Bij het opstellen van facturen zijn er een aantal regels waar je rekening mee moet houden. In de praktijk levert dat vaak wel wat onduidelijkheid op. Fouten maken is uit den boze, want de fiscus zit op vinkenslag om flinke boetes op te leggen. Moet het btw-nummer op de factuur staan? Mag ik factureren zonder btw-nummer? En wat als een verkeerd btw-nummer op de factuur staat? We leggen het uit.
Moet het btw-nummer op de factuur staan?
Een factuur dient een aantal verplichte vermeldingen te bevatten, zoals het woord factuur en de gegevens van jouw onderneming. Het eigen btw-nummer hoort daarbij. Hierdoor moet het eigen btw-nummer op de factuur vermeld worden.
In principe ben je niet verplicht om de klant zijn btw-nummer op de factuur te vermelden, maar deze zal dat omwille van de btw-aftrekbaarheid wel willen. Hij loopt namelijk het risico dat de fiscus de btw-aftrek weigert, omdat zijn btw-nummer niet op de factuur is weergegeven. Hoewel hierover tegenstrijdige rechtspraak bestaat, neemt de fiscus nog vaak aan dat de factuur volledig juist moet zijn om de btw-aftrek te kunnen toepassen. De klant zal daarom vragen om een nieuwe factuur waarop het btw-nummer wel is weergegeven.
Soms moet een btw-nummer op de factuur staan
Er zijn ook uitzonderingen, namelijk als de btw wordt verlegd of als er sprake is van een levering aan het buitenland. In dergelijke gevallen moet de klant de btw voldoen en dan is het voor de fiscus cruciaal dat deze klant kan worden geïdentificeerd. Als er in dergelijke gevallen geen of een verkeerd btw-nummer op de factuur staat, kan dit ook voor de opsteller gevolgen hebben. Als er geen btw-nummer op de factuur staat, heb je bijvoorbeeld bij werken in onroerende staat onterecht geen btw berekend. De fiscus kan de btw dan navorderen en eventueel een boete en interesten innen.
Daarnaast is er nog een tweede gevolg van het ontbreken van een btw-nummer op de factuur. De klant zal namelijk niet in de btw-listing zijn terechtgekomen. Bij deze inbreuk kan de fiscus eveneens een boete opleggen. Bij buitenlandse klanten staat het btw-nummer niet op de intracommunautaire opgave. Dit levert andermaal een boete op. Leuk is natuurlijk anders, al die boetes. Omdat het een en ander digitaal moet worden doorgegeven, is het voor de fiscus veel eenvoudiger om te detecteren of er ergens een foutief btw-nummer is opgenomen. Dat maakt het voor hem eenvoudiger om de boete te innen. Vergeet daarom niet het btw-nummer op de factuur te vermelden en voorkom dat je een verkeerd btw-nummer op de factuur vermeldt.
Een verkeerd btw-nummer op de factuur van mijn leverancier: wat nu?
In principe is het de leverancier die ervoor moet zorgen dat zijn facturen juist zijn. Als hij een fout maakt, kan hij mogelijk een boete krijgen. Toch is het belangrijk om niet stil te zwijgen als je een verkeerd btw-nummer op de factuur opmerkt. Zoals eerder gezegd, kan de fiscus de aftrek namelijk verwerpen. Daarom moet je eigenlijk alle facturen die je ontvangt aan een controle onderwerpen en eventueel protesteren. Als je een verkeerd btw-nummer op de factuur opmerkt of als het gaat om een factuur zonder btw-nummer, stuur dan de factuur terug en vraag om een correcte factuur. Wacht met betalen tot je de correcte factuur hebt ontvangen, zo zet je de leverancier aan om snel actie te ondernemen.
Controle van het btw-nummer op de factuur
Bij een aankoopfactuur merk je het al snel op als er een verkeerd btw-nummer op de factuur staat. Je eigen factuur ken je wellicht wel uit het hoofd. Het kan natuurlijk ook dat een klant een verkeerd btw-nummer heeft doorgegeven of dat jij dit verkeerd hebt overgenomen. Het is aan te raden om voorafgaand aan het opstellen van de factuur het btw-nummer te controleren. Zo voorkom je dat een verkeerd btw-nummer op de factuur terechtkomt.
Voor Belgische btw-plichtige klanten kan je daarvoor de website van het KBO raadplegen. Je kan er zoeken op het btw-nummer, op het adres of op de naam van de klant. Bij Europese klanten kan je eveneens door middel van een eenvoudige controle voorkomen dat een verkeerd btw-nummer op de factuur terechtkomt. Dat doe je via de VIES-website van de Europese Commissie. Bij deze tool kan je enkel zoeken op het btw-nummer. Levert dit geen resultaten op, dan gaat het wellicht om een verkeerd btw-nummer. Neem niet zomaar het verkeerd btw-nummer op de factuur op, maar neem contact op met de klant.
Boekhouder informeert je graag
Heb je nog vragen omtrent het opstellen van facturen, bijvoorbeeld over een verkeerd btw-nummer op de factuur? Dan raden we aan om contact op te nemen met een boekhouder. Een boekhouder voert niet alleen boekingen uit, maar zal je ook helpen bij het opstellen van geldige facturen. Heb je nog geen boekhouder? Dan helpen wij jou graag aan een goede boekhouder. Vul dit formulier in en ontvang gratis en vrijblijvend offertes van drie boekhouders uit jouw regio.