Voor een ondernemer is een goed boekhoudprogramma essentieel om je financiën op orde te houden. Maar welk boekhoudprogramma is nu het beste boekhoudprogramma voor jouw onderneming? En welke boekhoudprogramma’s zijn er? In deze gids bespreken we alles wat je moet weten om het beste boekhoudpakket te kiezen.
Wat is een boekhoudprogramma?
Een boekhoudprogramma is software die je helpt bij het bijhouden van je financiële administratie. Het programma zorgt ervoor dat je inzicht hebt in je inkomsten en uitgaven, en helpt je bij het opstellen van facturen en btw-aangiftes. Als je in België als ondernemer aan de slag bent, kan je eigenlijk niet zonder een boekhouder of een goed boekhoudprogramma om (zelf) je boekhouding bij te houden.
Soorten boekhoudprogramma’s
Er zijn verschillende soorten boekhoudprogramma’s. We kunnen bijvoorbeeld een onderscheid maken tussen online en offline boekhoudprogramma’s. Daarnaast zijn er ook boekhoudprogramma’s die op maat van jouw onderneming worden gemaakt. Welk boekhoudpakket kiezen? Dat is niet zo eenvoudig om te zeggen. Elk type boekhoudprogramma heeft namelijk eigen voordelen en nadelen. Hierdoor is het moeilijk om te zeggen wat de beste boekhoudsoftware is. Voor de ene zal dit het beste online boekhoudprogramma zijn, terwijl anderen niet vinden dat het beste boekhoudprogramma online moet zijn. Hieronder vind je een overzicht van de verschillende soorten boekhoudprogramma’s en hun voor- en nadelen.
Beste gratis boekhoudprogramma
Er zijn zowel gratis als betalende boekhoudprogramma’s beschikbaar. Een gratis boekhoudprogramma kan interessant zijn als je net begint met ondernemen en nog niet veel financiële transacties hebt. Let er wel op dat gratis programma’s vaak minder functies hebben dan betalende programma’s. Dit geldt zelfs voor het beste gratis boekhoudprogramma. Als je meer functionaliteiten nodig hebt, kan een betalend programma de beste optie zijn.
Gratis boekhouden in Excel kan een goede oplossing zijn voor kleine ondernemingen die net beginnen met boekhouden en die geen budget hebben voor een betalend boekhoudprogramma. Excel biedt veelzijdigheid en aanpasbaarheid, waardoor je de boekhouding kunt inrichten zoals jij dat wilt. Er zijn echter ook nadelen verbonden aan het gebruik van Excel. Het is tijdrovend en foutgevoelig, vooral als je niet precies weet wat je doet. Bovendien is het overzichtelijk houden van de financiële administratie in Excel moeilijker dan in een speciaal ontworpen boekhoudprogramma. Als je als ondernemer echter de tijd en vaardigheden hebt om Excel te gebruiken voor de boekhouding, kan het een goedkope en veelzijdige oplossing zijn. Over het algemeen zal Excel echter niet het beste gratis boekhoudprogramma zijn.
Voordelen en nadelen van elk soort boekhoudprogramma
Welk boekhoudprogramma kiezen? Dat is sterk afhankelijk van wat jij belangrijk vindt of minder belangrijk vindt. De onderstaande tabel geeft het een en ander overzichtelijk weer.
| Soort boekhoudprogramma | Voordelen | Nadelen |
| Online boekhoudprogramma | Altijd en overal toegang, automatische updates, makkelijk samenwerken | Afhankelijk van internetverbinding, minder controle over eigen data |
| Offline boekhoudprogramma | Controle over eigen data, snelle verwerking | Alleen toegankelijk op één computer, niet automatisch up-to-date |
| Boekhoudprogramma op maat | Specifiek afgestemd op de wensen en behoeften van de onderneming | Hoge kosten, minder flexibel dan standaardprogramma’s |
| Gratis boekhoudprogramma | Geen kosten, vaak eenvoudig in gebruik | Minder functies dan betalende programma’s, minder support |
| Boekhouden in Excel | Gratis, veelzijdig en aanpasbaar | Tijdrovend, foutgevoelig, minder overzichtelijk |
Het is belangrijk om goed te kijken naar welk soort boekhoudprogramma het beste past bij de wensen en behoeften van de onderneming. Een online boekhoudprogramma is bijvoorbeeld handig voor ondernemers die veel onderweg zijn en die altijd toegang willen hebben tot hun gegevens. Een offline boekhoudprogramma is daarentegen geschikter voor ondernemers die meer controle willen hebben over hun eigen data. En hoewel boekhouden in Excel gratis is, kan het minder overzichtelijk en tijdrovend zijn dan een boekhoudprogramma met meer functies.
Wat is een goed boekhoudprogramma?
Er is niet één goed boekhoudprogramma dat voor alle ondernemers geschikt is. Wat het beste boekhoudprogramma is, hangt af van de specifieke behoeften en wensen van de ondernemer. Zo kan een kleinere onderneming met een beperkt aantal facturen en transacties genoeg hebben aan een gratis of goedkope versie van een boekhoudprogramma. Een grotere onderneming met meer transacties en een complexere financiële administratie heeft waarschijnlijk behoefte aan een uitgebreidere en meer gespecialiseerde versie.
Het is dus belangrijk om te kijken naar de functionaliteiten, prijs-kwaliteitverhouding, koppelingen met andere software en banken en de beoordelingen van andere gebruikers. Door een weloverwogen keuze te maken, kan je als ondernemer het beste boekhoudprogramma kiezen dat past bij de specifieke behoeften en wensen van jouw onderneming.
Goed boekhoudprogramma en veiligheid
Bij het zoeken naar een goed boekhoudprogramma is het belangrijk om te letten op de veiligheid van het programma. Welke maatregelen treft men om je gegevens te beschermen? Het programma moet voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR). Dit betekent onder andere dat het programma veilig moet zijn en dat de persoonsgegevens goed beschermd moeten worden.
Functies van een goed boekhoudprogramma
Een goed boekhoudprogramma biedt verschillende functies die het bijhouden van je financiële administratie gemakkelijker maken. Hieronder vind je een aantal belangrijke functies die een boekhoudprogramma zou moeten hebben:
- Facturatie
- Bankkoppelingen
- Btw-aangifte
- Inkoop- en verkoopbeheer
- Kas- en bankboek
- Rapportages en analyses
Aanvullend zijn er allerlei extra functies die belangrijk kunnen zijn voor jouw onderneming. We raden aan om vooraf een lijst te maken met welke functies een goed boekhoudprogramma volgens jou moet hebben. Denk bijvoorbeeld aan de volgende functies:
- Importeren van bankafschriften
- Elektronische aangiftes
- Offertes maken
- Mobiele app
- Werken met vreemde valuta
- Scan&Herken
- Mail&Herken
- Digitale UBL-facturen
Koppelingen van een goed boekhoudprogramma
Een goed boekhoudprogramma biedt verschillende koppelingen met andere software en banken. Hierdoor worden gegevens automatisch verwerkt en bespaar je veel tijd. Enkele belangrijke koppelingen zijn:
- Bankkoppelingen (wordt jouw bank ondersteund?)
- Koppeling met facturatiesoftware
- Koppeling met CRM-systemen
- Koppelingen met webshops (bol.com, Mijnwebwinkel, Shopify …)
Ook hier geldt dat je vooraf zelf zal moeten bepalen welke koppelingen voor jou onmisbaar zijn. Op basis van deze checklist ga je vervolgens op zoek naar een goed boekhoudprogramma.
Prijs van een goed boekhoudprogramma
De prijs van een boekhoudprogramma kan sterk variëren, afhankelijk van het type programma en de functionaliteiten die het biedt. Het is belangrijk om goed te kijken naar de prijs-kwaliteitverhouding en de functionaliteiten die voor jou van belang zijn. Houd daarbij ook rekening met andere factoren, zoals opzegtermijnen, duur van een contract, extra kosten (bijvoorbeeld voor Scan&Herken) en dergelijke meer.
Recensies checken
Om een goed beeld te krijgen van de verschillende boekhoudprogramma’s, is het aan te raden om recensies te lezen. Hierdoor krijg je een idee van de ervaringen van andere gebruikers en kun je een weloverwogen keuze maken. Raadpleeg bij voorkeur recensies die via externe sites worden gedeeld, zo ben je zeker dat de recensies niet worden gemanipuleerd en dat ze een waarheidsgetrouw beeld geven. Weet wel dat mensen vaak eerder geneigd zijn om negatieve ervaringen te delen dan om hetzelfde te doen bij positieve ervaringen.
Welke boekhoudprogramma’s zijn er?
Er zijn veel verschillende boekhoudprogramma’s op de markt die kunnen worden gebruikt voor het bijhouden van de financiële administratie van een onderneming. Het is moeilijk om te zeggen wat het beste boekhoudprogramma is. Elk boekhoudprogramma heeft zijn eigen voordelen en nadelen, en het is daarom belangrijk om goed te kijken naar welk programma het beste past bij de specifieke behoeften van de onderneming.
Enkele voorbeelden van boekhoudprogramma’s zijn Silvasoft, Adfinity, Yoursminc, WinBooks, Allegro, BoCount Dynamics, Integral, Admisol, Cashaca, Exact, Octopus en Sage. Elk van deze programma’s heeft zijn eigen specifieke functies, voordelen, prijzen en minpunten. In ieder geval gaat het om voorbeelden van uitstekende programma’s die zeker te overwegen zijn als je op zoek bent naar een goed boekhoudprogramma.
Om een goed beeld te krijgen van de verschillende boekhoudprogramma’s die beschikbaar zijn, kunnen websites zoals Bestgekozen.be een handig hulpmiddel zijn. Hier vind je een overzicht van de verschillende boekhoudprogramma’s, en kun je eenvoudig de verschillende functies vergelijken. Je vindt er ook referenties terug. Daarnaast zijn er vergelijkingswebsites die je helpen bij het vinden van het beste boekhoudprogramma, zoals Cloudhints.be. Zo kun je als ondernemer het beste boekhoudprogramma kiezen dat past bij jouw specifieke behoeften en wensen. Houd er wel rekening mee dat dergelijke websites niet altijd een even compleet beeld geven. Er zijn soms nog andere boekhoudprogramma’s die ook te overwegen zijn en die niet in de vergelijking worden opgenomen.
Overstappen naar een ander boekhoudprogramma
Als je al een boekhoudprogramma gebruikt en wilt overstappen naar een ander pakket, bijvoorbeeld omdat je momenteel niet het beste boekhoudprogramma gebruikt, zijn er een aantal dingen waarop je moet letten. Je zal de overstap moeten voorbereiden en goed moeten nagaan hoe je de gegevens dient over te zetten. Over het algemeen is het eenvoudiger om bij het begin van een nieuw boekjaar de overstap te maken. Veel boekhoudprogramma’s bieden een overstapservice aan, waardoor je zonder veel moeite kunt overstappen. Dit is iets waar je zeker op kan letten als je op zoek bent naar het beste boekhoudprogramma.
Boekhoudprogramma en boekhouder combineren
Een goed boekhoudprogramma kan goed worden gecombineerd met een boekhouder. De boekhouder kan je adviseren over het gebruik van het programma en kan je helpen bij het opstellen van de jaarrekening en de belastingaangifte. Bij een goed boekhoudprogramma kan je de boekhouder toegang geven tot het boekhoudprogramma om bijvoorbeeld eindcontroles te doen en om de aangiftes te doen. Dit levert je meer zekerheid op en je zal ook goedkoper op de diensten van de boekhouder kunnen rekenen.
Heb je nog geen boekhouder? Dan helpen wij je graag verder. Via deze website kan je namelijk gratis en vrijblijvend goede boekhouders in je buurt vinden. De boekhouder kan je vervolgens helpen bij het vinden van een goed boekhoudprogramma. Geef duidelijk aan dat je een deel van de boekhouding zelf wilt doen en niet alles wilt uitbesteden.
