DELEN

Wanneer we een horeca onderneming starten, zijn we onderhevig aan strikte regulering. Meer dan bij andere ondernemingen zijn er bovendien heel wat risico’s verbonden aan een horecazaak beginnen. Toch dromen veel mensen ervan om de lakens uit te delen in hun eigen café of restaurant. Van een goed ondernemingsplan tot de noodzakelijke vergunningen: ze zijn stuk voor stuk cruciaal  om de (witte) kassa te laten rinkelen. Wij leggen uit hoe je in tien stappen jouw eigen restaurant of café kan starten en waar je op moet letten.

# 1. Een eigen horecazaak beginnen start met een concept

Voor de meeste ondernemingen start alles bij het ondernemingsplan. Als we daarentegen een horeca zaak opstarten, liggen de kaarten toch gevoelig anders. Traditionele horecazaken hebben het al jaren moeilijk: een te groot aanbod en veeleisende klanten zijn daar slechts enkele oorzaken van. Met een goed en vernieuwend concept kan je dat echter counteren.

Je kan uiteraard zelf creatief voor de dag komen of je laten inspireren door geslaagde ideeën uit andere grote steden. Vooral in steden waar de vastgoedprijzen sterk oplopen – denk maar aan Londen of New York – zullen die ideeën voor het grijpen liggen. Vertaal het idee uiteraard ook naar een huisstijl, de inrichting van jouw horecazaak, het aanbod en de marketinginspanningen. Ook de ligging zal natuurlijk een belangrijke rol spelen. Hierbij kan je je laten begeleiden door een horeca makelaar.

Tip: ongeacht of je gaat voor een overname of voor een nieuwe zaak zal je steeds een horeca zaak opstarten aan de hand van een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (of gelijkaardig). Een eigen horecazaak starten in de hoedanigheid van een eenmanszaak valt ten zeerste af te raden.

# 2. Vertaal het concept in een ondernemingsplan

Een eigen horecazaak starten staat altijd gelijk aan ondernemen. Net zoals iedere andere ondernemer zal je dan ook over een ondernemingsplan moeten beschikken. Het in de eerste stap aangehaalde concept is daar een integraal onderdeel van. Toch is het belangrijk om dat concept ook te toetsen bij het geschetste doelpubliek. Vragenlijsten en steekproeven zijn een vaak gehanteerd middel. Een nog betere testmethode is echter door een pop-up op te starten: hier kan je het concept al even uittesten en intussen ook rechtstreeks feedback ontvangen. Bovendien kan je zo al de eerste centjes verzamelen én kan je kredietverstrekkers eenvoudiger overtuigen. Vooral dat laatste is niet onbelangrijk voor zij die graag in de horeca starten zonder geld.

De nodige input kunnen verzamelen? Vertaal een en ander dan ook in cijfers. Onder andere het verzamelen van de financiële middelen is niet onbelangrijk. Wil je in de horeca starten zonder geld? Dan zal je investeerders moeten zoeken. Overtuigen met het financieel plan, vormt de essentie van dat verhaal. In dat financieel plan doe je hoe dan ook onderzoek naar de investeringen, leveranciers en de personeelskosten. Onder andere jobstudenten en flexi-jobs zullen in een beginfase belangrijk zijn. In stap zeven komen we uitgebreid terug op dergelijke personeelskwesties.

Lees ook onze eerdere tips voor startende ondernemers, waarbij we eveneens aandacht hadden voor het financieel plan.

# 3. Ken de horecasector door en door

Een horecazaak beginnen opent de wereld tot een volledig nieuwe sector. Hier gelden vaak eigen regels waar je maar beter rekening mee houdt. Er zijn verschillende diensten die jou echter graag helpen, ook wanneer je net overgaat tot een horecazaak starten. Onder andere Guidea en Horeca Vlaanderen zijn alvast aanraders. Ook de gemeente zal hier een belangrijke rol spelen. In Antwerpen kan je bijvoorbeeld terecht bij horecamanagers, terwijl men in Gent kiest voor een horecacoach. Informeer naar de mogelijkheden in jouw gemeente.

Hierna komen we al snel uit bij de leverancier, een onmisbare schakel in de sectorbrede cultuur. Als ondernemer geniet je contractvrijheid en in theorie  kan je dan ook zelf de verschillende contracten onderhandelen. De realiteit is echter minder rooskleurig. Weet immers dat men in de horecasector vaak werkt met wurgcontracten en exclusiviteitsbedingen. Wie net tot een horeca zaak opstarten overgaat, staat dan ook vrij zwak tijdens de onderhandelingen.

Meestal zal je een afnameovereenkomst afsluiten met een leverancier waarbij je enkel diens producten af mag nemen. Gelijktijdig Lipton Ice Tea en Nestea aanbieden? Over het algemeen kan dat niet, omdat je in eerste instantie gebonden bent aan het assortiment van die desbetreffende leverancier. Verwerf je na verloop van tijd een ruimere onderhandelingsmarge? Dan kan je uiteraard betere contracten trachten te onderhandelen.

# 4. Horecazaak starten = vergunningen regelen

Dat er bij een horecazaak starten vergunningen en administratieve formaliteiten aan te pas komen, wist je waarschijnlijk al. In principe start het al bij de oprichting van een vennootschap, maar toch gaat een horecazaak beginnen nog zoveel verder. Welke vergunningen je bij een horecazaak dient te hebben, is dan ook veel minder duidelijk. Een en ander is uiteraard afhankelijk van de concrete situatie.

In de eerste plaats zal je bijvoorbeeld over een brandweerattest moeten beschikken. Dat attest moet aantonen dat het pand voldoet aan de voorschriften in verband met brandveiligheid. Hiernaast volgt ook al snel een attest van een HACCP-opleiding waarmee je aantoont dat je weet hoe je hygiënisch aan de slag moet gaan. Ook een moraliteitsattest is verbonden aan het uitbaten van een café. Natuurlijk is eveneens een toelating en registratie bij het FAVV een must.

In de tweede plaats zijn er heel wat situatiegebonden vergunningen en attesten. Denk onder andere aan een vergunning voor het schenken van sterke dranken, een SABAM-overeenkomst voor het draaien van muziek, een eventuele milieuvergunning en een aangifte bij camerabewaking. Uiteraard regel je ook een en ander voor de verwerking van het afval in jouw horecazaak.

Dat er aan een horecazaak starten vergunningen verbonden zijn, lijkt een understatement te zijn. Het is dan ook niet eenvoudig om doorheen de diverse attesten en vergunningen jouw weg te vinden. Om die reden verwezen we ook bij vorige stap al door naar verschillende hulpdiensten en aanspreekpunten binnen de eigen gemeente. Dat laatste is niet onbelangrijk omdat ook de gemeente vaak extra vergunningen oplegt. Denk onder andere aan vergunningen voor afwijkende openingsuren of voor het plaatsen van een terras.

# 5. De kaart: de ruggengraat van de horecazaak

De kaart zal een weerspiegeling vormen van het concept dat je in de eerste stap uitgewerkt hebt. Echter haalden we in stap drie al aan dat afnameovereenkomsten een ruime diversiteit niet altijd toestaan. Het ontbreken van eventuele vergunningen (bv. voor het schenken van sterke dranken) kunnen eveneens roet in het eten gooien. Dat laatste gelukkig niet letterlijk.

Binnen de krijtlijnen van die beperkingen kan je echter naar hartenlust de kaart vormgeven. Nu begint jouw horeca onderneming starten écht vorm te krijgen. Probeer bij het ontwerpen van de kaart trouw te blijven aan de gekozen stijl en voorkom eveneens keuzevermoeidheid: een te ruime kaart is ook niet goed. Houd overigens ook rekening met trends en bied steeds voldoende vegetarische opties, net zoals een kindermenu.

Uiteraard zal je nu ook de onderhandeling moeten aangaan met verschillende leveranciers. Vraag steeds voldoende offertes op en zorg ervoor dat je een goed contract kan bedingen waar je ook nog voldoende marge op hebt: enter financieel plan. Kies je voor een duurzaam concept? Zorg er dan ook voor dat jouw leveranciers aan die vereisten voldoen.

# 6. De inrichting van jouw horecazaak

Dit moet misschien wel de leukste stap zijn van een horecazaak beginnen: de inrichting. Een eigen horecazaak beginnen is ook altijd een beetje creatief zijn. In theorie heb je voor de inrichting van jouw horecazaak dan ook alle vrijheid. Op praktisch vlak zal je echter ook bij de inrichting van jouw horecazaak tegen beperkingen oplopen.

In de eerste plaats moet de inrichting van de horecazaak trouw blijven aan het concept en ook voldoende functioneel zijn. Voldoende bewegingsvrijheid om een vlotte bediening te garanderen, is daar slechts een enkel voorbeeld van. Hiernaast zal je eveneens rekening moeten houden met de hygiëne en de brandveiligheid. Kaarsjes op snel brandbare materialen doe je bijvoorbeeld niet. En zowel de stoelen als de tafels zijn maar beter eenvoudig reinigbaar. Niks vuiler dan een stoel boordevol kruimelrestjes die zich maar al te lang blijven ophopen. Ook de inspectie zal daar niet lichtzinnig mee omgaan.

Eventueel kan je een en ander ook omdraaien en reeds tijdens de zoektocht naar een geschikte locatie rekening houden met de wensen op vlak van interieur. Indien je een en ander doorgeeft aan jouw horeca makelaar, mag dat geen probleem vormen. Tot slot kan je ook beroep doen op een interieurarchitect die met bovenstaande factoren rekening zal houden.

Tip: neem ook ons eerder overzicht met benodigdheden voor het openen van een restaurant door.

# 7. Het personeel: het kloppend hart van jouw horeca onderneming

Een goedlopende horeca zaak opstarten vraagt efficiëntie. Een goede stroomlijning tussen keuken en bediening is cruciaal. De mensen die je aanneemt zullen met andere woorden een onmisbare schakel vormen voor het verhoopte succes. Zorg er dan ook voor dat de opgestelde vacature overeenkomt met de bedrijfscultuur en garandeer een aangename omgeving waarbij je ook trainingen en opleidingen aanbiedt. Natuurlijk kader je een en ander binnen de grenzen van jouw financieel plan.

Overigens zal je ook over andere praktische zaken moeten nadenken. Onder andere het statuut van het aan te werven personeel speelt een belangrijke rol. Flexi-jobs, gelegenheidswerkers, studentenjobs en vaste medewerkers vergen stuk voor stuk een andere aanpak. Houd eveneens rekening met de overurenregeling in de horeca. Uiteraard zal hier ook een stevige terugkoppeling zijn naar het financieel plan, waarbij de rentabiliteit van het idee werd uitgetest.

Denk tot slot ook aan een aantal praktische zaken. Onder andere personeelsbehoud en de omgang met fooien zijn daar belangrijke aspecten van: zijn fooien persoonlijk of gaan ze in een gemeenschappelijke pot? Er zijn mogelijkheden legio.

Tip: lees ook onze tips bij de selectie van de juiste werkschoenen voor jouw personeel.

# 8. Technologische ondersteuning voor de nieuwe horecazaak

Wanneer we een eigen horecazaak beginnen, krijgen we al snel een en ander te horen over de witte kassa. Die witte kassa is dan ook een must voor iedere startende horecazaak. Toch hoeft het lang niet beperkt te blijven tot die minimumverplichting. Ook zelf kan je een en ander doen om de werking van jouw horecazaak op punt te stellen.

Denk bijvoorbeeld aan betaalsystemen om mobiel te betalen, de mogelijkheid om rekeningen te splitsen, iPads om snel bestellingen door te geven en rapportagesystemen waarmee je zowel de bestellingen als de werktijden veel beter vorm kan geven. Uiteraard is een integratie met het kassasysteem eveneens een aanrader. Er bestaan verschillende systemen die aan deze vereisten voldoen, stuk voor stuk met een eigen prijskaartje. Ook hier is het aangeraden om de nodige offertes op te vragen en verschillende aanbieders met elkaar te vergelijken.

# 9. Een eigen horecazaak starten kan niet zonder marketing

Wanneer we een horecazaak beginnen, zullen de klanten nog niet automatisch jouw keuken komen ontdekken. Een nieuwe onderneming starten vergt dan ook altijd marketinginspanningen. Ook bij een horecazaak starten is dat gewoon het geval.

Vertaal in de eerste plaats jouw concept, normen en waarden in een logo en een stijl. Uiteraard komt dat alles ook terug in zowel het interieur als de publiciteit. Hierna zal je ervoor moeten zorgen dat je online vindbaar bent. Een moderne horeca onderneming starten vergt bijvoorbeeld een eigen website waar ook de kaart raadpleegbaar is. Idealiter is er meteen ook de mogelijkheid om online te reserveren. Denk hiernaast ook aan sociale media en de vindbaarheid via Google Maps.

Toch mag je ook offline marketing niet uit het oog verliezen: geprinte media is bijvoorbeeld nog steeds heel krachtig. Zeker in de eigen buurt is dat een aanrader. Uiteraard kan je ook de lokale bewoners extra sterk betrekken door hen voor de opening van jouw zaak uit te nodigen. Misschien heeft de vriendelijke buurman wel een nichtje dat in het weekend kan komen helpen?

Marketing is ten slotte een voortdurende bezigheid. Zorg ervoor dat je jouw marketingresultaten kan meten en stuur voortdurend bij waar mogelijk. Op die manier weet je wat al dan niet werkt voor jouw doelpubliek.

# 10. Durf ondernemen

Dat een horeca zaak opstarten niet eenvoudig is, blijkt al snel. Bovenstaande negen stappen vormen dan ook slechts een beknopt overzicht. Wisten die stappen jou nog niet af te schrikken? Dan ben je echt welk klaar om een eigen horecazaak te starten! Durf ondernemen, durf risico te lopen maar wees vooral goed voorbereid. Dat heb je intussen vast wel begrepen, toch?

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here