Een vzw oprichten doe je omdat je samen met anderen een belangeloos doel wil dienen. Net zoals bij het oprichten van een vennootschap is ook aan een vzw oprichten veel formalisme verbonden. Dit is ook belangrijk omdat mensen erop moeten kunnen vertrouwen dat het belangeloos aspect centraal staat, waarbij de nodige transparantie een must is. Hoe dan ook kan je in vijf stappen een eigen vzw oprichten.
# 1. Oprichters vinden
Een vzw oprichten begint met het vinden van gelijkgezinden die je kan vertrouwen. Je kan niet alleen een vzw oprichten, want daarvoor moet je minimaal met twee zijn. Deze twee personen zullen aan het roer van de vzw staan. Het is wel niet nodig dat het om natuurlijke personen gaat. Zo kunnen ook bedrijven samen een vzw oprichten. Denk maar aan verschillende winkels uit eenzelfde winkelstraat die samen een vzw oprichten om de daklozen in de buurt te helpen.
# 2. Statuten en akte opstellen
Je kan enkel een vzw oprichten bij akte. Zo’n akte geeft officieel aan dat de oprichters overgaan tot een vzw oprichten en daarbij bepaalde afspraken hebben gemaakt. Deze afspraken worden in de statuten gegoten. Je kan zo’n statuten vergelijken met de grondwet: het zijn de grondbeginselen die worden vastgelegd op het moment dat men overgaat tot een vzw oprichten. Van deze grondbeginselen kan de vzw later niet zomaar afwijken.
Deze statuten bevatten een aantal verplichte gegevens, zoals de identiteit van de stichters, maar er kunnen verder ook een aantal praktische afspraken worden gemaakt. Hierin is er eigenlijk vrij veel vrijheid. Zo kan er bijvoorbeeld worden bepaald dat bij ontbinding het vermogen wordt overgedragen aan de vzw Vlaamse Liga tegen Kanker.
Het belangrijkste aspect van de statuten is echter het doel van de vzw. Een vzw oprichten doe je steeds om een belangeloos doel te dienen en niet om winst te maken. Alles wat de vzw doet, moet rechtstreeks of onrechtstreeks dit doel dienen. Daarom is het belangrijk dat je bij een vzw oprichten het doel ook niet te nauw formuleert. Dan kan je jezelf later te veel beperken. Meestal is zo’n doel net ruim geformuleerd en bevat het talloze voorbeelden van activiteiten die de vzw kan ondernemen.
# 3. Statuten neerleggen en bekendmaken
Op basis van de gemaakte afspraken en de statuten zal de notaris een akte opstellen die vervolgens bekend moet worden gemaakt. Dankzij deze bekendmaking kan iedereen kennisnemen van het bestaan van de vzw en het doel van de vzw.
In de Kruispuntbank van Ondernemingen vind je bijvoorbeeld de eerdergenoemde vzw Vlaamse Liga tegen Kanker terug, waarna ik in hun statuten lees dat zij het doel hebben om “een daadwerkelijke bijdrage te leveren in de strijd tegen kanker, zowel met het oog op hulp en ondersteuning van de kankerpatiënt en zijn omgeving als met het oog op het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek m.b.t. kanker als ziekte“. Op basis hiervan kan ik beslissen of ik hen nu al dan niet mijn volledige nalatenschap nalaat. Je begrijpt vast wel dat zo’n transparantie voor mij dan belangrijk is.
Anderzijds zorgt het er wel voor dat een vzw oprichten nogal wat administratieve rompslomp met zich meebrengt. Zo moet de oprichtingsakte worden neergelegd op de griffie van de ondernemingsrechtbank. Hiervoor moet een volledig dossier worden opgemaakt. In dit dossier zit de originele oprichtingsakte, een aantal ingevulde formulieren in drievoud en een bewijs van betaling op het rekeningnummer (€ 197,11 of € 142,42 bij neerlegging via de e-griffie). Want uiteraard is al dat formalisme bij een vzw oprichten natuurlijk niet gratis.
Daarnaast ben je ook verplicht om een ledenregister bij te houden, maar dit moet niet worden neergelegd. Omdat dit echter wel een verplichting is, vraagt men op sommige griffies om bij de oprichting het toch minstens even mee te nemen om het bestaan ervan aan te tonen.
# 4. Een bankrekening openen voor de vzw
Na de neerlegging zal de griffier aan het werk gaan. Hij controleert of alle stukken aanwezig zijn, volledig zijn en juist zijn. Als dat het geval is, zal hij de vzw oprichten. De vzw wordt dan in de Kruispuntbank voor Ondernemingen opgenomen, krijgt een ondernemingsnummer en alles wordt netjes in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.
Vervolgens zal je ook een exemplaar van de statuten krijgen. Dit exemplaar bevat de officiële stempels. Hiermee kan je nu naar de bank gaan om een bankrekening te openen. Je mag namelijk niet zomaar je eigen bankrekening gebruiken.
# 5. Een boekhouder vinden
Mogelijk zal je als vzw ook activiteiten uitvoeren die onder het btw-stelsel vallen. Zo moeten bijvoorbeeld ook Oxfam-wereldwinkels btw aanrekenen. Dit is logisch, want anders zou er sprake zijn van oneerlijke concurrentie. Net zoals winstgevende bedrijven zal de vzw zich dan bij het btw-kantoor moeten inschrijven en een ondernemingsnummer moeten aanvragen. Mogelijk kan er wel een beroep worden gedaan op de kleineondernemersregeling.
Hoe dan ook zijn er een aantal fiscale en boekhoudkundige aandachtspunten. Een vzw oprichten doe je dan ook beter niet alleen, maar in samenspraak met een boekhouder die je zal bijstaan. Heb je nog geen boekhouder? Wij helpen vzw’s graag op de goede weg en helpen hen met het vinden van een goede boekhouder. Tijdens een gratis en vrijblijvend gesprek bespreken we het een en ander en helpen we je bij het vinden van een goede boekhouder voor vzw’s. Laat hier je gegevens achter en wij bellen je spoedig gratis op.
