Een vzw krijgt te maken met een eigen unieke werking en eigen administratieve noden. Naast het voeren van een boekhouding moet een vzw bijvoorbeeld een begroting maken. Er zijn geen wettelijke eisen, maar een begroting opstellen is wel heel belangrijk. Hoe maak je een begroting? In de praktijk zijn er twee manieren waarop een begroting opstellen mogelijk is. We leggen je de opties uit en we geven aan hoe een begroting maken mogelijk is.
Verplicht een begroting maken
De raad van bestuur van een vzw moet jaarlijks een begroting maken en deze ter goedkeuring voorleggen aan de algemene vergadering. Een begroting is een voorlopige berekening of raming van de inkomsten en de uitgaven van een vzw. Een begroting maken en ter goedkeuring voorleggen is verplicht, maar in de wetgeving zijn er geen eisen opgenomen waaraan deze begroting moet voldoen.
In ieder geval is een begroting maken geen administratieve formaliteit die je enkel voor de vorm dient op te stellen. Een vzw heeft er alle baat bij om een begroting met de grootste zorg op te stellen én om dit tijdig te evalueren en de kosten bij te sturen. In de praktijk zien we dat vzw’s vaak te veel kosten maken. Ze hebben vaak veel wensen voor hun leden en willen een impact hebben, waardoor ze zonder een goede begroting te veel uitgeven. Een begroting helpt hen om problemen te voorkomen en hun doelstellingen binnen het financiële kader alsnog te bereiken.
Opstellen van een staat van ontvangsten en uitgaven
De eerste manier van een begroting maken is het opstellen van een staat van ontvangsten en uitgaven. Over het algemeen is het het eenvoudigst om hier te vertrekken van de historische gegevens van de voorbije jaren. Op basis hiervan kunnen vaste kosten eenvoudig in kaart worden gebracht en krijg je ook inzicht in de variabele kosten. De ervaringen uit het verleden in combinatie met deze historische gegevens helpen bovendien om ook de opbrengstzijde te becijferen.
Het volstaat echter niet om de cijfers uit het verleden letterlijk over te nemen. Je zal deze cijfers nog moeten verfijnen, aanpassen en herberekenen. Zoals eerder gezegd, is het niet ongewoon dat de uitgaven in eerste instantie te hoog zullen zijn. Daarin zal je moeten snoeien, terwijl je ook zal moeten nadenken over manieren om de inkomsten te vergroten. Het is dan ook aan te raden om de begroting zo op te stellen dat er een marge is voor onverwachte gebeurtenissen.
Het voordeel van op deze manier een begroting opstellen is dat de begroting op het einde van het jaar eenvoudig te vergelijken is met de werkelijkheid.
Een begroting opstellen per activiteit
Een tweede manier van een begroting maken is het begroten per activiteit van de vzw. Het grote voordeel is dat je per activiteit een overzicht hebt van de opbrengsten en kosten, waardoor de begroting beter aansluit bij de werking van een vzw die gegarandeerd praktijkgericht denkt. Ook voor bijvoorbeeld subsidieaanvragen, waarbij een begroting vaak per activiteit moet worden opgesteld, is dit handig. Het nadeel is dat je een algemeen overzicht mist en moeilijker een jaaranalyse kan maken.
Combinatie van beide systemen
Beide vormen van een begroting maken, hebben dus hun eigen voor- en nadelen. Hoe kan je dan het beste een begroting maken? Het is aan te raden om te kiezen voor een combinatie van beide systemen. Hierbij stel je dan op basis van de cijfers van vorig jaar een staat van ontvangsten en uitgaven op. Binnen het raamwerk van deze opgestelde begroting stel je een begroting op van iedere activiteit. Hierdoor behoud je het overzicht, werk je heel praktijkgericht en kom je nooit voor verrassingen te staan.
De organisatie Formaat, die zich inzet voor open jeugdwerk en die andere verenigingen ondersteunt, heeft alvast een tool ontwikkeld die je helpt om je vaste kosten te berekenen. Op de website van Formaat vind je bovendien nuttige tips voor het opstellen van een begroting. Daarnaast zijn er ook boekhoudprogramma’s die je helpen bij een begroting opstellen. Dit is bijvoorbeeld het geval voor vzwOnline. Hiermee kan je online de begroting opstellen en dit nadien gebruiken als kompas om de werkelijke werking tegen het licht te houden.
Boekhouder helpt je bij een begroting maken
Een begroting maken is in de praktijk niet zo eenvoudig. Je dient namelijk over heel wat zaken na te denken, zoals de te ontvangen subsidies en de te verwachten financiële evoluties. Als je een begroting opstellen moeilijk vindt, kan je een beroep doen op een boekhouder. Een goede boekhouder zal de vzw-boekhouding voor jou verzorgen en staat ook in voor de vzw-administratie, terwijl hij het eerste aanspreekpunt is bij financiële en fiscale vragen. Als je nog geen boekhouder hebt, hebben wij een tool ontwikkeld om je in contact te brengen met boekhouders uit je regio. De juiste boekhouder vinden is dan ook eenvoudiger dan ooit tevoren.
