In principe ben je als zelfstandige btw-plichtig, ongeacht of je de activiteit nu in bij- of hoofdberoep uitoefent en al dan niet als natuurlijk- of rechtspersoon. Als btw-plichtige moet je dan ook btw innen, doorstorten, een btw-administratie bijhouden en periodieke btw-aangiften indienen. Bovendien kan je ook fiscale controles oplopen. Omdat die verplichtingen een grote administratieve impact hebben, heeft de wetgever echter een uitzondering voorzien voor de zogenoemde kleine ondernemingen. Toch is die uitzondering lang niet altijd even interessant. Hieronder herhaal ik nog even de krachtlijnen van de zogenoemde btw-vrijstelling voor de kleine onderneming, de gevolgen ervan en de voor- en nadelen. Ik geef eveneens aan wanneer het al dan niet interessant is.
Btw-vrijstelling kleine onderneming: wat is het?
Voor zogenoemde kleine ondernemingen heeft de wetgever een btw-vrijstelling voorzien. Ondernemers die aan een aantal voorwaarden voldoen, hoeven dan geen btw aan te rekenen, door te storten of een administratie bij te houden. Anderzijds kunnen ze de betaalde btw ook niet aftrekken. Die betaalde btw zullen ze steeds als kost in moeten boeken.
Hiernaast zal men, ondanks de btw-vrijstelling, nog steeds een jaarlijkse klantenlisting in moeten dienen en behoort ook een bijzondere btw-aangifte tot de mogelijkheden. Verder kom ik op de diverse verplichtingen terug.
Voorwaarden btw-vrijstelling kleine onderneming
Om in aanmerking te komen voor de btw-vrijstellingsregeling kleine onderneming, moet je aan een aantal voorwaarden voldoen. Zo mag je een maximale jaarlijkse omzet hebben van 25.000 euro (excl. btw). Die omzetgrens bepaalt men aan de hand van de handelingen die plaatsvinden in België en een aantal door het BTW-wetboek vrijgestelde handelingen:
- Uitvoer en intracommunautaire leveringen;
- De handelingen m.b.t. onroerende goederen, tenzij het zou gaan om bijkomstige handelingen;
- De financiële handelingen, tenzij het zou gaan om bijkomstige handelingen;
- De handelingen van (her)verzekering, tenzij het zou gaan om bijkomstige handelingen.
Het omvat met andere woorden niet de handelingen die plaatsvinden in het buitenland, de andere door het BTW-wetboek vrijgestelde handelingen, de handelingen verricht door landbouwondernemers onderworpen aan de bijzondere regeling, de van de vrijstellingsregeling uitgesloten handelingen en de overdracht van (on)lichamelijke bedrijfsmiddelen.
In het jaar van aanvang zal men uiteraard het omzetcijfer moeten ramen. Start je niet op 1 januari van dat jaar? Dan wordt de vrijstellingsdrempel beperkt in functie van het aantal resterende dagen van dat jaar.
Weet tot slot dat je de vrijstelling van btw zowel in bijberoep als hoofdberoep kan genieten: enkel de totale omzet en de aard van de onderneming spelen dus een rol.
Uitgesloten van de btw-vrijstelling kleine onderneming
Een aantal categorieën zijn uitdrukkelijk uitgesloten van de btw-vrijstellingsregeling. Het gaat onder andere om werken in onroerende staat, hoewel er een uitzondering voorzien wordt voor de deeleconomie, landbouwwerkzaamheden en horecagelegenheden die gebruik moeten maken van de geregistreerde kassa. De btw-vrijstellingsregeling is eveneens uitgesloten voor buitenlandse ondernemingen.
Vrijstelling btw aanvragen: hoe en wanneer doe je dat?
De btw-vrijstellingsregeling wordt niet verplicht opgelegd. De toepassing ervan moet je dan ook zelf aanvragen. Die aanvraag kan meteen gebeuren bij de oprichting van een nieuwe onderneming.
Ben je momenteel btw-plichtig en boek je een beperkte omzet? Dan moet je voor het nieuwe jaar een aangetekende brief sturen naar het btw-controlekantoor waarbij je de keuze voor de kleineondernemersregeling ter kennis brengt. De nieuwe regeling gaat dan in vanaf 1 juli van het nieuwe jaar. Weet wel dat je vervolgens de reeds afgetrokken btw op nog niet verkochte goederen moet terugstorten, net zoals de btw op bedrijfsmiddelen waarvan van herzieningstermijn van vijf of vijftien jaar nog niet verstreken is. Je overlegt met andere woorden toch maar beter even met jouw boekhouder vooraleer je de overstap waagt.
Verplichtingen bij regime btw-vrijstelling kleine onderneming
Hoewel je onder het regime van de btw-vrijstelling geen btw meer hoeft te innen en door te storten, impliceert dat nog niet automatisch dat je helemaal geen formaliteiten meer hoeft na te leven. Zo ontvang je nog steeds een btw-nummer en moet je alsnog een aantal administratieve taken vervullen.
Vermelding factuur vrijstelling btw
In de eerste plaats zal je op jouw factuur moeten vermelden dat je onderworpen bent aan de btw-vrijstellingsregeling. Zomaar “0% btw” aanrekenen, mag dus niet. Op al jouw facturen neem je dan ook volgende zinsnede op: “Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk”. Ook de andere btw-factuurvermeldingen moet je nog gewoon op de facturen opnemen.
Jaarlijkse klantenlisting
De jaarlijkse klantenlisting blijft ook onder de btw-vrijstellingsregeling gewoon verplicht. Het gaat om de in te dienen lijst van alle Belgische btw-nummers aan wie je het afgelopen kalenderjaar diensten of producten leverde voor een totaalbedrag van meer dan 250 euro excl. btw. Die lijst moet voor elke klant het totaalbedrag bevatten, net zoals het totaal van de aangerekende btw. Enkel in het geval van een nihil-listing hoef je niks te doen. De klantenlisting moet ingediend worden voor 31 maart van ieder jaar.
Bijzondere btw-aangifte
In sommige gevallen zal je alsnog een bijzondere btw-aangifte in moeten dienen. Dit is het geval wanneer je een goed of dienst ontvangen hebt waarvoor je btw verschuldigd bent. De bijzondere btw-aangifte moet je indienen tegen de twintigste dag van de maand volgende op het kalenderkwartaal. De doorgestorte bedragen mag je wel als kost inboeken.
Opletten bij buitenlandse leveranciers
Ook onder de btw-vrijstellingsregeling moet je verplicht jouw BE-identificatienummer meedelen aan jouw klanten en leveranciers. In het geval van buitenlandse leveranciers mag je daarentegen jouw BE-identificatienummer niet opgeven. Zij zullen anders geen btw aanrekenen terwijl je deze wel verschuldigd bent, terwijl je eveneens geen btw-aangiften doet voor de verrekening ervan. Let dus toch maar even op bij aankopen via een .be-domein. Zo’n BE-extensie impliceert immers nog niet automatisch dat de leverancier ook in België gevestigd is…
Overschrijding vrijstellingsgrens melden
Vanaf de eerste factuur die de vrijstellingsgrens overschrijdt, moet je jouw btw-controlekantoor hiervan op de hoogte brengen. Bovendien zal je vanaf die eerste factuur btw moeten innen en dit voor het volledige bedrag van de factuur (dus ook het gedeelte onder de vrijstellingsgrens). Bij een uitzonderlijke overschrijding van maximaal 10% (2.500 euro excl. btw) kan je echter een tijdelijke verhoging van de grens genieten.
Andere verplichtingen
Bij aanvang, wijziging of stopzetting van de werkzaamheid moet je nog steeds een aangifte indienen. Verder moet je ook gewoon alle uitgereikte en ontvangen facturen bewaren en nummeren, net zoals een dagboek van ontvangsten en een tabel van bedrijfsmiddelen. Denk eveneens aan de eventuele opgave van de intracommunautaire handelingen.
Lees ook: Welke boekhoudkundige verplichtingen heb je bij een eenmanszaak?
Wanneer is de btw-vrijstellingsregeling interessant?
De vrijstellingsregeling is voornamelijk interessant indien jouw doelgroep vooral consumenten omvat. Zij kunnen in dat geval van een lagere prijs genieten. Indien jouw klanten ondernemingen zijn, is het daarentegen interessanter om de door hen betaalde btw te kunnen verrekenen. Omdat ook zij de betaalde btw kunnen verrekenen, maakt dat voor hen weinig verschil uit. Jij kan daarentegen wel gewoon de btw op jouw aankopen recupereren.
Als verkoper met kleine marges is het btw-vrijstellingsregime hoe dan ook geen aanrader: je moet anders sowieso al 21% meer vragen om de betaalde btw te overbruggen. Over het algemeen is de btw-vrijstellingsregeling ook niet interessant indien je meer aftrekbare btw hebt dan je zou moeten aanrekenen. Koop je veel goederen aan in het buitenland? Dan is het op zijn beurt veel interessanter indien je jouw btw-nummer mag meedelen en je de btw kan verleggen.
Als zelfstandige in bijberoep kan de vrijstelling van btw dus interessant zijn om de prijzen voor consument laag te houden én de administratieve rompslomp drastisch te beperken.
Houd echter rekening met de potentiële groei van de onderneming. Als je vandaag geen btw aanrekent aan consumenten en morgen wel, lijk je voor hen ineens 21% duurder te worden… Dat kan nefaste gevolgen hebben voor jouw omzetcijfers.
Het belangrijkste advies luidt dan ook: bespreek de situatie vooraf even met jouw boekhouder. Hij zal cijfermatig een en ander kunnen berekenen en de voor- en nadelen met jou bespreken. Als je nog geen boekhouder hebt, helpen wij jou om er een te vinden. Via het aanvraagformulier op deze website vraag je een gratis intakegesprek aan met een financieel expert. Met een netwerk van meer dan honderd boekhouders en accountants helpt hij jou met het vinden van een goede boekhouder in de buurt. Vaak ontvang je binnen de 48 uur al drie scherpe offertes.
