DELEN

Een brand, een verhuizing, een rancuneuze ontslagen werknemer of gestolen door aliens: de fiscus hoort het allemaal. Je zal niet de eerste zijn van wie de boekhouding verloren is gegaan. Het bijhouden van een boekhouding is nochtans verplicht en een verlies maakt het voor de fiscus moeilijk om het een en ander te controleren. Moet je dan boetes vrezen en wat te doen als je je boekhouding kwijt bent?

Bewijs dat je boekhouding verloren is

Hoe de fiscus zal reageren, is sterk afhankelijk van de context waarin jij je boekhouding verloren bent. Het is echt niet de bedoeling dat je boekhouding verloren gaat en de fiscus zal zich in de eerste plaats kritisch opstellen. Niet iedereen die zijn boekhouding kwijt is, is echter even eerlijk. Soms is het ook een manoeuvre om bepaalde activiteiten aan het oog van de inspecteur te onttrekken.

Je zal op minder sympathie kunnen rekenen als je per abuis je volledige boekhouding in de afvalcontainer gooit, dan wanneer je de boekhouding verloren bent door een brand of een inbraak. Bewaar in ieder geval alle bewijsstukken, zoals de aangifte bij de politie of het verslag van de brandweer, die moeten staven dat je wel degelijk de boekhouding verloren bent en hoe dat kon gebeuren.

Laat de fiscus weten dat de boekhouding verloren is

Voorkom problemen en contacteer tijdig de fiscus. Het ontbreken van een rechtsgeldige (duplicaat)factuur wil niet zeggen dat de kost automatisch wordt verworpen. Voor de inkomsten- en vennootschapsbelasting is een factuur niet per se noodzakelijk om de kost te bewijzen. Daarvoor volstaat het om het bestaan van de kost, het beroepsmatig karakter en het bedrag ervan voldoende aan te tonen. En dat kan je ook op andere manieren doen, bijvoorbeeld door bankafschriften in combinatie met mailcorrespondentie. Het is aan de controleur om uit te maken of dit voor hem al dan niet volstaat en dus heb je zijn welwillendheid nodig.

Neem altijd zo snel mogelijk contact op met het lokale belastingkantoor zodat ze er alvast op de hoogte zijn dat jij je boekhouding verloren bent. Maak ook bewijsstukken over en vraag naar vervolgacties. Vaak zal er gericht worden aangegeven wat er moet gebeuren. Volg deze richtlijnen goed op om de negatieve gevolgen tot het minimum te beperken.

Boekhouding zo goed als mogelijk reconstrueren

Het gaat je veel tijd en moeite kosten, maar doe er alles aan om je boekhouding opnieuw samen te stellen. Dat is over het algemeen ook wat de ficus je zal aanraden.

Spit mailboxen uit om alle ontvangen en verzonden digitale facturen te recupereren en neem contact op met al je klanten en leveranciers met de vraag of ze facturen en documenten over kunnen maken. Leg hen uit wat er is gebeurd, geef aan dat jij je boekhouding verloren hebt en verzamel duplicaten. Ook andere documenten zoals bankafschriften kunnen helpen om de boekhouding maximaal te reconstrueren.

Als je hier geen capaciteit voor hebt, zal je externen moeten inschakelen. Je kan niet zomaar zeggen dat je je boekhouding kwijt bent, maar moet echt wel tonen dat je kosten noch moeite gespaard hebt om het te recupereren. Zo kan de verschuldigde belasting toch nog enigszins bepaald worden en kom je geloofwaardiger over. Contacteer ook altijd de verzekeraar want soms zijn deze kosten gewoon gedekt, bijvoorbeeld in de brandverzekering.

Raak nooit meer een boekhouding kwijt

Het is echt niet de bedoeling dat je boekhouding verloren gaat. Zelfs als de fiscus zich aanvankelijk inschikkelijk opstelt en niet sanctioneert, kan hij daar in de toekomst wel eens anders over beslissen. Na die vorige brand had je toch beter moeten weten …

Zorg er daarom voor dat het je niet meer overkomt en voer je boekhouding digitaal. Zo is online boekhouden aangeraden omdat je dan je boekhouding niet verliest wanneer er bijvoorbeeld een bedrijfsbrand uitbreekt. Kies wel altijd voor een betrouwbare cloudleverancier die voor voldoende back-ups op externe locaties zorgt. Als je liever lokaal werkt, kan je ook zelf in externe back-ups voorzien, maar dat vergt wel enige technische kennis.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here