Een creditnota kan je het best omschrijven als een negatieve factuur met daarop een kwijtschelding ten opzichte van de originele factuur. Een creditnota maken kan bijvoorbeeld nodig zijn om een factuur te corrigeren of om alsnog een korting toe te kennen. Net zoals bij een factuur moeten er verplicht een aantal vermeldingen op de creditnota staan.
Wat is een creditnota?
Een creditnota is een document dat op een factuur lijkt. Het omvat een betalingsverbintenis van de leverancier naar de klant in plaats van omgekeerd. Daarom wordt het ook wel eens een creditfactuur genoemd. Omdat een creditnota een factuur compenseert, lijken deze documenten dan ook sterk op elkaar. Een creditnota wordt eveneens gebruikt om het btw-bedrag te corrigeren. Ook de btw-administratie legt eisen op ten aanzien van de creditnota.
Hoe maak je een creditnota?
Een creditnota maken is niet moeilijk. Je kan een creditnota maken in Excel of je kan een creditnota maken met behulp van een facturatieprogramma. Het belangrijkste is dat de creditnota de verplichte vermeldingen bevat.
Verplichte vermeldingen op de creditnota
De creditnota dient steeds aan te geven dat het om een creditnota gaat en niet om een factuur. Daarom moet een creditnota ook het woord creditnota bevatten. Daarnaast moet de creditnota verwijzen naar de factuur die wordt gecorrigeerd. Vermeld zowel het factuurnummer als de factuurdatum op de creditnota. Ook moeten creditnota’s een eigen volgnummer hebben dat niet verderloopt op dat van de facturen.
Voorts moet een creditnota net dezelfde vermeldingen bevatten als een factuur. Het gaat dan om de bekende basisvermeldingen, zoals de naam van de leverancier, van de klant, het bedrag excl. btw, de aangerekende btw, het btw-percentage enzovoort. Op de website van UNIZO kan je deze vermeldingen terugvinden.
Zorg er ten slotte voor dat de creditnota steeds de volgende zinsnede bevat: “btw terug te storten aan de staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.” Wanneer je deze vermelding vergeet, zal de administratie bij een controle de btw-correctie weigeren. Uiteraard dien je ook een kopie van de creditnota aan de klant te bezorgen.
Hoe maak ik een creditnota?
Buiten de verplichte vermeldingen zijn er maar weinig eisen ten aanzien van de creditnota. Zo kan je perfect met pen en papier een creditnota maken, maar je kan ook een creditnota maken in Excel. Het is dan wel belangrijk dat de klant de creditnota nadien niet meer kan aanpassen. Daarom sla je het steeds op in pdf-formaat. Een creditnota maken is echter het eenvoudigst via een factuur- of boekhoudprogramma. Deze software is aangepast aan de Belgische wetgeving en zo ben je zeker dat de juiste vermeldingen op de creditnota staan. Bij een koppeling met een boekhoudprogramma wordt de creditnota ook meteen correct in de boekhouding verwerkt en zal ook de btw-aangifte meteen kloppen. Billit en Silvasoft zijn voorbeelden van goede factuurprogramma’s waarmee een creditnota maken mogelijk is.
Creditnota in de boekhouding verwerken
Nadat je een creditnota hebt gemaakt of hebt ontvangen, moet je deze ook correct in je boekhouding verwerken. Bovendien heeft het ook gevolgen voor de btw-aangifte, op voorwaarde dat de creditnota aan de eisen van de btw-administratie voldoet.
Uitgaande creditnota boeken
Een verzonden creditnota wordt op dezelfde manier in de boekhouding verwerkt als een factuur, maar dan wel als een negatieve factuur. Hierbij zal het resultaat worden verminderd. Enkel voor de btw zijn de gevolgen anders. Zo dien je het bedrag (excl. btw) van de creditnota in vak 49 te noteren en de terugvorderbare btw in vak 64.
Boeking creditnota aankoop
De redenering is hierbij net hetzelfde. Een ontvangen creditnota verwerk je als een negatieve aankoopfactuur in je boekhouding. Voor de btw dien je het bedrag van de creditnota (excl. btw) in mindering te brengen van het bedrag dat je naargelang de situatie in de vakken 81, 82 of 83 had aangegeven. Het btw-bedrag van de creditnota noteer je dan weer in het vak 63. Het vak 59 blijft met andere woorden onaangeroerd.
Boekhouder als eerste aanspreekpunt
Hoe een creditnota maken of een uitgaande creditnota boeken? De boekhouder is het eerste aanspreekpunt bij dergelijke vragen en kan bovendien een aantal taken uit handen nemen. Als je nog geen boekhouder hebt, helpen wij je graag bij het vinden van een goede boekhouder. Op deze pagina kan je je gegevens achterlaten en vervolgens ontvang je vrijblijvend en gratis drie offertes van boekhouders. Indien nodig nemen we eerst even contact met je op om je wensen in kaart te brengen.