België profileert zich al jaren als een echt exportland. Het is dan ook niet onlogisch dat een groot deel van jouw klanten zich in het buitenland bevinden. Toch is een niet betalende buitenlandse klant extra vervelend. De afstand is groter en hierdoor heb je veel minder vat op het betaalgedrag van de buitenlandse klant. Ook jouw nationaal incassobureau zal jou niet automatisch kunnen helpen. Anderzijds hoeft dat niet te betekenen dat je bij de pakken moet blijven zitten, integendeel. Onderstaande vijf tips helpen jou om alsnog jouw centen te zien.
# 1. Geef de klant een belletje
Natuurlijk kan het altijd gebeuren dat de klant de factuur niet ontving of dat een misverstand aan de basis ligt. Misschien ontving een verkeerde leverancier de betaling? In zo’n geval kan een onmiddellijke ingebrekestelling als ingrijpend ervaren worden. Bovendien is ook voor jou zo’n aangetekende zending niet gratis.
Geef de klant daarom een belletje om hem aan de factuur te herinneren. Zet de gemaakte afspraken natuurlijk ook nog even op mail. Op die manier heb je ook al een eerste schriftelijk bewijs beschikbaar.
# 2. Verstuur een ingebrekestelling
Ontvang je alsnog geen betaling? Vooraleer verdere acties mogelijk zijn, zal je de wanbetaler in gebreke moeten stellen. Zo’n ingebrekestelling kan je zelf versturen of laten opstellen door een incassobureau of advocaat. Verwijs in de ingebrekestelling steeds naar de onbetaalde factuur en voeg die factuur eventueel andermaal in bijlage toe. Uiteraard geef je ook aan dat deze ingebrekestelling geen afbreuk doet aan jouw rechten als schuldeiser. Op die manier heeft een advocaat later nog alle bewegingsvrijheid.
Overigens is dit ook een ideaal moment om er even jouw algemene voorwaarden op na te slaan. Waarschijnlijk zal de jurist in die voorwaarden opgenomen hebben dat het Belgisch recht van toepassing is op jullie overeenkomst en zal ook de bevoegde rechtbank reeds duidelijk aangegeven zijn. Dat is geen belangrijke informatie indien je uiteindelijk contact opneemt met een expert. Of die bepalingen ook afdwingbaar zijn? Dat is dan weer juristenwerk.
# 3. Kies voor een lokaal incassobureau
Zelfs na de ingebrekestelling is een minnelijke invordering veel interessanter. Hier zal een incassobureau zich opdringen. Toch worden de afstanden best gecompenseerd. Idealiter neem je dan ook contact op met een lokaal incassobureau. In Nederland kan je bijvoorbeeld kiezen voor Huyerincasso.nl. In andere landen kan de taalbarrière dan weer een probleem vormen en is een eventueel internationaal incassobureau interessanter. Met een IJslands incassobureau ben je immers niks als jullie elkaar niet verstaan. Weet wel dat dergelijke internationale incassobureaus vaak een stuk duurder opereren en zelden werken via het ‘no cure no pay-principe’.
Verkrijg je tot slot een betalingsregeling? Vaak is die betalingsregeling interessanter dan de duurdere juridische procedure. Reageer daarom nog niet meteen afwijzend. Weeg natuurlijk even de voor- en nadelen af: bij een structureel insolvente klant kan het soms interessanter zijn om toch zo snel mogelijk actie te ondernemen.
# 4. Overweeg een juridische procedure
Dat laatste brengt ons uiteraard bij de juridische procedure. Hier is veel afhankelijk van het gekozen recht en de bevoegdheid van de diverse rechtbanken. Die situatie zal bepalen waar je de vordering zal instellen en of je de huisadvocaat zal inschakelen of toch moet kiezen voor een buitenlandse advocaat.
Vaak zijn de eerder aangehaalde algemene voorwaarden cruciaal voor de bepaling van de rechterlijke bevoegdheid en het toepasselijk recht. Toch is dat lang niet altijd het geval. Vooral Europese verordeningen kunnen in het kader van consumentenzaken roet in het eten gooien. In zo’n gevallen kan een buitenlands incassobureau jou vaak bijstaan voor het instellen van de gerechtelijke procedure.
Weet overigens dat er voor Europese grensoverschrijdende vorderingen beroep kan gedaan worden op het Europees betalingsbevel. In dat geval hoef je niet automatisch een bekrachtiging te verkrijgen van de lokale rechtbank. Het moet wel gaan om onbetwiste en opeisbare vorderingen en het is niet toepasselijk in alle Europese landen.
# 5. Evalueer toekomstgericht
Ongeacht de uitkomst van de minnelijke of juridische fase, kunnen we het eens zijn dat er wel degelijk iets misliep. Een grondige evaluatie dringt zich op.
Op internationale wanbetalers heb je minder vat: des te groter de afstand met de klant, des te groter het risico. Het is dan ook een ideaal moment om de klantacceptatie te analyseren. Doe je wel voldoende onderzoek naar het betalingsgedrag van de klant? Laat je je voldoende informeren en vraag je eventuele waarborgen? Onder andere een voorafgaande analyse van het betaalgedrag en de betrouwbaarheid van de klant worden in de toekomst beter opgenomen tijdens het proces van klantacceptatie.
Extra tip: Ontvang je alle moeite ten spijt toch geen betaling van de klant? In een eerder artikel gaven we al aan welke fiscale verplichtingen je hebt, wat je dient te doen om de btw terug te vragen en hoe je inkomstenbelasting bij wanbetalers kan voorkomen.
