Elektronisch factureren heeft natuurlijk een aantal voordelen. De factuur is uiteraard gewoon sneller bij de klant, je bespaart portkosten, de druk op het milieu is kleiner, facturen digitaliseren hoeft niet meer en bovendien heeft een digitale factuur net dezelfde bewijswaarde als een papieren factuur. Anderzijds mag je niet zomaar elektronisch factureren en heb je daar in principe de toestemming van de klant voor nodig.
Regels facturen blijven gelden
Alle klassieke voorwaarden voor de factuur blijven ook bij de digitale facturatie gelden. Het gaat bijvoorbeeld om de verplichte vermeldingen en de regels over het factuurnummer. Het is met andere woorden perfect toegestaan om je huidige facturatiesoftware of Excel-sjabloon te blijven gebruiken, maar de factuur gewoon per mail te bezorgen. Ook dat valt immers onder de noemer elektronisch factureren.
Integriteit van elektronische factureren waarborgen
Wanneer je digitaal een factuur verzendt, moet de inhoud van de digitale factuur wel vaststaan en mag het niet zomaar mogelijk zijn om de digitale factuur aan te passen. Let dus zeker op als je bijvoorbeeld Word of Excel gebruikt, want voor de digitale facturatie moet je de factuur dan even omzetten naar een pdf-document. Daarin aanpassingen is echter niet eenvoudig.
Elektronische facturatie verplicht?
Elektronisch factureren is een keuze en is niet verplicht. Anderzijds hoef je de toestemming van de fiscus of het btw-kantoor niet te hebben. Wel is het zo dat er voor de btw drie aanvullende voorwaarden zijn waarmee je rekening moet houden als je elektronische facturatie gaat toepassen.
Digitale factuur voor de btw: hoe stel ik een factuur op?
- De authenticiteit van de herkomst moet vaststaan tot het einde van de bewaartermijn van minimaal 7 jaar
- De integriteit van de inhoud moet gewaarborgd zijn tot het einde van de bewaartermijn van minimaal 7 jaar
- De leesbaarheid van de factuur moet gewaarborgd zijn tot het einde van de bewaartermijn van minimaal 7 jaar
Toestemming van de klant bij elektronische facturatie
Is elektronische facturatie verplicht voor de klant? Dat is evenmin zo. Factureren op papier is en blijft de norm. Voor de elektronische facturatie heb je in principe steeds de toestemming van de klant nodig. Als die klant dat weigert, moet je die klant nog steeds een papieren factuur sturen.
Het is echter niet zo dat je die toestemming schriftelijk moet verkrijgen. De toestemming kan bijvoorbeeld ook volgen uit tegenstelbare algemene voorwaarden of kan zelfs stilzwijgend worden verleend, bijvoorbeeld omdat een klant tot betalen overgaat.
Wil je klanten maximaal aanzetten om de factuurverwerking digitaal uit te voeren? Dan kan je ook overeenkomen dat de klant een toeslag (“administratieve kost”) moet betalen als hij de factuur op papier wilt. Ook hierover moet er overeenstemming zijn, maar dat kan bijvoorbeeld volgen uit een offerte of uit de algemene voorwaarden. Dit kan echter alleen bij zakelijke klanten want bij particuliere klanten mag je geen extra vergoeding vragen voor facturen op papier.
Papier én digitaal kan ook
Sommige klanten ontvangen naast de digitale factuur nog steeds graag een papieren factuur. Hierin kan je zeker tegemoetkomen. De voorwaarde is dan wel dat je op een van beide versies, liefst de papieren versie, duidelijk aangeeft dat het om een duplicaat gaat. Op die manier is het duidelijk dat het origineel de digitale factuur is en dat de klant geen twee facturen heeft die hij in zijn belastingen kan steken.
