Digitaal ondertekenen
Digitaal ondertekenen van documenten en offertes wordt steeds meer gebruikt door het bedrijfsleven in Nederland, omdat het tijd kan besparen. Maar het is daarbij wel belangrijk om te weten of de digitale handtekening rechtsgeldig is, want wat heel veel mensen niet weten is dat dit niet altijd het geval is.
Goed, in de meeste gevallen wel natuurlijk. Maar we leggen je graag uit hoe het zit. Toch wel belangrijk om te weten als je een bedrijf gaat starten.
Wat is een digitale handtekening?
Een digitale handtekening is een manier om via elektronische weg een bevestiging te krijgen. De handgeschreven handtekening was jarenlang de enige rechtsgeldige manier om te ondertekenen, maar daar is al enige tijd geleden verandering in gekomen. Inmiddels is dit namelijk ook in de wet vastgelegd.
In Nederland bestaan drie manieren gradaties voor digitaal ondertekenen, dit zijn.
- digitale handtekening
- geavanceerde handtekening
- gekwalificeerde handtekening
De eerste variant is de meest gebruikte, maar geeft wel de minst sterke bewijskracht. Daarnaast kennen we de geavanceerde digitale handtekening die door toevoeging van een code aan het bericht duidelijk maakt wie de ondertekenaar is. Deze variant kan daarnaast ook alleen worden gebruikt op plaatsen met een SSL-certificaat.
De meest gecompliceerde handtekening is de gekwalificeerde. Alleen partijen met een door de OPTA-erkend certificaat kan dit aanbieden. Als een organisatie dit wil aanbieden, is onderzoek door de ACM noodzakelijk.
Is een digitale handtekening rechtsgeldig?
Artikel 3:15a BW bepaalt sinds 2003 dat de digitale handtekening gelijk staat aan de handgeschreven versie.
Of een handtekening rechtsgeldig is, ligt dan ook aan de vraag wat je hebt laten ondertekenen. In principe kan je namelijk een overeenkomst sluiten door aanbod en aanvaarding. Dit kan mondeling of schriftelijk, maar het mag duidelijk zijn dat de mondelinge variant lastig te bewijzen is zodra onenigheid ontstaat.
Het gaat er bij handtekeningen dus voornamelijk over hoe goed te bewijzen is wie daadwerkelijk ondertekend heeft. Als je een offerte uitbrengt voor het registreren van een merknaam of een ander contract bevestigd wilt hebben, moet je dus goed verifiëren wie uiteindelijk tekent.
Authenticatie dus belangrijk en daar zijn verscheidene methodes voor, te weten:
- In persoon
- SMS
- iDeal
- DigiD
- iDIN
- PKI
- e-Herkenning
Over het algemeen worden SMS en iDIN het meeste gebruikt. IDIN is een systeem dat door banken is ontwikkeld en waarmee je je eenvoudig en veilig digitaal kunt identificeren.
Wanneer is een elektronische handtekening niet rechtsgeldig?
Toch houdt het hier niet mee op, want de arbeidsovereenkomst gooit een beetje roet in het eten van de digitale handtekening. Als een arbeidsovereenkomst een relatiebeding, concurrentiebeding, boetebeding of proeftijdbeding bevat, dan kunnen deze onderdelen niet rechtsgeldig online worden ondertekend. Er geldt namelijk een schriftelijkheidsvereiste.
Als geen ruzie ontstaat tussen de werkgever en werknemer is dit geen probleem, maar als dat wel gebeurt kan de werknemer extra worden beschermd.
