DELEN

De fiscus weet heus wel dat steeds meer ondernemingen hun boekhouding digitaal bijhouden. Steeds vaker vraagt de fiscus bij een fiscale controle om de back-up van de digitale boekhouding elektronisch door te sturen. Het is niet ongewoon dat hij daarvoor niet veel meer moeite doet dan gewoon een mailtje te verzenden. De fiscus heeft duidelijk de geneugten van het internettijdperk ontdekt. De vraag stelt zich natuurlijk of je daarmee akkoord moet gaan en of je zomaar je elektronische boekhouding dient door te sturen.

Boekhouding digitaal ontvangen

In de eerste plaats moet je weten dat er in principe niks is om je zorgen over te maken. Dat je eruit bent gepikt voor een controle moest vroeg of laat eens gebeuren. De computer kiest er enkele willekeurige dossiers uit en die moet de fiscus dan onderzoeken. Diezelfde computer maakt het de fiscus ook mogelijk om de fiscale controle aan te kondigen. Een mailtje met de vraag om de boekhouding digitaal te bezorgen en klaar.

Vroeger kon de fiscus niet zomaar vragen om je boekhouding digitaal te bezorgen.  Nou, vragen kon altijd. Maar je was niet verplicht om je boekhouding digitaal door te sturen. Als je op je strepen stond en weigerde om je boekhouding digitaal te bezorgen, moest de fiscus ter plaatse komen om bij jou het een en ander door te nemen. De fiscus mocht dan wel ter plekke kopietjes nemen. Bij mensen die elektronisch boekhouden, kon dat ook gewoon met de hulp van een USB-stick. In de praktijk kan de fiscus dus al langer een kopie van je boekhouding digitaal bemachtigen, alleen kostte het wat meer moeite en kwam er wat meer sociaal contact bij te pas.

De coronapandemie veranderde alles

Dat verplicht nummertje waarbij de fiscus per se ter plaatse diende te komen om de boekhouding digitaal te bemachtigen, was niet naar de zin van de wetgever die tijdens de coronapandemie de sociale contacten net wilde beperken. Sinds 10 juli 2021 is het dan ook verplicht om de boekhouding digitaal naar de fiscus door te sturen als hij daarom verzoekt.

De wet van 27 juni 2021 (BS 30 juni 2021) bepaalt dat de fiscus daarvoor niet langer tot in je zaak moet komen en vanop afstand je boekhouding digitaal kan opvragen. Dit is wel beperkt tot de boeken en de documenten die nodig zijn voor het bepalen van de belastbare inkomsten. Ook geldt dit alleen maar als je je boekhouding digitaal bijhoudt. Als je per uitzondering nog een papieren boekhouding hebt, is je boekhouding digitaliseren dus zeker niet verplicht.

Deze regeling geldt niet alleen voor de personen- en de vennootschapsbelasting, maar ook voor de btw. Ook de btw-controleur kan met andere woorden vragen om de boekhouding digitaal te bezorgen. Onthoud ten slotte dat je nog steeds het recht hebt om de voorgelegde documenten toe te lichten. Als er onduidelijkheden zijn of als je het een en ander wil verduidelijken, is het met andere woorden nog steeds mogelijk om met de fiscus aan tafel te zitten.

Hoe de boekhouding digitaal aan de fiscus bezorgen?

In de praktijk heeft de fiscus werk gemaakt van een beveiligd platform om de boekhouding digitaal door te sturen. Het volstaat dus niet om gewoon even een bijlage aan een mail toe te voegen of om een WeTransfer-linkje te gebruiken. Je hoeft ook geen USB-sticks per postduif zijn richting uit te sturen. De fiscus zal je gewoon een link doormailen die je kan gebruiken om de boekhouding digitaal aan hem te bezorgen.

Enkel jijzelf of je boekhouder kan via deze link de boekhouding digitaal bezorgen, je moeder, vader of schoonzus mag dat in principe niet voor jou doen. Tenzij een van hen natuurlijk je boekhouder is, dat spreekt voor zich. Houd er rekening mee dat het aantal MB’s dat je via zo’n linkje kan doorsturen, beperkt is. Als je veel documenten moet overmaken, kan dat problemen opleveren. Vraag de fiscus dan om meerdere linkjes, zodat je alles kan opdelen en in deeltjes je boekhouding digitaal kan doorsturen. Leve de technologie!

Bij zo’n digitale back-up gaat het niet om een pdf-formaat of een afdruk op papier, maar om een kommagescheiden bestand in het zogeheten csv-formaat. Zo’n back-up bevat namelijk heel veel relevante informatie. De fiscus maakt daarbij gebruik van dataminingtechnieken om razendsnel de boekhouding digitaal te analyseren. Voor de fiscus biedt dit veel meer informatie en zo komt hij sneller allerlei onregelmatigheden op het spoor.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here