Naast het verkopen van je product of dienst zijn meer zaken belangrijk. Bijvoorbeeld de marketing van je onderneming. Maar ook de boekhouding is een essentieel onderdeel van je bedrijf. De laatste jaren vindt de verschuiving naar online boekhouden plaats. We geven een aantal tips voor een goede online boekhouding.
1. Kies het juiste pakket
Er zijn veel aanbieders van online boekhoudpakketten. De reden dat het aanbod zo groot is, komt onder andere omdat ieder bedrijf wat anders verwacht. Voor ieder soort bedrijf is wel een boekhoudprogramma ontwikkelt. Voor jou is dat mooi meegenomen. De kans dat een geschikt boekhoudprogramma voor jou al bestaat, is groot. Laat je daarom goed informeren. Vraag eens aan de aanbieder van een programma voor wie het programma is ontwikkeld. Je kunt altijd aan de brancheorganisatie vragen of zij bepaalde aanbieders aanbevelen.
2. Overleg met je accountant
Voordat je een keuze maakt is het goed om met je accountant te overleggen. Wellicht hebben zij al ervaring met een boekhoudpakket die ook prima bij jouw bedrijf aansluit. Wanneer jij een online boekhoudpakket gaat gebruiken die je accountant niet kent, moeten jullie er beide mee leren werken. Een doel van online boekhouden is dat je minder tijd kwijt bent met je boekhouding. Voor al het besparen van tijd voor de boekhouder die ieder bonnetje moet invoeren en controleren. Daarnaast moet je accountant de juiste overzichten kunnen oproepen.
3. Behoud de controle
Als je een online boekhoudprogramma gaat gebruiken, moet je zelf wel de vinger aan de pols houden. Het is ideaal dat je zelf minder tijd kwijt bent aan de boekhouding. Voor de meeste ondernemers is het een noodzakelijke bezigheid. Maar als ondernemer moet je wel op tijd zien of het goed, of juist niet, gaat met je bedrijf. Dit doe je door zelf de controle te houden. Zorg dat je niet alles aan het programma overlaat, maar kijk af en toe eens naar de overzichten.
4. Denk aan je IT-beveiliging
Hoewel online werken steeds veiliger wordt, is een online boekhouding kwetsbaar. Althans, de kans dat iemand je papieren uit je ordner in je kantoor komt halen is vrijwel nihil. Maar online je gegevens invoeren is heel anders. Schrik hier niet van terug maar zorg ervoor dat je je computers en netwerk hebt beveiligd. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je regelmatig je wachtwoord veranderd. Informeer bij je IT-leverancier of je veilig werkt.
5. Consequent invoeren
Een online boekhouding heeft alleen succes als je consequent bent. Voer in- en verkoopfacturen wekelijks in. Laat het geen grote stapel worden. Anders geeft je boekhoudprogramma niet de juiste financiële situatie weer. Daarnaast is de kans op te laat betalen van je leveranciers groter. Of dat je zaken vergeet te factureren omdat je ze niet hebt genoteerd. Het is een kwestie van wennen, maar dan is het ook iedere week een klein beetje werk. In plaats van maandelijks uren puzzelen.
Een online boekhouding biedt absoluut voordelen. Het is wel belangrijk dat je het juiste programma gaat gebruiken. Doe dit in overleg met je accountant. Daarnaast werkt het alleen als je alles consequent bijhoudt.
