Wanneer je het met de klant eens bent over de prijs en het aantal, dan vullen jullie samen de bestelbon in. Dat doe je uiteraard omdat de klant het aangekochte goed nog niet meteen kan meenemen, bijvoorbeeld omdat het nog niet beschikbaar is, omdat het om een dienst gaat of omdat het te omvangrijk is. Wanneer er bovendien sprake is van een voorschot, zal je als verkoper verplicht zo’n bestelbon op moeten maken. Hoe dan ook is het belangrijk om bij de opmaak van de bestelbon rekening te houden met volgende (verplichte) vermeldingen.
Verplichte vermeldingen op iedere bestelbon
In de eerste plaats zal de bestelbon natuurlijk de identificatiegegevens van de verkoper dienen te bevatten. Het gaat om de naam, het adres en het ondernemingsnummer. Hiernaast dient de bestelbon voorzien te zijn van de datum van de bon en het ordernummer, de omschrijving van het bestelde product of de dienst, de eenheidsprijs, de hoeveelheid en de totale prijs.
Het is eveneens belangrijk om rekening te houden met allerhande financiële en fiscaal verplichte vermeldingen. Denk maar aan het toepasselijke btw-tarief, het bedrag van het voorschot en het nog te vereffenen bedrag.
Tot slot neem je op de bestelbon verplicht de leveringsdatum of de leveringstermijn op en voorzie je het van jouw handtekening. Idealiter vraag je ook de koper om een en ander te ondertekenen.
Verplichte vermeldingen voor vennootschappen
Indien de verkoper een vennootschap is, moet er rekening gehouden worden met enkele specifieke bepalingen. Zo zullen de naam van de vennootschap, de rechtsvorm, het ondernemingsnummer en de aanduiding van de zetel van de vennootschap steeds aanwezig dienen te zijn.
Bij een vennootschap opgericht voor 1 juli 2003 moet je steeds ‘RPR’ opnemen in combinatie met de vermelding van de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap haar zetel heeft. Indien de vennootschap in vereffening is, geef je ook dat aan op de bestelbon.
Verplichte vermeldingen bij verkoop aan consumenten
Bij verkoop aan consumenten gelden er heel wat extra verplichte vermeldingen. De belangrijkste vermeldingen zijn de garantiebepalingen. Denk aan de verplichte vermelding van de duur van de garantie, het geografisch toepassingsgebied en de naam en het adres van de garantiegever. Het gaat over het algemeen over een garantietermijn van twee jaar, hoewel de verkoper in sommige gevallen die garantietermijn conventioneel kan beperken (bv. bij tweedehandsgoederen).
Eventuele andere (verplichte) vermeldingen
Naast bovenstaande verplichte vermeldingen is het steeds aangeraden om ook de algemene voorwaarden op te nemen op de achterzijde van de bestelbon. Enkel op die manier kunnen gegronde afspraken gemaakt worden tussen de partijen. Inzake het consumentenrecht laat je je best bijstaan door een juridisch specialist.
Vergeet bovendien ook niet om rekening te houden met eventuele andere specifieke wettelijke bepalingen die opgelegd worden bij bepaalde transacties. Dat is bijvoorbeeld het geval bij de verkoop van nieuwe voertuigen waar ook allerhande specifieke bepalingen dienen opgenomen te worden.
