Ondernemers die thuis een kantoor hebben, verbruiken ook energie. Al is het maar de elektriciteit voor de computer en de verlichting, het is een extra kost die de energierekening weer wat hoger doet uitvallen. Gelukkig is het mogelijk om deze kosten voor elektriciteit zakelijk in te brengen, waardoor je wat minder belastingen betaalt.
Voorwaarden om elektriciteitskosten in te brengen
Opdat beroepskosten fiscaal aftrekbaar zouden zijn, stelt de fiscus een aantal eisen. In de eerste plaats moeten de kosten gemaakt zijn tijdens de betrokken periode. Daarnaast moet je de kosten bewijzen, bijvoorbeeld door middel van facturen. Ten derde moeten de kosten gemaakt zijn voor je zaak – om inkomsten te verwerven of te behouden – en ten slotte moeten de kosten (minstens deels) verband houden met je activiteiten.
Elektriciteitskosten berekenen voor het inbrengen als beroepskosten
Als je een thuiskantoor hebt, zal de energierekening een gemengde kost zijn. De meest eenvoudige situatie is deze waarbij er twee afzonderlijke entiteiten zijn met elk een eigen meter. Dan is de berekening snel gemaakt en kan je eenvoudig de zakelijke elektriciteitskosten berekenen.
Zonder een afzonderlijke meter zijn de kosten voor elektriciteit zowel gemaakt voor je thuiskantoor als voor je privéwoning. Dan moet je ze opsplitsen en moet je zelf je zakelijke elektriciteitskosten berekenen. Het gaat er dan vooral om dat je kan aantonen hoeveel energie je zakelijk gebruikt. Er bestaan tegenwoordig energiemeters die je in het stopcontact plugt en die concrete gegevens weergeven, maar dat is en blijft wel wat omslachtig.
Een eenvoudigere en door de fiscus aanvaarde oplossing is om een oppervlakteberekening te maken. Als 10% van de oppervlakte van je huis voor je thuiskantoor wordt gebruikt, kan je dan ook 10% van de elektriciteitskosten fiscaal inbrengen. Let wel op, want het kan natuurlijk dat de ruimte multifunctioneel wordt gebruikt. Je gebruikt de ruimte voor je zakelijke activiteiten, maar bijvoorbeeld ook om rustig te lezen. Dan moet je eigenlijk een opsplitsing maken. Als je de ruimte bijvoorbeeld 80% van de tijd zakelijk gebruikt, is ook maar 80% van die 10% fiscaal aftrekbaar. Het is natuurlijk maar de vraag of en hoe de fiscus dat kan weten …
Opletten als huurder: kosten elektriciteit inbrengen kan nare gevolgen hebben
Let verder op met het fiscaal inbrengen van elektriciteitskosten als je een huurder bent. In de verhuurovereenkomst is vaak opgenomen dat je het gebouw niet zakelijk mag gebruiken en de huur niet fiscaal mag inbrengen. Dat komt omdat de verhuurder daar anders zwaarder op wordt belast. Als je je niet aan deze afspraak houdt, riskeer je dat de verhuurder jou het verschil op zijn belastingbrief laat betalen. En dat kan hoog oplopen.
Als je verbruikskosten inbrengt, creëer je ten opzichte van de fiscus het vermoeden dat er in het pand beroepsactiviteiten plaatsvinden. Het gevolg is dat de verhuurder zwaarder wordt belast. Doe het dus niet zomaar, maar ga eerst het gesprek aan met de verhuurder.
Forfaitaire beroepskosten versus elektriciteitskosten berekenen en inbrengen
Houd er ten slotte rekening mee dat ook eenmanszaken een beroep kunnen doen op forfaitaire beroepskosten, net zoals dat bij werknemers het geval is. Als je erg weinig kosten hebt, kan het dat deze forfaitaire beroepskosten hoger uitvallen dan de werkelijke kosten die je berekent. Dan is de elektriciteitskosten berekenen uiteraard nogal stupide.
