Een pop-up restaurant beginnen is een ideale manier om een uniek horecaconcept in de praktijk uit te testen. Zo hoef je nog niet meteen een loodzwaar huurcontract aan te gaan en kan je verder sleutelen aan jouw aanbod, zonder al te veel risico’s te lopen. De wetgever maakte flexibele huurovereenkomsten eerder al mogelijk. Maar uiteraard moet je verder wel nog steeds voldoen aan de andere vereisten waar ook klassieke restaurants aan moeten voldoen. Zo is ook de witte kassa verplicht. Hoewel daar in de praktijk een mouw aan te passen valt…
Wat is de witte kassa?
De witte kassa wordt ook wel eens een geregistreerd kassasysteem genoemd. De witte kassa bestaat uit drie onderdelen:
- Een gecertificeerde kassa die op de vrije markt verkrijgbaar is;
- Een fiscale datamodule die op de vrije markt verkrijgbaar is;
- Een VAT signing card die je kosteloos kan aanvragen bij de FOD Financiën.
De witte kassa maakt het mogelijk om de verrichte handelingen juist te rapporteren en werd ingevoerd naar aanleiding van de btw-verlaging van 21% naar 12%. Hierbij moet de witte kassa de horeca verplichten om een correcte omzet en btw aan te geven. Bovendien voldoet het btw-kasticket aan alle noodzakelijke vermeldingen. Voor zakelijke klanten heeft het kasticket van de witte kassa het voordeel dat een en ander eenvoudig in de belastingen in te brengen is.
Witte kassa voor wie?
Elke belastingplichtige die restaurant- of cateringdiensten uitvoert, moet een controledocument uitreiken. Hierbij is de witte kassa niet automatisch verplicht. Rekeningen met ontvangstbewijzen volstaan immers ook. Indien er echter geen rekening met ontvangstbewijs wordt verschaft, is een kasticket van een witte kassa verplicht.
Echter is de witte kassa enkel verplicht indien de jaaromzet van de restaurant- of cateringdiensten de grens van €25.000,- (excl. btw en de verschaffing van dranken) overschrijdt. Ook de levering van meeneemmaaltijden, de algemene voedingsverkoop en andere activiteiten (bv. verkoop toegangstickets bij een optreden of de verhuur van tafels of stoelen) moeten niet in rekening worden gebracht bij het bepalen van de drempel van €25.000,-. Eveneens worden in het buitenland verrichte handelingen niet in rekening gebracht (bv. een cateraar die cateringdiensten uitvoert in Frankrijk). Indien een witte kassa verplicht is, moeten deze activiteiten uiteraard niet met de witte kassa worden geregistreerd (hoewel het wel mag).
Witte kassa: voor wie niet verplicht?
De wetgever heeft een aantal vrijstellingen voorzien waarbij de witte kassa niet verplicht is. Het gaat onder andere om restaurants- en cateringdiensten die beroep doen op een onderaannemer die het kasticket moet uitreiken, hoteluitbaters die dranken en spijzen serveren en dit aanrekenen in de globale hotelrekening en uitbaters van bedrijfsrestaurants die enkel toegankelijk zijn voor personeelsleden en dit tijdens de werkuren. Ook universiteitsrestaurants, sportclubs en didactische restaurants zijn vrijgesteld: voor hen is de witte kassa niet verplicht. Maar onthoud toch maar vooral dat de pop-up restaurant niet in dit lijstje terug te vinden is: een pop-up restaurant moet net zoals de horeca een witte kassa hebben.
Pop-up restaurant beginnen: witte kassa verplicht?
Als pop-up restaurant gelden dezelfde regels als voor andere horecagelegenheden. Ook hier is een witte kassa verplicht, tenzij de grens van €25.000,- niet wordt overschreden. Wel is het zo dat de grens van €25.000,- per inrichting wordt bepaald. Wanneer je jouw pop-up restaurant naar een nieuwe locatie verhuist, begin je met andere woorden opnieuw te tellen.
Bovendien moet je de registratie bij de FOD Financiën pas doen bij het verstrijken van de tweede maand na aanvang van de activiteiten (i.e. het treffen van voorbereidende handelingen, zoals het sluiten van het huurcontract en niet de datum van opening van jouw pop-up restaurant). Ten laatste vanaf de derde maand na de aanvang van de activiteiten moet je dan verplicht over een witte kassa beschikken. Niet voor niets zijn er velen die voor 2 maand een pop-up restaurant beginnen of elke 2 maand verhuizen: in de praktijk hoeven zij dus nooit met de witte kassa te werken.
Uiteraard mag je nog steeds een witte kassa gebruiken, ook als dat niet verplicht is.
Witte kassa verplicht maar kapot?
Natuurlijk wordt het wel heel lastig wanneer het gebruik van de witte kassa verplicht is maar deze net defect is. De wetgever heeft daarom een noodprocedure voorzien. Zo moet je meteen contact opnemen met de FOD Financiën en tijdelijk werken met rekeningen en ontvangstbewijzen, die je moet bijhouden op de locatie van de witte kassa. Het gaat om een noodprocedure die tijdelijk het gebruik van de witte kassa moet vervangen. Uiteraard moet ook het nodige worden gedaan om de witte kassa zo snel mogelijk weer in gebruik te stellen.
Pop-up restaurant beginnen en geen witte kassa: kassa horeca noodzakelijk?
Indien een witte kassa niet verplicht is, moet je wel nog steeds btw-bonnetjes uitreiken. Ook moet je een dagontvangstenboek bijhouden. Je moet met andere woorden nog steeds over een kassasysteem voor de horeca beschikken. Maar de verschillende modules zijn niet noodzakelijk en bovendien kan je met zo’n klassieke horeca kassa makkelijker sjoemelen, hoewel je mij dat nooit zal horen aanraden.
Stoppen met de witte kassa
De witte kassa is enkel niet langer verplicht indien de belastingplichtige zijn restaurant- en cateringactiviteiten stopzet. Het niet langer overschrijden van de drempel van €25.000,- is met andere woorden niet relevant: eenmaal de witte kassa verplicht is en er nog steeds restaurant- en cateringactiviteiten worden uitgeoefend, blijft de witte kassa verplicht. Enkel indien er geen relevante activiteiten (die niet vrijgesteld zijn ter bepaling van de drempel) worden uitgeoefend, vervalt de verplichting. Dat is uiteraard ook het geval indien een pop-up restaurant de deuren sluit.
Echter ontslaat het sluiten van het pop-up restaurant jou nog niet automatisch van de administratieve en fiscale verplichtingen die bij de witte kassa horen:
- De Fiscale Data Module en de erin opgeslagen gegevens moeten 7 jaar bewaard worden vanaf 1 januari van het jaar volgend op de sluiting van het boekjaar;
- Ook de VAT Signing Card en de in de kassa opgeslagen gegevens (elektronisch journaal, rapporten, gedetailleerde bestellingen e.d.) moeten 7 jaar bewaard worden.