliches Gesetzbuch» zien, hebben algemene voorwaarden in België geen wettelijke definitie. Eveneens is er in België maar weinig gepubliceerd over deze zogenoemde algemene voorwaarden. Toch zijn ze uitgegroeid tot een onmisbaar instrument in ons handelsverkeer. In dit artikel geef ik dan ook aan waar je op moet letten indien je algemene voorwaarden opstellen zal. Uiteraard is er hierbij ook uitgebreide aandacht voor enkele specifieke clausules.
Geldigheid van algemene voorwaarden
In de eerste plaats is het belangrijk om te weten dat algemene voorwaarden niet zomaar tegenstelbaar zijn. Zo moet er sprake zijn van wilsovereenstemming en moet de andere partij de algemene voorwaarden aanvaarden. De daaraan verbonden voorwaarde is op zijn beurt de correcte overmaking ervan. We moeten hierbij een onderscheid maken tussen een zakelijke klant en een van extra bescherming voorziene consument.
Bij een zakelijke klant verloopt de aanvaarding van de algemene voorwaarden heel soepel. Zo moet de zakelijke klant de kans gehad hebben om kennis te hebben genomen van de algemene voorwaarden en mag deze klant de factuur niet hebben geprotesteerd. Hierbij houdt men rekening met een aantal elementen, zoals de beschikbaarheid, de leesbaarheid (lettertype), de begrijpelijkheid en de tijd tussen de kennisneming en de eventuele betwisting.
Ten aanzien van consumenten is men strenger. Zo moet een particulier of consument voorafgaand aan de totstandkoming van de overeenkomst kennis hebben genomen van de algemene voorwaarden en tot aanvaarding zijn overgegaan. Ziet de particulier ze voor de eerste maal verschijnen op de factuur, dan is er geen sprake van geldigheid van de algemene voorwaarden. Overigens moet hier ook rekening gehouden met de strikte consumentenwetgeving: lang niet alle clausules zijn inroepbaar ten aanzien van consumenten. Bij de bespreking van een aantal courante voorwaarden kom ik telkens terug op de geldigheid van de algemene voorwaarden ten aanzien van consumenten.
Tot slot neemt men in de algemene voorwaarden ook vaak zogenoemde kennisname- en aanvaardingsclausules op. Zo’n clausules zouden de bewijslast moeten vereenvoudigen. Echter wijst de praktijk ons op het feit dat zo’n clausules vaak overschat worden, hoewel zo’n aanhaling op de voorzijde van een document – ter verwijzing naar de achterzijde- een aanrader is.
Algemene voorwaarden factuur
Factuurvoorwaarden zijn bij zakelijke transacties misschien nog wel het best ingeburgerde voorbeeld van algemene voorwaarden. Het gaat hierbij om de voorwaarden die op de achterzijde van de factuur worden opgenomen. Belangrijk om weten is dat ze enkel ten aanzien van zakelijke partners voor het eerst gebruikt kunnen worden: bij particulieren zal er al eerder van aanvaarding sprake moeten zijn geweest.
Ten aanzien van zakelijke partners zijn zo’n algemene voorwaarden op de factuur dus wél gewoon geldig: er is een vermoeden dat het gaat om een getrouwe weergave van de overeenkomst. Onder andere het Hof van Cassatie bevestigde reeds eerder dat dit feitelijk vermoeden niet alleen op de handelskoop van toepassing is. Opdat de algemene voorwaarden op de factuur geldig zouden zijn, moet het wel gaan om een aanvaarde factuur: de factuur mag niet tijdig geprotesteerd zijn. Ook moeten de algemene voorwaarden op de factuur voldoen aan de eerder gestelde vereisten op vlak van leesbaarheid, begrijpelijkheid en zichtbaarheid.
Algemene voorwaarden webshop
Ook een webshop zal algemene voorwaarden gebruiken. Het beoordelen van de geldigheid van algemene voorwaarden op een webshop verloopt wel een stuk strikter: er is geen onderhandelingsmarge en dus moet de tegenpartij voor het sluiten van de overeenkomst kennis kunnen hebben genomen van de algemene voorwaarden. Ook moet de andere partij de voorwaarden aanvaarden: een opt-in krijgt hier de voorkeur.
Hiernaast moet de webshop haar algemene voorwaarden zo ter beschikking stellen dat de klant ze eenvoudig op kan slaan, weergeven en afdrukken. De beschikbaarheid in een pdf-versie blijkt dan ook de voorkeur te genieten. Een gewone pop-up dat nadien niet opnieuw raadpleegbaar is, zal met andere woorden niet volstaan.
Algemene voorwaarden offerte
Ten aanzien van consumenten zullen we de algemene voorwaarden voor het eerst op de offerte terugvinden. Veel heeft te maken met de tegenstelbaarheid ervan: de offerte geldt als het moment van de totstandkoming van de overeenkomst. Opdat de algemene voorwaarden geldig zouden zijn, moet een particulier ze dan ook nu reeds aanvaarden. Aangeraden wordt om op de voorzijde van de offerte te verwijzen naar de algemene voorwaarden die zich op de achterzijde bevinden. Een paraaf of handtekening bij die algemene voorwaarden op de achterzijde van de offerte, geniet eveneens aanbeveling.
Tip: indien de algemene voorwaarden op een offerte worden opgenomen, neemt men vaak op dat de offerte slechts bindend is indien het door een zaakvoerder werd ondertekend. Ook de maximale geldigheid van de offerte wordt hier best steeds opgenomen.
Courante algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden opstellen is altijd een evenwichtsoefening. Iedere praktijksituatie vergt dan ook andere clausules die verder gaan dan de afdwingbaarheid ervan. Anderzijds zijn er een aantal clausules die bijna altijd in algemene voorwaarden terug te vinden zijn. Het gaat bijvoorbeeld om overmachtsclausules maar ook gewoon om eenvoudige clausules met betrekking tot de levering of de aansprakelijkheid. Zonder kant-en-klare clausules mee te kunnen geven, het is en blijft nu eenmaal maatwerk, licht ik wel een en ander voor jou toe. Onder andere wat betreft het verschil tussen zakelijke klanten en consumenten, is ook dat immers niet onbelangrijk.
Algemene voorwaarden opstellen m.b.t. levering
Zowel het voorwerp van de levering als de wijze ervan maken vaak deel uit van de algemene voorwaarden. Zo neemt men vaak op dat de te leveren goederen zich in ‘de staat bevinden zoals op het ogenblik van de totstandkoming van de koop’ en dat de klant de goederen op het afgesproken tijdstip (en plaats) in ontvangst dient te nemen. Ook eventuele gevolgen bij het al dan niet onrechtmatig niet in ontvangst nemen van de goederen maken vaak onderdeel uit van de algemene voorwaarden en zijn zowel geldig ten aanzien van zakelijke klanten als consumenten.
Zijn overigens ook niet onbelangrijk: bepalingen omtrent de leveringstermijnen (opgelet: een indicatief karakter kan enkel ten aanzien van zakelijke partners), bepalingen omtrent de kosten van de levering en omtrent de plaats van de levering (bv. aan de deur, in de woonkamer indien op de eerste verdieping, …).
Algemene voorwaarden opstellen m.b.t. eigendom en risico
Naar Belgisch recht krijgt de koper de eigendom van een goed van zodra de verkoopovereenkomst gesloten werd. Ook het risico gaat dan over. In de praktijk is dat niet altijd even interessant en neemt men in de algemene voorwaarden meestal enkele concrete bepalingen op omtrent de overdracht van het risico en de eigendom. Vaak bepaalt men dat de eigendom pas overgedragen wordt na de volledige betaling van de koopsom terwijl het risico reeds op het moment van de levering overgaat. Zo’n bepalingen zijn zowel geldig ten aanzien van zakelijke klanten als ten aanzien van consumenten.
Algemene voorwaarden opstellen m.b.t prijs en betaling
Een bepaalde of bepaalbare prijs is een essentieel element van een koop-verkoopovereenkomst. Dat staat letterlijk te lezen in artikel 1591 van het Burgerlijk Wetboek. Ook indien we algemene voorwaarden opstellen houden we daar maar beter rekening mee, bijvoorbeeld door een prijsbepalingsclausule op te nemen.
Wanneer we algemene voorwaarden opstellen houden we echter ook rekening met een aantal andere bepalingen: wanneer zijn de facturen bepaalbaar, is er sprake van een voorschot en wat indien de klant niet tot betalen overgaat? Ook bepalingen omtrent de munteenheid, de plaats van betaling, prijsaanpassingsclausules en indexatieclausules zijn zowel geldig ten aanzien van consumenten als zakelijke klanten.
Algemene voorwaarden en strafbedingen
Indien we algemene voorwaarden opstellen, willen we ons natuurlijk maximaal indekken. Strafbedingen vormen daar een belangrijk onderdeel van: hierbij zal de persoon die de overeenkomst niet uitvoert een forfaitaire vergoeding moeten betalen aan de tegenpartij.
Zo’n strafbeding is zowel geldig ten aanzien van consumenten als zakelijke partners, toch moet er rekening gehouden worden met een aantal beginselen. Zo heeft de rechter een matigingsrecht en gelden er ten aanzien van consumenten een aantal restricties die te lezen zijn in artikel 74 WMPC. Ook wat betreft de moratoire en compensatoire interesten zijn deze regels van toepassing.
Algemene voorwaarden en exoneratieclausules
In de algemene voorwaarden zal men vaak trachten om de eigen aansprakelijkheid te beperken. Dergelijke exoneratiebedingen zijn zowel geldig ten aanzien van consumenten als ten aanzien van zakelijke partners en dit zowel voor de contractuele als de buitencontractuele aansprakelijkheid. Wel moet er ook hier rekening worden gehouden met een aantal regels en beperkingen.
Ten aanzien van consumenten is het bijvoorbeeld niet toegelaten om zich te ontslaan van de aansprakelijkheid voor de niet-uitvoering van één van de voornaamste verplichtingen, is het niet toegestaan om de wettelijke aansprakelijkheid bij overlijden of lichamelijk letsel van de consument uit te sluiten of te beperken, mag men zich niet ontslaan voor de eigen opzet of de grove schuld, is het verboden om zich te ontslaan voor de opzet of de grove schuld van de aangestelden of mag men geen exoneratiebeding opnemen dat een kennelijk onevenwicht schept tussen de consument en de onderneming.
Meer in het algemeen (ook ten aanzien van zakelijke partners) kan een partij zijn aansprakelijkheid voor zijn eigen fraude, bedrog opzettelijke fout nooit integraal uitsluiten.
Algemene voorwaarden en ontbinding van de overeenkomst
Zo we algemene voorwaarden opstellen houden we reeds rekening met eventuele problemen die de kop op kunnen steken. Denk bijvoorbeeld aan een klant die weigert te betalen. In principe moet de verkoper het goed echter nog steeds kunnen blijven leveren en kan de verkoper het dus niet verkopen aan een andere betalingsgezinde kandidaat-koper. Om zich tegen dergelijke situaties in te dekken, zullen de algemene voorwaarden de koper vaak het recht geven om de overeenkomst te ontbinden.
Algemene voorwaarden en kwalificatie van de verbintenis
Zo partijen een overeenkomst gesloten hebben, moeten zij ten opzichte van elkaar een prestatie uitvoeren. Men maakt hierbij een onderscheid tussen zogenoemde resultaats- en middelenverbintenissen. Bij een middelenverbintenis moet de andere partij naar zijn beste vermogen handelen om het resultaat te bereiken. Er is met andere woorden geen resultaatsgarantie. Bij een resultaatsverbintenis geldt het omgekeerde. Om discussies te voorkomen zal men vaak algemene voorwaarden opstellen waarbij men de verbintenis (gedeeltelijk) als een resultaats- of middelenverbintenis kwalificeert.
Ten aanzien van consumenten is een beding dat de volledige overeenkomst op zo’n manier kwalificeert echter niet toegestaan: dat zou de overeenkomst uithollen en dat mag niet. Men kan daarentegen wel een aantal benoemde artikelen als middelenverbintenissen omschrijven.
Bijzondere situatie: overmacht en algemene voorwaarden
In het geval van overmacht is de contractspartij niet verplicht om de overeenkomst uit te voeren. Ook kan de partij geen veroordeling wegens contractbreuk oplopen. Opdat er sprake zou zijn van overmacht moet er wel aan een aantal voorwaarden voldaan zijn. Zo moet het gaan om een aan degene die de overmachtssituatie inroept ontoerekenbare gebeurtenis en moet de gebeurtenis de uitvoering van de overeenkomst onmogelijk maken. In de praktijk is ook hier enige discussie mogelijk. Bovendien bepaalt men maar best wat de gevolgen zijn van zo’n overmachtssituatie.
Daarom neemt men vaak een clausule op waarbij de partijen de verschillende overmachtssituaties benoemen en hun definitie van overmacht aangeven. Ook de gevolgen van de overmachtssituatie kunnen hierin omschreven worden. Het uitsluiten van de mogelijkheid om overmacht in te roepen is enkel mogelijk ten aanzien van zakelijke klanten.
Opstellen van algemene voorwaarden
Bovenstaande bespreking toont aan dat het opstellen van algemene voorwaarden geen kinderspel is. Bovendien rijst steeds vaker de vraag of het nog volstaat om slechts een enkele set algemene voorwaarden op te stellen. Steeds meer ondernemingen kiezen er dan ook voor om voor zakelijke klanten en voor consumenten andere algemene voorwaarden op te stellen.
Hoe dan ook toont bovenstaand overzicht eveneens aan dat goede algemene voorwaarden opstellen maatwerk is dat niet alleen moet aansluiten bij de toepasselijke wetgeving maar ook bij de bedrijfsprocessen. Zomaar algemene voorwaarden van het internet plukken? Dat doe je dus maar beter niet. Al was het maar om een inbreuk op het auteursrecht te voorkomen.
