Wil je een voucher verkopen of aanvaarden en vraag je je af hoe het zit met de boekhoudkundige verwerking? Begrijpelijk, want er zijn best wel een aantal bijzondere regels van toepassing. Zeker wat vouchers en btw betreft, is dit het geval. Het heeft er alles mee te maken dat we op het moment dat we een voucher verkopen nog niet altijd weten welk btw-tarief van toepassing zal zijn. Hieronder leggen we uit hoe je bij kortingsbonnen en vouchers de btw moet berekenen.
Vouchers: btw en boekhoudkundige verwerking
Een voucher is een koepelbegrip voor verschillende door leveranciers aanvaarde bewijzen die recht geven op een tegenprestatie. De leverancier kan de ontvangen voucher later bij de uitgevende partij inruilen en een geldbetaling ontvangen. Een andere winkel kan dan weer de voucher verkopen.
Een bekend voorbeeld is een Bongo-bon. Een uitgever zal deze voucher uitgeven. In de boekenwinkel zal men de voucher verkopen. Later kan de klant de voucher in een hotel omruilen. Het hotel kan nadien de betaling vragen van de uitgever. De uitgever en de boekenwinkel kiezen zelf hoe ze hun zaakjes regelen, maar vaak gaat het om verkoopcommissies en hoeft men dus niet eerst zelf de bonnen in te kopen.
Voor bedrijven die vouchers verkopen of bedrijven die vouchers laten inruilen, gelden er een aantal specifieke regels voor wat de boekhoudkundige verwerking betreft. Hierbij is het vooral de vraag wanneer bij vouchers de btw opeisbaar wordt. In de praktijk maakt men daarvoor een onderscheid tussen twee soorten vouchers: de vouchers voor enkelvoudig gebruik en de vouchers voor meervoudig gebruik. Let wel op, want onderstaande gaat enkel over verkochte vouchers en niet om vouchers die je zelf weggeeft.
Boekhoudkundige verwerking bij vouchers voor enkelvoudig gebruik
Vouchers voor enkelvoudig gebruik zijn vouchers waarbij vooraf bekend is welk btw-tarief van toepassing zal zijn en in welke EU-lidstaat de levering zal plaatsvinden. Een voorbeeld daarvan is een voucher voor een overnachting in een Belgisch hotel. Op het moment dat we de voucher verkopen is er duidelijkheid over de btw en wordt de btw opeisbaar. Wanneer we de voucher verkopen moet er met andere woorden btw worden aangerekend. Wanneer de voucher wordt ingeruild, speelt de btw niet mee.
Boekhoudkundige verwerking bij vouchers voor meervoudig gebruik
Bij vouchers voor meervoudig gebruik is het niet duidelijk welk btw-tarief van toepassing zal zijn en/of in welke EU-lidstaat de levering zal plaatsvinden. Een voorbeeld daarvan is een voucher voor een overnachting in een hotel in de Benelux. Een ander voorbeeld is een voucher voor een driegangenmaaltijd met dranken in België. Hierbij wordt namelijk 12% btw wordt berekend op bereide maaltijden en 21% btw op de gedronken dranken.
Wanneer we de voucher verkopen, is het dus nog niet duidelijk welk btw-tarief van toepassing zal zijn en in welke verhouding dat het geval zal zijn. Wanneer we de voucher verkopen, kunnen we de btw met andere woorden nog niet berekenen. Bij de verkoop wordt er dan geen btw berekend, maar wel op het moment dat de voucher wordt ingewisseld.
Btw-berekening bij kortingsbonnen
Waar een voucher recht geeft op bepaalde goederen en diensten, geeft een kortingsbon enkel recht op een korting bij de aankoop daarvan, zoals een kortingsbon van 5 euro op de aankoop van een nieuw Senseo-apparaat. Hier zijn er twee mogelijkheden.
In de eerste plaats kan het dat de fabrikant een kortingsbon uitgeeft om zo de verkoop van zijn producten op te krikken. Daar heeft de winkel waar de producten te koop zijn, niks mee te maken. In de praktijk zal de consument de kortingsbon er wel inwisselen en zal de winkel vervolgens de kortingsbon bij de fabrikant inleveren, die op zijn beurt de kortingsbon zal terugbetalen. In dit geval moet de winkel de btw op de volledige verkoopprijs berekenen. De kortingsbon wordt dus niet van de maatstaf van heffing afgetrokken. Bij het inruilen van de kortingsbon bij de fabrikant dient er dan weer geen btw te worden berekend.
Een andere optie is dat de winkel zelf een kortingsbon uitgeeft. Een voorbeeld hiervan is een kortingsbon omdat een klant voldoende klantenpunten heeft verzameld. In dit geval gaat het louter om een toegekende minderontvangst, net alsof er over de prijs van een product zou zijn onderhandeld. Daarom maakt de toegekende korting geen deel uit van de maatstaf van heffing en hoeft er geen btw op te worden berekend.
Voucher, kortingsbon en cadeaubon administratief verwerken
Wil jij ook een voucher verkopen of aanvaarden, krijg je regelmatig te maken met kortingsbonnen of vraag je je af hoe je bij een cadeaubon de boekhoudkundige verwerking moet doen? Het is inderdaad geen eenvoudige materie. Daarom raden we aan om een beroep te doen op een boekhouder en samen met hem te bespreken hoe je je administratie dient in te richten. Als je nog geen boekhouder hebt, brengen wij je graag in contact met een geschikte boekhouder. Vul dit formulier in en ontvang spoedig drie offertes van boekhouders in je buurt.