DELEN

Sinds 1 december 2019 is het voor de meeste ondernemingen verplicht om cashbetalingen af te ronden. Ook wanneer je vandaag een onderneming opricht, is het afronden van betalingen in contanten verplicht. In de praktijk heeft men aan aantal spelregels uitgedokterd en moet je ook rekening houden met boekhoudkundige consequenties, bijvoorbeeld met betrekking tot de afrondingsverschillen. Hieronder ontdek je alles wat je moet weten over betalingen afronden.

Wie is verplicht bij het afronden van betalingen?

De verplichting geldt enkel voor cashbetalingen en ten aanzien van ondernemingen die een economisch doel nastreven. Ook vrije beroepen en overheden die op regelmatige basis economische interacties stellen met consumenten, bv. in het kader van een openbaar zwembad, moeten verplicht betalingen afronden. Hierbij worden twee voorwaarden gesteld:

  • Het te betalen bedrag moet groter zijn dan € 0,05
  • De cashbetalingen moeten gebeuren in fysieke aanwezigheid van de consument en de onderneming.

Ook verenigingen die een regelmatige economische activiteit uitoefenen, zoals de maandelijkse verkoop van pannenkoeken door de plaatselijke vzw, moeten de contante betalingen afronden. Bij een verkoop op afstand tussen particulieren en de onderneming (bv. aankoop via webshop) is betalingen afronden echter verboden.

Hoe moet je cashbetalingen afronden?

In principe moet je dus enkel cashbetalingen afronden, maar als onderneming kan je er wel voor kiezen om het afronden van betalingen ook op andere betalingswijzen toe te passen. Deze optie is er voornamelijk voor klanten die met hun bankkaart betalen, want bij betalingen met ecocheques, maaltijdcheques of waardebonnen is betalingen afronden niet mogelijk. Wil je ook girale betalingen afronden, dan moet je de klant daarvan op de hoogte brengen. Het volstaat daarbij om volgende poster op te hangen. In de praktijk zal je dus altijd eerst moeten nagaan wat het betaalmiddel is en vervolgens moeten nagaan of je al dan niet de betalingen moet afronden.

Vervolgens moet de basis voor de afronding worden bepaald. In principe gaat het steeds om het totaalbedrag van alle aankopen die de klant betaalt en die voor afronding in aanmerking komen:

  • Indien het enkel gaat om cashafrondingen, moet je eerst het totaalbedrag van het cash te betalen gedeelte bepalen (de klant steeds eerst met de kaart laten bepalen) en dit totaalbedrag gebruiken als basis voor de afronding;
  • Indien de afrondingsregels ook worden toegepast op andere betaalmethoden, is het totaalbedrag gelijk aan dit van alle betalingswijzen exclusief betalingen met ecocheques, maaltijdcheques of waardebonnen. Vraag daarom klanten om eerst te betalen met deze cheques of waardebonnen en dan pas met cash of met hun bankkaart.

Wanneer het basisbedrag dat in aanmerking komt voor de afronding is bepaald, moet je de afrondingsregels toepassen. Het basisbedrag wordt steeds afgerond tot het dichtste veelvoud van 5 eurocent. Wel mag je nog steeds munten van 1 of 2 eurocent als betaalmiddel gebruiken.

Ten slotte moet je via het kassaticket of de factuur duidelijk aangeven hoe de afrondingsregels worden toegepast. Het moet dan ook altijd aangeven wat het totale bedrag is en wat het afgeronde bedrag is. Deze verplichting geldt ook wanneer het niet om cashbetalingen gaat.

Hoe gaat de btw-administratie om met afrondingsverschillen?

Door het afronden van betalingen stellen zich op vlak van btw een aantal moeilijkheden. Zo is het niet altijd duidelijk wat voor elk btw-tarief de maatstaf van heffing is. Daarom heeft de btw-administratie een aantal regels uitgewerkt.

Als basisregel geeft de btw-administratie aan dat de btw moet worden berekend op de afgeronde prijs. De afrondingsverschillen hebben dus meteen invloed op het btw-bedrag. Wanneer er verschillende btw-tarieven van toepassing zijn, moet je de regel van drie toepassen.

Omdat het detaillistisch verwerken van alle afrondingsverschillen praktisch niet altijd even eenvoudig is, staat de btw-administratie echter ook een vereenvoudigde berekening toe. In dat geval mag je de btw gewoon altijd berekenen op het niet-afgeronde bedrag. De enige voorwaarde is dat je dit consequent doet en zowel in je voordeel als in je nadeel.

Hoe verwerk je de afronding in je boekhouding?

Ook voor de inkomstenbelasting zullen de afrondingsverschillen invloed hebben. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen stelt twee methoden voor al naargelang het om een vereenvoudigde of een dubbele boekhouding gaat.

Bij een vereenvoudigde boekhouding gaat de Commissie ermee akkoord om het door de consument betaalde bedrag in het verkoopdagboek in te schrijven. Het afrondingsverschil wordt dan ook niet afzonderlijk geboekt.

Bij een dubbele boekhouding is het wel verplicht om de verschillende bestanddelen te splitsen. Eventuele afrondingsverschillen moeten op de debet- (negatieve afrondingsverschillen) of creditkant (positieve afrondingsverschillen) van de 700-rekening worden geboekt.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here