We hoeven vast niet te zeggen dat je bij een discussie met de leverancier diens factuur dient te protesteren. Toch loopt het hier nog heel vaak mis. Een foutief geformuleerd protest, het te lang talmen of het niet reageren op een aanmaningsbrief: het kan verregaande gevolgen hebben bij de verdere afhandeling van het discussiepunt.
Waarom een factuur protesteren?
Als zelfstandige geniet je niet dezelfde bescherming als een consument. Dit impliceert dat aangenomen wordt dat je akkoord gaat met de factuur, tenzij je die protesteert. Dat geldt ook voor de algemene voorwaarden die zich op de achterzijde van de factuur bevinden. Hierbij is niet alleen het protest belangrijk maar ook het moment ervan. Een exacte termijn is er hier overigens niet: de rechter zal een en ander steeds beoordelen in het licht van de concrete omstandigheden.
Een andere belangrijke reden om een factuur te protesteren heeft te maken met de aftrekbaarheid van de btw. De verplichte btw-vermeldingen moeten immers zowel op de verzonden als de ontvangen facturen aanwezig zijn. Is dat niet het geval, loop je het risico dat de betaalde btw niet recupereerbaar is via de btw-aangifte. Vraag bij de kleinste onregelmatigheid dan ook aan de leverancier om de factuur te corrigeren. Doet hij dat niet? Dan kan je alsnog de factuur protesteren.
Hoe een zakelijke factuur protesteren?
Een eerste belangrijk aandachtspunt haalden we reeds eerder aan: een factuur protesteer je steeds zo snel mogelijk. Des te langer je wacht, des te minder krachtig het protest zal zijn. Bij het te lang talmen kan de rechter aannemen dat je de factuur aanvaardde, ongeacht het gedane protest. Reageren binnen de week na ontvangst van de factuur geniet nadrukkelijke aanbeveling.
Verder spelen ook heel wat bewijsrechtelijke regels een rol. Daarom protesteer je de factuur steeds schriftelijk. Een telefoontje naar de leverancier kan zeker, maar bevestig nadien ook minimaal de gedane afspraken per mail. Helpt het telefoontje en de bevestiging per mail niet? Dan verstuur je een schriftelijke protestbrief. Dat doe je steeds via een aangetekende zending opdat je nadien kan bewijzen dat de leverancier de brief wel degelijk ontvangen heeft. Uiteraard houd je de bewijsstukken goed bij.
Wat neem je op in de protestbrief?
In de protestbrief maak je steeds gewag van welke factuur je protesteert. Idealiter voeg je een kopij toe van die factuur. Dan kan er geen verdere discussie ontstaan.
Het is belangrijk dat je steeds aangeeft wat je protesteert en waarom je dat doet. De vermelding van minimaal één reden is cruciaal om een geldig protest te maken. Formuleer wel steeds dat het niet gaat om een limitatieve opsomming van redenen. De vermelding “onder andere om volgende reden(en):” is hier heel belangrijk.
Maak overigens steeds voorbehoud in de protestbrief. Op die manier kan je weinig mis doen en kan een advocaat nog steeds alle kanten uit mocht dat uiteindelijk noodzakelijk zijn. Neem dan ook steeds volgende slagzin op in de protestbrief: ‘Onder voorbehoud van alle rechten en zonder enige nadelige erkentenis”.
Na protest toch een aanmaning ontvangen?
Ontvang je na het gedane protest toch een aanmaning tot betaling van de leverancier? Reageer dan óók op die aanmaningsbrief. In het andere geval kan geconcludeerd worden dat je het eerdere protest niet meer handhaaft. Het volstaat om opnieuw een aangetekende brief te verzenden waarbij je verwijst naar de eerdere protestbrief (voeg toe in bijlage) en dat je dat eerder protest handhaaft.
Vermeld in dat geval ook meteen de volgende zin: “Datzelfde protest geldt ook als protest voor eventuele volgende aanmaningen met betrekking tot de aangehaalde factuur”. Op die manier hoef je niet langer bij iedere aanmaning te reageren. Die aangetekende zendingen zijn immers ook niet gratis…
