Als werkgever ben je verplicht om een arbeidsreglement op te stellen. Niet alleen is een arbeidsreglement verplicht, bovendien heeft de wetgever ook een aantal inhoudelijke verplichtingen opgelegd. Ook de procedure ter vaststelling en wijziging van het arbeidsreglement is wettelijk geregeld. Als werkgever ben je maar beter in orde met die bepalingen: er zijn een aantal hoge boetes mee gemoeid! Hieronder lees je alvast waar je op moet letten bij het opmaken en invoeren van een arbeidsreglement en welke procedures je dient na te volgen.
Procedure & arbeidsreglement: dit moet je weten
De wetgever heeft de procedure voor het opmaken, het invoeren en de aanpassing van het arbeidsreglement wettelijk vastgelegd. Het maakt hierbij een onderscheid tussen ondernemingen met en zonder een ondernemingsraad.
Onderneming met een ondernemingsraad
In dit geval is het de ondernemingsraad die het arbeidsreglement moet opmaken. Elk lid van de ondernemingsraad kan hierbij voorstellen formuleren en de werkgever dient deze voorstellen aan de andere leden en aan de werknemers over te maken. Hiervoor moet de werkgever de voorstellen aanplakken op een zichtbare en toegankelijke plaats in de onderneming. Het is echter wel de voorzitter die de voorstellen op de agenda plaatst, waarna de ondernemingsraad wordt samengeroepen tussen de vijftiende en de dertigste dag na de aanplakking.
Vervolgens zal men in de ondernemingsraad tot een akkoord trachten te komen. Voor eenvoudige en weinig belangrijke (voor discussie vatbare) wijzigingen zal dat zelden in problemen resulteren. In zo’n geval zal het arbeidsreglement vijftien dagen later in werking treden. Bij pakweg de wijziging van het uurrooster in het arbeidsreglement, zal het al een stuk moeilijker zijn om tot overeenstemming te komen. In zo’n geval start er een verzoeningsprocedure en deelt de voorzitter aan de inspecteur der sociale wetten mee dat men niet tot een akkoord kwam. Vervolgens zal men binnen de dertig dagen tot een verzoening trachten te komen, via tussenkomst van de arbeidsinspectie. Eventueel kan nog een laatste verzoeningspoging volgen en zal het geschil beslecht worden door het paritair comité. Komt men ook daar niet tot een beslissing? Dan zal het huidige arbeidsreglement ongewijzigd blijven.
Onderneming zonder een ondernemingsraad
In dit geval speelt de werkgever een belangrijke rol. Hier moet de werkgever immers een ontwerp opstellen dat hij eveneens dient aan te plakken, waarna de werknemers vijftien dagen de tijd krijgen om opmerkingen te formuleren (of aan de inspecteur mee te delen). Volgen er geen opmerkingen in het opmerkingenregister bij het arbeidsreglement? Dan treedt het arbeidsreglement in werking. Zo er wel opmerkingen volgen, zal er ook hier een specifieke verzoeningsprocedure volgen.
Invoeren van het arbeidsreglement
Ook de invoering van het arbeidsreglement verloopt via een vaste procedure. Zo moet men in eerste instantie het bericht aanplakken waarin men aanhaalt dat de werknemers het arbeidsreglement kunnen raadplegen. Vervolgens zal men een kopie van het reglement moeten bijhouden op elke plaats waar de werknemers tewerkgesteld zijn. Louter het bijhouden van een kopie op het hoofdkantoor volstaat met andere woorden niet. Uiteraard zal men ook een afschrift van het arbeidsreglement aan elke individuele werknemer moeten overhandigen. Tot slot moet men het arbeidsreglement meedelen aan de inspectie der sociale wetten. Hiervoor beschikt men over een termijn van acht dagen na de inwerkingtreding van het nieuwe arbeidsreglement.
Verplichte vermeldingen arbeidsreglement
Wettelijk gezien ben je verplicht om een aantal vermeldingen in het arbeidsreglement op te nemen. Het aantal verplichte vermeldingen in het arbeidsreglement is niet min, zoveel is alvast duidelijk. Uiteraard zijn onderstaande verplichte vermeldingen enkel verplicht indien de aard en de organisatie van de arbeid dit zouden vereisten.
Praktische vermeldingen arbeidsreglement
In de eerste plaats moet je opnemen wanneer de gewone arbeidsdag aanvang en einde neemt. Hierbij zijn ook het tijdstip en duur van de rustpauzes belangrijk, net als de gewone rustdagen. Bij arbeid op zondag moet men eveneens de rustdagen ter vervanging opnemen. Om diezelfde reden moet men de feestdagen en hun vervangingsdagen opnemen, evenals de richtlijnen voor de toekenning van eventuele extra rustdagen bij een prestatie op een feestdag.
Gaat het om deeltijdse arbeid, flexibele arbeidsregelingen of ploegenarbeid? Dan neem je eveneens de uurroosters op. Hoe dan ook zal je steeds moeten aanhalen hoe je de gepresteerde arbeidstijd zal meten en controleren en dit met het oog op het loon. In het kader van dat loon is het eveneens verplicht om op te nemen hoe je het loon zal betalen, maar ook wanneer en op welke plaats. Denk hierbij ook aan een aantal andere praktische zaken, zoals de verdeling van eventuele fooien. Dat laatste zal vooral belangrijk zijn bij een arbeidsreglement in de horeca.
Ook op te nemen is de duur en de regels met betrekking tot de jaarlijkse vakantie. Is er sprake van een collectieve jaarlijkse vakantie? Ook dan moet je zowel de datum als de duur ervan opnemen in het arbeidsreglement.
Facultatief neemt men hier overigens de richtlijnen op voor het aanvragen van speciale afwezigheden en voor het te laat komen, de controle van die afwezigheden bij arbeidsongeschiktheid, eventuele specifieke regels die gelden voor tijdskrediet of onbetaald verlof, de bijkomende voordelen voor werknemers… Vooral richtlijnen met betrekking tot gebruik van het internet, het raadplegen van websites en het raadplegen van de persoonlijke mail, zijn eveneens aanraders.
Vermeldingen arbeidsreglement einde tewerkstelling
Wanneer er een mogelijkheid bestaat tot afwijking of indien ze niet door de wet zijn bepaald, is het verplicht om de opzeggingstermijnen in het arbeidsreglement op te nemen. Ook de feiten die als dringende reden kunnen worden aanzien, zoals diefstal, worden in het arbeidsreglement opgenomen. Facultatief wordt steeds aangeraden om bepalingen inzake hygiëne en andere afspraken omtrent de veiligheid, nadrukkelijk op te nemen in het arbeidsreglement.
Toezicht en sanctionering opnemen in arbeidsreglement
Uiteraard zal er ook toezichthoudend personeel actief zijn in de onderneming. Hun rechten en plichten dienen uitdrukkelijk in het arbeidsreglement te worden opgenomen. Ook wat betreft de gevolgtrekking van eventuele (door hen verrichte) vaststellingen, zijn er een aantal vermeldingen in het arbeidsreglement opgelegd. Het gaat met name om de weergave van de straffen, de bedragen van de geldboeten, hun bestemming en ten aanzien van welke tekortkomingen zij gelden. Weet wel dat er dan in het arbeidsreglement eveneens een beroepsprocedure moet worden opgenomen.
Veiligheidsbepalingen op te nemen in het arbeidsreglement
Als werkgever moet je de veiligheid van de werknemers garanderen. Om die reden zijn er ook hier aantal verplichte vermeldingen. Denk aan het noteren van de plaats waar de verbandkisten zich bevinden en waar men eerste hulp bij ongevallen zal verlenen.
Denk overigens ook aan de vermelding van de maatregelen die genomen worden om de werknemer te beschermen tegen ongewenst seksueel gedrag, pesterijen en geweld op het werk en aan een beleids- of intentieverklaring met daarin de uitgangspunten en de doelstellingen van het preventief alcohol- en drugsbeleid in de ondernemingen, aangevuld door de concrete maatregelen die worden genomen.
In het arbeidsreglement op te nemen namen en adressen
In het arbeidsreglement moet je een aantal namen en adressen opnemen opdat de werknemer weet wie hij moet aanspreken. Het gaat om volgende namen, adressen en gegevens:
- Namen van de leden van de ondernemingsraad;
- Namen van de leden van het comité voor preventie en bescherming op het werk;
- Namen van de leden van de vakbondsafvaardiging;
- Namen van de geneesheren tot wie de werknemer zich bij een arbeidsongeval kan richten;
- Adressen van de verschillende inspectiediensten;
- Naam van de preventieadviseur;
- Het adres van de preventieadviseur psychosociale aspecten of van de dienst voor preventie en bescherming op het werk zo de preventieadviseur psychosociale aspecten aldaar zijn activiteiten uitoefent;
- Eventueel ook de coördinaten van de vertrouwenspersoon;
- Benaming en adres van de vakantiekas;
- Andere nuttige adressen voor de werknemers.
Camerabewaking en arbeidsreglement
Is er sprake van camerabewaking? Dan moet het principe van camerabewaking vastgelegd worden in het arbeidsreglement. Ook indien de camera’s tot doel hebben om de arbeid van de werknemers te controleren, moet dit nadrukkelijk aangegeven worden in het arbeidsreglement. Voorzie hoe dan ook steeds voldoende transparantie en neem de wettelijke grondslag op waarop de werkgever zich beroept, de omschrijving van de doeleinden, of de gegevens al dan niet opgeslagen worden (en de eventuele duur van de bewaartermijn), het aantal camera’s, hun plaatsen, wanneer de camera’s al dan niet functioneren, wat de rechten van de werknemer zijn (bv. recht op inzage en recht op beperking van de verwerking)…
Andere verplichte vermeldingen arbeidsreglement
Tot slot moet men ook de plaats noteren waar de Wet betreffende de Kruispuntbank is aangeplakt, evenals een vermelding van de cao’s die gesloten werden in de onderneming en die de arbeidsvoorwaarden regelen. Hiernaast dient men de tekst van cao 25 (cao betreffende de gelijke behandeling van mannen en vrouwen) als bijlage aan het arbeidsreglement toe te voegen.
Ook volgende vermeldingen neem je maar beter op (maar zijn niet verplicht)
Hoewel een aantal bepalingen in het arbeidsreglement niet wettelijk verplicht op te nemen zijn, zijn ze vaak interessant en nuttig. Vooral wat betreft de bepalingen inzake arbeidsongeschiktheid is dat het geval. Zo kan opgenomen worden wie de werknemer dient te verwittigen en welke procedure de werknemer daarvoor dient te volgen. Denk bijvoorbeeld aan het opnemen van de afspraak om het geneeskundig getuigschrift vanaf de eerste dag ongeschiktheid te verplichten. Ook andere praktische procedures opnemen is aangeraden. Denk aan procedures met betrekking tot klein verlet en snipperdagen. Neem zeker op hoe de werknemer een afwezigheid kan aanvragen en wanneer hij dat ten laatste moet doen. Dat kan alvast heel wat discussies helpen te voorkomen.
Voorbeelden en model arbeidsreglement
Inzicht krijgen in de formulering van bepaalde verplichtingen en/of welke zaken zoal worden opgenomen in andere arbeidsreglementen? Neem dan even onderstaande modellen door en leg ze naast bovenstaande lijst met facultatieve en verplichte vermeldingen.
- Algemeen model van arbeidsreglement (FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg)
- Algemeen model arbeidsreglement (ACVB-VSGB; invuldocument)
- Model arbeidsreglement onderwijs (Vlaanderen)
- Model arbeidsreglement bouw (tegen betaling verkrijgbaar bij Confederatie Bouw)
- Model arbeidsreglement Vlaamse overheid
