In België betaal je als ondernemer btw die je kan recupereren via je btw-aangifte. Wanneer je goederen importeert uit EU-landen, wordt bovendien de btw verlegd in het buitenland. Hierop moet je in principe in België btw betalen, maar die btw kan je meteen ook opnieuw recupereren. Het kan echter ook gebeuren dat je in het buitenland goederen of diensten aanschaft waarop de btw-verleggingsregeling niet van toepassing is, bijvoorbeeld omdat je tijdens een zakenreis in het buitenland tankt. Je kan deze buitenlandse btw terugvragen.
Hoe btw in het buitenland terugvragen?
De teruggaaf van buitenlandse btw is niet mogelijk via de Belgische btw-aangifte. Hiervoor is er een speciale elektronische procedure voorzien. Je gebruikt hiervoor de digitale tool Intervat-VatRefund. Aanvragen die via deze tool worden ingediend, worden door de FOD Financiën doorgegeven aan de fiscus van de lidstaat waar je de btw betaalde. Het is de buitenlandse fiscus die zal oordelen of je al dan niet recht hebt op de teruggaaf van de buitenlandse btw. Hierbij voert de buitenlandse fiscus verschillende controles uit. Eventueel contacteert de buitenlandse fiscus je om extra inlichtingen te vergaren. Binnen ongeveer vier maanden zal de buitenlandse fiscus een beslissing nemen.
Voorwaarden voor terugvragen buitenlandse btw
Je kan niet zomaar btw terugvragen in het buitenland. Er moet immers aan een aantal voorwaarden zijn voldaan. Zo mag je bijvoorbeeld niet als btw-plichtige geregistreerd zijn in het derde land en moet je natuurlijk de goederen of diensten gekocht hebben voor je btw-belastbare economische activiteit. Daarnaast gelden ook volgende vereisten:
- Je moet beschikken over een aankoopfactuur waarop alle verplichte vermeldingen zijn opgenomen, inclusief het Belgisch btw-nummer;
- Je moet recht op btw-aftrek hebben in België;
- Het bedrag van de buitenlandse btw moet minimaal 50 euro bedragen.
Laat er geen twijfel over bestaan dat de buitenlandse fiscus aanvragen tot in de kleinste details bestudeert. Zelfs de kleinste onregelmatigheid, zoals het niet-vermelden van het adres op de aankoopfactuur, kan al in een weigering resulteren.
Regels verschillen van land tot land
Lang niet alle uitgaven zijn integraal aftrekbaar voor de btw. Hierbij moet dan ook rekening worden gehouden met de fiscale regels van het derde land. In de meeste lidstaten is de btw-aftrekbaarheid van autokosten bijvoorbeeld beperkt, net zoals bij restaurant- of hotelkosten. En zo kunnen er nog wel meer uitzonderingen van toepassing zijn.
Wanneer terugvragen btw in buitenland?
Het terugvorderen van de buitenlandse btw moet tijdig gebeuren. De deadline waarop je de buitenlandse btw moet terugvragen, ligt op 30 september van het jaar dat volgt op de factuurdatum. Voor buitenlandse facturen in 2020 heb je met andere woorden tot 30 september 2021 de tijd om een verzoek tot teruggaaf van buitenlandse btw in te dienen. Laattijdige verzoeken tot teruggaaf van buitenlandse btw worden altijd geweigerd.
Terugvragen buitenlandse btw te ingewikkeld?
Omdat het vaak gaat om beperkte bedragen en omdat buitenlandse btw terugvragen een omslachtig en administratief proces behelst, ondernemen veel ondernemers geen actie. Er zijn echter bedrijven die voor jou de buitenlandse btw terugvragen in ruil voor een commissie. VATit is veruit de bekendste en veel bedrijven hebben reeds een koppeling voorzien om het terugvragen van buitenlandse btw te ‘automatiseren’. Wanneer je met andere woorden een tankkaart gebruikt die ook in het buitenland geldig is, kan het goed zijn dat de aanbieder zo’n automatische terugvorderingsmogelijkheden aanbiedt. Vergeet dus zeker niet om even te informeren.
