Het is tijd om afscheid te nemen van de traditionele papieren facturering en het digitale tijdperk te omarmen. Het versturen en ontvangen van facturen is een cruciaal onderdeel van elk bedrijf. Maar hoe kunnen we dit proces efficiënter, sneller en veiliger maken? Het antwoord is simpel: door over te stappen op elektronisch factureren. En in het bijzonder door gebruik te maken van Peppol.
Elektronische factuur
Elektronisch factureren, ook wel e-facturatie genoemd, verwijst naar het proces van het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. Elektronische facturatie is meer dan alleen digitaal factureren, waarbij een factuur wordt gemaakt in een digitaal formaat (zoals PDF) en vervolgens per mail wordt verzonden. Elektronische facturering gaat een stap verder, waarbij de factuur wordt gecreëerd, verzonden, ontvangen en verwerkt in een geautomatiseerd proces, zonder menselijke tussenkomst.
De voordelen van elektronisch factureren zijn enorm. Het vermindert de administratieve lasten en kosten, het verhoogt de efficiëntie, het vermindert de kans op fouten, het verbetert de traceerbaarheid en het is veel milieuvriendelijker dan traditionele papieren facturen.
Elektronisch factureren via Peppol
Peppol is een internationaal netwerk dat elektronisch factureren mogelijk maakt. Het is opgebouwd rond drie pijlers: de gele gids (een overzicht met alle aangesloten bedrijven), access points en het UBL-formaat. De gele gids is een directory van alle bedrijven die zijn aangesloten bij Peppol. De access points zijn serviceproviders die de verzending en ontvangst van Peppol facturen mogelijk maken. Het UBL-formaat is een standaardformaat voor elektronische facturen. Dit formaat wordt gebruikt als gebruikers via Peppol facturen versturen.
Hoe werkt Peppol?
Het versturen van een factuur via Peppol is eenvoudig. Je maakt de factuur aan in het UBL-formaat, kiest in de gele gids het bedrijf aan wie je wilt factureren en verstuurt de factuur via jouw gekozen access point. Het access point zorgt ervoor dat de factuur veilig en betrouwbaar bij het juiste bedrijf terechtkomt.
Voor e-facturatie Peppol gebruiken: ontdek de voordelen
Facturen versturen via Peppol heeft tal van voordelen. Met een Peppol factuur voldoe je aan de internationale standaard, wat het zakendoen veiliger maakt en de kans op spookfacturen vermindert. Bovendien maakt het je boekhouding minder foutgevoelig, vermindert het de administratieve handelingen en kosten, zorgt het voor snellere goedkeuring en meer betalingsmogelijkheden en biedt het een groter gebruiksgemak. In België is deze vorm van elektronisch factureren zelfs verplicht bij het factureren aan de overheid. Bovendien kan je met Peppol het facturatieproces automatiseren.
Veelgestelde vragen over Peppol en elektronische facturering
Het is duidelijk dat Peppol een krachtig hulpmiddel is voor elektronisch factureren. Het maakt het facturatieproces efficiënter, veiliger en eenvoudiger. Het is en blijft echter een relatief nieuwe innovatie en dan is het niet ondenkbaar dat hier nog vragen over bestaan. Hieronder zijn een aantal veelgestelde vragen over Peppol, digitaal factureren en elektronische facturatie beantwoord.
- Wat is het verschil tussen digitaal en elektronisch factureren?
Digitaal factureren is het proces van het creëren van facturen in een digitaal formaat (zoals PDF) en deze vervolgens per e-mail versturen. Elektronisch factureren gaat een stap verder, waarbij de factuur wordt gecreëerd, verzonden, ontvangen en verwerkt door middel van een geautomatiseerd proces, zonder of met vrijwel geen menselijke tussenkomst.
- Is het gebruik van Peppol verplicht?
In België is het gebruik van Peppol verplicht bij het factureren aan de Vlaamse en federale overheid. Voor het factureren aan bedrijven is het gebruik van Peppol momenteel optioneel, maar het biedt veel voordelen en wordt daarom steeds vaker gebruikt.
- Hoe veilig is Peppol?
Peppol is zeer veilig. Het netwerk maakt gebruik van strenge veiligheidsprotocollen en standaarden om ervoor te zorgen dat facturen veilig en betrouwbaar worden verzonden en ontvangen.
- Wat is het UBL-formaat?
UBL (Universal Business Language) is een standaardformaat voor elektronische facturen. Het is een XML-gebaseerd formaat dat wordt gebruikt om de interoperabiliteit tussen verschillende systemen en software te garanderen.
- Wat is een access point?
Een access point is een serviceprovider die de verzending en ontvangst van Peppol facturen mogelijk maakt. Ze zorgen voor de technische connectiviteit met het Peppol-netwerk.
