Het merendeel van de correspondentie verloopt tegenwoordig per mail. Toch dient briefwisseling soms alsnog per post te gebeuren. Dat kan gebeuren vanuit bewijsrechtelijk oogpunt (de aangetekende zending), of omdat een fysiek document nu eenmaal eenvoudiger is voor de ontvanger ervan. Briefpapier drukken is met andere woorden nog lang geen verleden tijd. In tijdperken waarin alles per mail verloopt, is het echter handig om de belangrijkste aandachtspunten aan het licht te brengen. Onderstaande vier tips helpen alvast een professionele uitstraling te bewerkstelligen. Bovendien voldoe je zo meteen ook aan alle wettelijke verplichtingen.
# 1. Respecteer de huisstijl
Iedere onderneming heeft vast een eigen huisstijl. Het gaat om het gebruikte lettertype, het gebruik van kleuren en de manier van communiceren. Ook het briefpapier dient dat alles te respecteren. In de praktijk start het al bij de selectie van het papier zelf. Ondernemingen die prat gaan op kwaliteit kiezen dan ook beter voor een iets steviger papier. Op vlak van design tracht je trouwens een middenweg te vinden tussen een eenvoudig ontwerp dat trouw blijft aan de huisstijl en een opvallend design. De achterkant blanco laten doe je overigens best niet: het is een ideale manier om op te vallen tussen een stapeltje brieven.
# 2. Op te nemen gegevens
Op de voorzijde van het briefpapier neem je natuurlijk de noodzakelijke contactgegevens op. Denk aan de bedrijfsnaam, het telefoonnummer, het mailadres en de website. Eventueel kan je ook verwijzen naar sociale media of het bankrekeningnummer eraan toevoegen. Hiernaast zijn er ook een aantal verplichte vermeldingen die conform de toepasselijke wetgeving moeten opgenomen worden.
België
In België gaat het bijvoorbeeld over de naam van de vennootschap, de rechtsvorm, de nauwkeurige aanduiding van de zetel van de vennootschap en het ondernemingsnummer (voorafgegaan door RPR). Indien het niet om een vennootschap gaat, volstaat de vermelding van het ondernemings- of btw-nummer.
Extra tip: in een eerder artikel hadden we het al over de vermeldingen die je verplicht dient op te nemen op een bestelbon. Een groot aantal van die vermeldingen kan je ook gewoon al op het briefpapier opnemen.
Nederland
Voor ondernemingen die actief zijn in Nederland gelden gelijkaardige verplichtingen. Hier zal het KVK-nummer en de handelsnaam opgenomen moeten worden. Indien de handelsnaam afwijkt van de statutaire naam, dan moet ook de volledige statutaire naam opgenomen worden.
# 3. Houd het briefpapier printbaar
Bij het ontwerp van het printpapier moet je natuurlijk voldoende ruimte vrijhouden om ook alle informatie kwijt te kunnen. Zo moet je ook nog steeds eenvoudig andere teksten op het briefpapier kunnen printen. Houd bovendien ook rekening met de geschiktheid van het gekozen papier. Sommige papiersoorten zijn immers niet altijd lasergeschikt. Om die reden voorzien ze bij Reclameland.nl bijvoorbeeld verschillende materiaalsoorten. Zo is er altijd een geschikte papiersoort beschikbaar.
# 4. Houd rekening met de toepassingen
Tot slot zal je bij het ontwerp van het briefpapier ook rekening dienen te houden met het toepassingsgebied. Ga je het briefpapier enkel gebruiken voor het verzenden van facturen? Dan kies je voor een neutrale vormgeving waarop ook het rekeningnummer en andere financiële gegevens zijn opgenomen. Wordt het briefpapier echter gebruikt voor het aanschrijven van potentiële klanten? Dan kan je bijvoorbeeld ook afsluiten met een handtekening. Eventueel kan je verschillende versies voorzien voor verschillende toepassingen. Dat is net zo handig.
