Personeel aanwerven is in België niet vrijblijvend. Al snel steken er allerhande verplichtingen de kop op. Zeker wanneer je jouw eerste werknemer gaat aanwerven, is dat het geval. Bovendien durven de regels nogal sterk te verschillen. Een jobstudent aanwerven heeft bijvoorbeeld een aantal voordelen. Maar hoe gaat dat nu net, personeel aanwerven in België? Ik geef een aantal basisbeginselen weer en heb ook aandacht voor praktische zaken. Hierbij vertrek ik van de situatie in Vlaanderen.
Rekrutering en selectie van personeel
Meestal zal een werknemer het bestaan van de vacature moeten melden bij de VDAB (Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding) en dit in de plaats waar de onderneming is gevestigd. Meestal, want onder bepaalde voorwaarden is zo’n melding niet verplicht. Dat is bijvoorbeeld het geval indien de vacature nog geen drie dagen openstaat en er in het vorige kalenderjaar geen twintig medewerkers tewerkgesteld werden. In andere gevallen is zo’n melding wel verplicht.
Zo’n melding heeft wel een groot voordeel: de vacature wordt automatisch opgeslagen in een speciale databank. Op die manier kan je misschien wel zonder tussenkomst van een uitzendbureau sollicitatiebrieven ontvangen.
In de praktijk zal je echter al snel moeten overgaan tot een personeelsadvertentie. Weet dat ook zo’n personeelsadvertentie aan een aantal voorwaarden onderhevig is. Zo mag je bijvoorbeeld niet discrimineren op basis van geslacht. Ook andere vormen van discriminatie zijn niet toegelaten. Vragen om zaken als ‘een blanke huidskleur’, ‘van Europese afkomst’ of ‘van jonge leeftijd’ mag bijvoorbeeld niet. De omschrijving zal neutraal moeten zijn en niet discriminerend.
Natuurlijk kan je een en ander ook gewoon uitbesteden aan een selectie- en uitzendbureau. Het is een ideale methode om jou te ontlasten. Vergeet wel niet dat je ook dan een melding moet maken bij de VDAB. Hoewel personeel aanwerven altijd kosten met zich zal meebrengen, moet je weten dat zo’n uitzendbureau natuurlijk ook extra winst maken wil. Goedkoop is het dus zeker niet.
Verplichtingen bij aanwerving van personeel
Eerder had ik het al over de verplichtingen van de Belgische werkgever. Dergelijke verplichtingen starten eigenlijk al op het moment van de aanwerving. Die verplichtingen zijn dan ook opgenomen in cao nr. 38.
In de praktijk moet de werkgever die personeel zal aanwerven (i) de kosten dragen voor examens of onderzoeken, (ii) een attest overhandigen voor de werklozencontrole en (iii) eventuele bescheiden aan de niet aangeworven sollicitant terugbezorgen. Overigens moet de werkgever ook de privacywet respecteren. Zeker indien de sollicitant ook later nog gecontacteerd zou worden voor een andere openstaande functie, is het belangrijk om vooraf toestemming te verkrijgen om zijn of haar gegevens op te mogen slaan en te mogen verwerken.
Verplichtingen en verbodsbepalingen bij de selectieprocedure
De selectieprocedure is altijd spannend. Zowel voor de werkgever als de kandidaat. Ook hier moet de werkgever zich echter aan een aantal verplichtingen en verbodsbepalingen houden. Onder andere het discriminatieverbod komt opnieuw aan bod.
Ook mag de werkgever niet zomaar vragen om originele diploma’s, getuigschriften of attesten voor te leggen. Een kopij hoort te volstaan. Eventueel kan de werkgever, zo hij zou twijfelen aan de echtheid van een kopie, vragen om het originele document mee te nemen naar het sollicitatiegesprek om het daar te bekijken en het meteen terug te bezorgen.
Ook tijdens de selectieprocedure moet de werkgever de Privacywetgeving navolgen. Vragen over het privéleven zijn principieel een taboe. Ze kunnen echter wel door de beugel indien ze relevant zouden zijn voor de aard van de job. Vragen of een dame al dan niet een kinderwens heeft, is niet relevant. Vragen of een internationale vertegenwoordiger het ziet zitten om af en toe langdurig in het buitenland te verblijven, is wel relevant. Weet overigens dat de sollicitant niet de waarheid hoeft te zeggen bij zogenoemde ongeoorloofde vragen. Een sollicitante mag dus liegen en zeggen geen kinderwens te hebben. In de praktijk bieden zo’n vragen dus geen meerwaarde, waardoor je ze maar beter achterwege laat.
Tewerkstelling van het personeelslid
Indien de werkgever het personeelslid ook effectief aanwerft, moet hij hiervan een melding maken aan de RSZ. Via de Dimona-aangifte (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke aangifte) brengt de werkgever de RSZ op de hoogte van het bestaan van de arbeidsrelatie. Zo’n aangifte dient tegenwoordig elektronisch te verlopen.
Als werkgever moet je overigens ook voldoende zorg en aandacht besteden aan het onthaal van de startende werknemer. Zeker bij jeugdige werknemers is dat het geval. Zo’n onthaal moet dan ook aan een aantal voorwaarden voldoen. Duid daarom een ervaren werknemer aan om dat onthaal te organiseren. Laat de nieuwe werkkracht ook steeds een document ondertekenen waarin hij of zij aangeeft dat hem of haar wel degelijk de nodige inlichtingen en instructies werden meegegeven.
Eerste werknemer aanwerven? Een heleboel verplichtingen …
Indien je jouw eerste werknemer aanwerven zal, kijk je tegen een heleboel verplichtingen aan. In het kader van een tijdelijke tewerkstelling is uitzendarbeid dan ook vaak interessanter. Ben je echter van plan om een personeelslid definitief in het bedrijf op te nemen? Dan sla je je er vast wel doorheen. Hieronder geef ik de voornaamste verplichtingen nog eens concreet weer.
Sluit je aan bij het sociaal secretariaat
Als werkgever zal je je nu moeten aansluiten bij een sociaal secretariaat. Zo’n aansluiting biedt een aantal voordelen. Zeker op vlak van administratie is dat het geval. Zo kan een erkend sociaal secretariaat de verplichte sociale documenten voor jou bijhouden. Extra handig! Administratie heb je immers vast al meer dan voldoende.
Sluit een verzekering af tegen arbeidsongevallen
Als werkgever moet je verplicht een verzekering aangaan tegen arbeidsongevallen. Die verzekering zal bij een arbeidsongeval de dokters- en ziekenhuiskosten vergoeden. Als werkgever schuilt er immers een zware werkgeversaansprakelijkheid op jouw schouders. Let er overigens op dat materiële en morele schade meestal niet gedekt worden. Voorkomen is dus nog steeds beter dan genezen.
Sluit je aan bij een Kinderbijslagfonds
Als werkgever moet je je binnen een termijn van negentig dagen na de aanwerving van de eerste werknemer aansluiten bij een Kinderbijslagfonds. Dat Kinderbijslagfonds zal de nodige betalingen doen. In principe ben je vrij in jouw keuze. In sommige sectoren is die vrijheid echter beperkt en zal je je bij een specifiek Kinderbijslagfonds moeten aansluiten.
Neem de rol op van preventieadviseur
In principe moet iedere werkgever beschikken over een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk. Wanneer je echter een enkele werknemer in dienst neemt, mag je ook zelf de rol van preventieadviseur vervullen.
