Bij een fiscale controle is het niet ongewoon dat de fiscus vraagt om het een en ander te verduidelijken. Ook kan de fiscus al eens vragen om je boekhouding mee te nemen of om hem even je boekhoudbestanden te bezorgen. Ben je eigenlijk verplicht om daarop in te gaan en zijn er zaken waarop je moet letten?
Controleur vraagt inlichtingen en opsturen van papieren en bestanden
Het kan dat de fiscale controleur je schriftelijk vraagt om inlichtingen te bezorgen en ze te staven met documenten of bestanden. Soms kan de controleur zelfs meteen een kopie van je hele boekhouding vragen. Bij zo’n fiscale controle ben je niet verplicht om de documenten te bezorgen. Die plicht geldt immers enkel zonder verplaatsing: de controleur kan ze bij jou komen inkijken of ze bij jou komen halen, maar ook niet meer dan dat. Dat is zowel het geval bij de fiscale controle van een eenmanszaak als bij de fiscale controle van een vennootschap. Anderzijds staat het de fiscus natuurlijk vrij om het te vragen en wanneer hij dat doet zonder te dreigen met boetes, is er geen probleem. Bezorg je de gevraagde documenten vrijwillig, dan kan je je je achteraf niet op een procedurefout beroepen en mag de fiscus ze ook gebruiken.
Wel antwoorden op vraag om inlichtingen!
Het is niet omdat je geen bestanden en documenten moet bezorgen, dat je niet moet antwoorden op de vraag om inlichtingen. Als je daar niet op antwoordt, kan de fiscus met een zogenaamde aanslag van ambtswege aankloppen waardoor de bewijslast wordt omgekeerd. Je moet schriftelijk antwoorden (bv. per brief of mail) en dit binnen de maand vanaf de derde werkdag, volgend op de verzending van de vraag.
Met laconieke, foute of nietszeggende antwoorden kan de fiscus overigens niet lachen. Het zou niet de eerste keer zijn dat de fiscus daarop reageert met een ambtshalve aanslag. Soms volgt de rechter die redenering, zoals bij een zelfstandige die repliceerde dat “de documenten bij mij kunnen worden ingekeken”. Maar een andere keer, toen een zelfstandige een fout antwoord gaf, vond de rechter dat toch gewoon een antwoord en was een ambtshalve aanslag niet mogelijk. Hoe dan ook geef je best een ‘goed’ antwoord zonder al te veel prijs te geven. Of laat je jouw boekhouder dat doen.
Controleur wil bestanden en papieren meenemen tijdens fiscale controle
Wanneer de controleur ter plaatse een fiscale controle uitvoert, is de situatie anders. In dat geval beschikt de fiscus over een retentierecht of recht van retentie. En dus ben je wel verplicht om papieren documenten of digitale bestanden over te hevelen. Bij digitale bestanden moet je een kopie maken en het bijvoorbeeld even op de usb-stick van de controleur zetten. Bij papieren documenten mag de fiscus ze gewoon meenemen, tenzij het gaat om de boekhouding van het huidig boekjaar. De controleur mag de stukken voor de normale duur van het onderzoek bijhouden, maar wanneer je een bericht krijgt dat op deze stukken is gebaseerd (bv. btw-regularisatieopgave), moet je ze ook opnieuw terugkrijgen.
Fiscale controle en proces-verbaal van retentie
De controleur moet zijn recht van retentie zorgvuldig toepassen en kan niet om de haverklap boekhoudingen meenemen. Daarnaast moet de controleur binnen vijf werkdagen na het meenemen van de papieren boekhouding een proces-verbaal van retentie opstellen en bezorgen. Hierin vind je een overzicht van alle documenten die de controleur heeft meegenomen, de redenen waarom de controleur ze heeft meegenomen en de standplaats van deze documenten.
In principe is een controleur niet verplicht om een ontvangstbewijs (voorafgaand aan het proces-verbaal van retentie) te bezorgen, evenmin moet de controleur een proces-verbaal opstellen bij het meenemen van een kopie van de computerbestanden. Op aanvraag zullen sommige controleurs dat echter wel doen.
Tip: verzekering fiscale controle
Wanneer je een fiscale controle krijgt en de controleur je boeken meeneemt, weet je dat hij die grondig zal uitpluizen. En dan kan je de bijstand van raadgevers goed gebruiken, want zonder kennis van zaken riskeer je al snel torenhoge boetes. Bij sommige verzekeraars kan je dan ook een fiscale rechtsbijstandsverzekering afsluiten. Deze verzekering voor fiscale controles dekt de erelonen van advocaten en fiscale raadgevers bij een fiscale controle. Eventuele boetes zal het uiteraard niet vergoeden, maar je krijgt wel alle slagkracht om je te wapenen tegen een contoleur die graag de touwtjes in handen heeft.
