In de meeste gevallen ben je als starter gewoon btw-plichtig. Dat wil zeggen dat je btw moet aanrekenen, een periodieke btw-aangifte moet doen en dat je de verschuldigde btw aan de btw-administratie moet doorstorten. Daarnaast moet je ook een jaarlijkse klantenlisting indienen, ook wel de jaarlijkse btw-listing genoemd. Ten slotte is het belangrijk om te weten dat er specifieke uitzonderingen gelden voor starters en dat je in sommige gevallen ook mag opteren voor de forfaitaire btw-regeling of de btw-vrijstelling. Hieronder heb ik het eerst en vooral over de basisregels om nadien deze uitzonderingen te behandelen.
Verplicht om btw aan te rekenen
Wanneer je niet onder de btw-vrijstelling valt, moet je op je facturen btw aanrekenen. Het btw-tarief is daarbij afhankelijk van het verhandelde goed. Voor een verkochte computer gaat het bijvoorbeeld om 21% btw, terwijl je voor boeken slechts 6% btw hoeft aan te rekenen. Zowel aan Belgische particulieren als aan consumenten dien je btw aan te rekenen. Je hoeft echter geen btw aan te rekenen aan een buitenlandse firma in Europa. Deze buitenlandse firma dient dan zelf de btw te berekenen en in eigen land aan te geven.
De periodieke btw-aangifte als starter
Via de periodieke btw-aangifte breng je de overheid op de hoogte van het btw-bedrag van de uitgaande handelingen en van het btw-bedrag van de inkomende handelingen. Je zal de periodieke btw-aangifte als starter meestal om de drie maanden moeten aangeven. Enkel in sommige sectoren (bv. verkoop van computers en toestellen voor mobiele telefonie met een omzetcijfer van meer dan 250.000 euro) of eenmaal je de absolute omzetgrens van 2.500.000 euro overschrijdt, moet je de periodieke btw-aangifte maandelijks indienen.
Btw doorstorten of terugkrijgen
Op basis van de periodieke btw-aangifte en het verschil tussen de ontvangen btw en de betaalde btw, bepaal je hoeveel je aan de btw-administratie moet doorstorten. Indien je als starter veel investeringen doet, is het mogelijk dat je recht hebt op een btw-teruggave. Je moet dan wel uitdrukkelijk om de teruggave vragen en een voldoende groot creditsaldo hebben.
Normaal duurt het al snel zo’n zes maand vooraleer je de btw terugkrijgt, maar recent werd er een spoedregeling voorzien voor starters. Gedurende de eerste 24 maanden na het starten van de zelfstandige activiteit heb je hierdoor recht op een versnelde btw-teruggave. In de praktijk zal je binnen één tot twee maanden al een terugbetaling ontvangen.
Indienen van de jaarlijkse klantenlisting
Als btw-plichtige ben je ook verplicht om een jaarlijkse klantenlisting of de jaarlijkse btw-listing in te dienen. Het gaat om een jaarlijks op te stellen lijst met klanten die over een Belgisch btw-nummer beschikken en aan wie je goederen of diensten leverde tijdens het vorige kalenderjaar. Enkel indien het totaalbedrag de grens van 250 euro excl. btw overschrijdt, moet de klant in de jaarlijkse btw-listing worden opgenomen. Dankzij de jaarlijkse klantenlisting hebben fiscale controleurs meer gegevens voorhanden tijdens het uitvoeren van een fiscale controle.
Uitzonderingen en vrijstellingen
De meeste starters opereren onder bovenstaande algemene regels. Er zijn echter ook verschillende uitzonderingen van toepassing die voornamelijk in een eenvoudigere btw-administratie resulteren. Als starter dien je dan ook na te gaan of je al dan niet onder deze uitzonderingsgronden kan opereren en of ze wel interessant zijn.
Btw-vrijstellingsregeling
Wanneer de te verwachten omzet minder dan 25.000 euro per jaar bedraagt, kan je de btw-vrijstellingsregeling aanvragen. Je hoeft dan geen btw aan te rekenen, geen btw-aangifte te doen en geen jaarlijkse btw-listing in te dienen. Je kan echter ook geen btw recupereren. De btw-vrijstellingsregeling is in de praktijk dus vooral interessant voor wie vooral verkoopt aan consumenten en weinig investeringen doet.
Forfaitaire btw-regeling
Voor sommige sectoren wordt de btw niet berekend op basis van de werkelijke facturen maar forfaitair, bijvoorbeeld op basis van het aantal gepresteerde uren of op basis van de aankopen. Er is dan een vaststaand statistisch verband aanwezig tussen de aankopen en de btw-belastbare inkomsten, wat ook verklaart waarom niet elke onderneming onder de forfaitaire btw-regeling kan vallen.
Onder andere apothekers, exploitanten van frietkramen en foornijveraars vallen onder de forfaitaire btw-regeling indien ze aan een aantal voorwaarden voldoen (omzet van minder dan 750.000 euro en voor max. 25% van de omzet verplicht om facturen uit te reiken). Indien er aan de voorwaarden is voldaan, mag men de btw forfaitair berekenen. Voor elke sector gelden andere regels. Voor bakkers houdt men bij de berekening bijvoorbeeld rekening met de hoeveelheid gekochte bloem, terwijl men bij exploitanten van frietkramen vertrekt van het ingekocht aantal kilogram aardappelen.
