In principe is de wetgever duidelijk: de kosten die je maakt voor jouw beroep, zijn aftrekbaar in de directe belastingen. Toch maakt de wetgever het ook zelf een stuk ingewikkelder. Soms is de aftrekbaarheid bijvoorbeeld beperkt en andere kosten worden door de fiscus dan weer steevast naar de prullenmand verwezen. Onderstaand overzicht helpt jou echter om door de bomen het bos opnieuw te zien. Maar eerst nog even de algemene regel opfrissen.
Opgelet: onderstaande basisregels gelden enkel voor de aftrekbaarbaarheid bij eenmanszaken. Voor vennootschappen gelden andere regels.
Algemene regel: de vereisten
In principe zijn alle kosten aftrekbaar indien ze gedaan worden om inkomsten te verwerven. Ook reeds bestaande kosten kunnen dus ineens aftrekbaar worden. Wel zal je die kosten moeten bewijzen en moet je ze betalen in hetzelfde jaar waarin je ze aftrekt van de directe belastingen.
Overigens zijn die kosten lang niet altijd integraal aftrekbaar. Dat is bijvoorbeeld het geval indien de wetgever beperkingen voorziet (bv. op restaurantkosten) of indien de uitgave zowel privé als beroepsmatig gebeurde. Belangrijk is natuurlijk dat je de kosten voldoende kan bewijzen.
Kosten voor bedrijfsvoering
Alle kosten die je maakt om jouw onderneming te laten bollen, zijn met andere woorden aftrekbaar. Denk bijvoorbeeld aan de aankoop van software, omslagen of printpapier. Indien je die kosten echter ook gedeeltelijk privé maakt, bijvoorbeeld omdat je de fotosoftware ook voor jouw hobby gebruikt, zal je de kosten procentueel moeten opsplitsen. Hieronder volgen een aantal bijzondere gevallen en voorbeelden die een extra woordje uitleg verdienen.
Kosten van boekhouder
Alle kosten die je verricht voor het voeren van een boekhouding, zijn volledig aftrekbaar in de directe belastingen. Ook voor boekhoudsoftware of voor online boekhoudabonnementen is dat het geval. Schakel je een accountant in om een bepaalde opportuniteit voor jou te onderzoeken? Dan zijn ook deze incidentele kosten gewoon integraal aftrekbaar.
Tip: een boekhouder is een echte expert in het inbrengen van kosten en houdt ook rekening met andere zaken, zoals de investeringsaftrek. Hierdoor is het altijd aangeraden om een beroep te doen op een boekhouder. Als je nog geen boekhouder hebt, helpen wij je graag om er een te vinden. Wij brengen je gratis in contact met drie boekhouders. Daarvoor rekenen we op een netwerk van meer dan 100 boekhouders in België. Het enige wat je daarvoor hoeft te doen, is je gegevens achter te laten via dit formulier.
Betaalde sociale bijdragen
De sociale bijdragen die je ieder kwartaal moet betalen, zijn volledig aftrekbaar. Wel is het zo dat die sociale bijdragen steeds een raming betreffen. Hierdoor zal je mogelijks later een terugbetaling verkrijgen. Is dat het geval? Dan zal je die terugbetaling als inkomst moeten boeken, waardoor dat wel belast wordt.
Overigens zijn ook andere uitgaven voor jouw sociaal verzekeringsfonds aftrekbaar. Denk bijvoorbeeld aan werkingskosten, de kosten voor het vrijwillig intekenen in een VAPZ of de premies voor een verzekering gewaarborgd inkomen.
Autokosten aftrekbaar in de directe belastingen
In het fiscaal recht vormt de wagen een bijzonder instrument. Zo zijn brandstofkosten bijvoorbeeld slechts voor 75% aftrekbaar en geldt er een beperking tot 0,15 euro per kilometer. De beperking van 75% geldt overigens voor het merendeel van de autokosten (verkeersbelasting, onderhouds- en herstellingskosten, carwash …).
Sommige kosten zijn echter alsnog 100% aftrekbaar in de directe belastingen. Dat is bijvoorbeeld het geval voor de interesten van een autolening, autokosten met betrekking tot bestelwagens en de kosten van een motor.
Beroepsmatige verplaatsingen
Niet alle zelfstandigen verplaatsen zich per wagen. Ook verplaatsingen per openbaar vervoer zijn aftrekbaar in de directe belastingen. Ook hier is het echter wel belangrijk om het beroepsmatig karakter van de verplaatsing te bewijzen. De 75%-regel is hier niet van toepassing.
Intresten op leningen
Indien je een lening aangaat om een wagen, kantoor of machine aan te kopen, zijn de intresten ervan fiscaal aftrekbaar. Het terug te betalen kapitaal is echter niet aftrekbaar in de directe belastingen maar wordt afgeschreven. Lenen is op fiscaal vlak dus niet zo interessant, zeker indien het belastingkrediet maximaal kan ingezet worden.
Personeelskosten
In een eenmanszaak kan je jezelf geen loon toekennen. In tegenstelling tot wat de benaming doet vermoeden, kan je echter ook personeel in dienst nemen. Die personeelskosten zijn dan gewoon aftrekbaar in de directe belastingen.
Kosten thuiskantoor
Heb je jouw computer thuis staan en gebruik je die bedrijfsmatig? Dan kan je ook de kosten van het thuiskantoor fiscaal inbrengen. De kosten verbonden aan de eigen woning kan je dan ook verhoudingsgewijs aftrekken. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor energie, water, gas, internet, etc.
Hiervoor neemt men meestal een verhouding van de professioneel gebruikte oppervlakte ten opzichte van de totale oppervlakte van de woning. Eveneens wordt dat percentage ook toegepast op de gemene delen: het sanitair zal je bijvoorbeeld zowel privé als beroepsmatig gebruiken. Staat jouw professionele boekencollectie in een boekenkast in de woonkamer? Dan is ook dat gedeeltelijk beroepsmatig.
Alle kosten kunnen aan de hand van het bekomen percentage in de directe belastingen afgetrokken worden, zelfs de met het vastgoed verbonden belastingen zoals de onroerende voorheffing. In sommige gevallen kan je uiteraard ook een hoger percentage hanteren. Dat is bijvoorbeeld het geval indien de internetaansluiting voornamelijk beroepsmatig wordt gebruikt. Natuurlijk zal je wel een en ander moeten kunnen verantwoorden.
Kies je voor professionele huisvesting? Dan zijn de hierboven aangehaalde kosten uiteraard integraal aftrekbaar of afschrijfbaar.
Opgelet: gaat het om een huurwoning? Let dan altijd goed op en vraag toestemming aan de verhuurder. Vaak zal je de huurwoning immers niet beroepsmatig mogen gebruiken, gelet op de fiscale gevolgen voor de verhuurder. In dat geval laat je de kosten voor het thuiskantoor maar beter achterwege.
Opgelet²: Kies je ervoor om de eigen woning gedeeltelijk af te schrijven? Dan zal je ook gedeeltelijk belast worden op een meerwaarde bij de latere verkoop. Maak dan ook steeds een weloverwogen keuze.
Restaurantkosten
Maaltijden die opgediend worden in een restaurant, zijn aftrekbaar in de directe belastingen. Ook de dranken die erbij aangeboden worden, vallen daaronder. Wel is het zo dat de aftrekbaarheid van die kosten beperkt is tot 69% (50% bij andere representatiekosten). Overigens zal je moeten aantonen dat het gaat om beroepskosten: liefst betaal je met de eigen bankkaart en bovendien noteer je best even met wie én waarom je er ging eten.
Er gelden overigens uitzonderingen op dit principe van beperkte aftrekbaarheid. Dat is bijvoorbeeld het geval indien de restaurantkosten worden gemaakt voor het personeel dat meer dan vijf uur op verplaatsing werkt of indien het gaat om het collectief aanbieden van drank aan de personeelsleden (100% aftrekbaar).
Relatiegeschenken
Ook voor relatiegeschenken geldt een beperking op de aftrekbaarheid in de directe belastingen. Relatiegeschenken zijn hierbij slechts voor 50% aftrekbaar. Het kan zowel gaan om periodieke (bv. jaarlijks kerstpakket) als toevallige geschenken (bv. ter gelegenheid van de tiende verjaardag van een onderneming) aan zakenrelaties. In sommige gevallen vervalt die beperking van 50%. Dat is bijvoorbeeld het geval indien het relatiegeschenk ook een logo of een andere vorm van publiciteit bevat. Vergeet het dan wel niet te boeken onder de noemer publiciteitskosten (zie hieronder).
Publiciteitskosten
Publiciteitskosten zijn steeds 100% aftrekbaar en vallen onder marketingkosten. Belangrijk is natuurlijk wel dat het publicitair karakter van de kost wordt aangetoond. Gaat het bijvoorbeeld om bedrukte balpennen? Neem dan een foto van een van de balpennen: op die manier kan de fiscus het publicitair karakter ervan niet meer betwisten en bijvoorbeeld stellen dat het om relatiegeschenken ging.
Er vallen overigens nog een groot aantal andere kosten onder de noemer publiciteitskosten. Denk onder andere aan de sponsoring van een evenement waarbij jouw logo op de onderlegger verschijnt. Vergeet ook dan geen foto te nemen van de verkregen publiciteit.
Tip: Bekijk zeker even deze traditionele technieken om jouw onderneming te promoten.
Onthaalkosten
Onthaalkosten zijn de kosten die je maakt voor het ontvangen van derden (klanten, leveranciers of zakenrelaties). Die onthaalkosten zijn voor 50% aftrekbaar in de directe belastingen.
Opleidingen
Opleidingen zijn aftrekbaar indien ze een duidelijk verband houden met het huidig beroep. Het maakt hierbij niet uit of het al dan niet gaat om een erkende opleidingsinstelling. Gaat het om een hobby-opleiding of eerder om een opleiding voor een toekomstig nieuw beroep? Dan is de opleiding niet aftrekbaar in de directe belastingen.
Werkkledij is bij uitzondering aftrekbaar
In principe is werkkleding niet aftrekbaar in de directe belastingen. Echter bestaan er twee uitzonderingen op dit principe.
In de eerste plaats kunnen de kosten voor de werkkleding ook geboekt worden als publiciteitskost. In dat geval zal de kleding wel een duidelijk en herkenbaar logo moeten bevatten. Het maakt hierbij niet uit of je de kleding eerst aankoopt en nadien door een andere partij laat bedrukken of een rechtstreekse bestelling plaatst bij een leverancier van bedrukte promokleding. Belangrijker zijn de bewijsstukken.
Een andere uitzondering vinden we bij de verplicht te dragen kledingstukken. Denk bijvoorbeeld aan uniformen en veiligheidskleding. Een advocaat zal echter niet zomaar zijn pak als kost kunnen inboeken. Een garagist die zijn werkoutfit wenst in te boeken, zal minder snel door de fiscus teruggefloten worden. De praktische omstandigheden spelen met andere woorden een belangrijke rol. Overigens heeft die laatste man ook een gegronde reden om de kosten van de was gedeeltelijk af te trekken. Niet overdrijven is en blijft hier echter de boodschap.
Aftrekbare belastingen
Ook de betaalde belastingen zijn niet aftrekbaar, hoewel ze verband houden met de beroepsinkomsten. Toch is ook dit geen algemene regel. Onder andere de gemeentebelastingen, provinciebelastingen en de onroerende voorheffing kan je gewoon aftrekken in de winstbelasting.
Sommige boetes zijn aftrekbaar
Hoewel het principe luidt dat boetes niet aftrekbaar zijn in de directe belastingen, bestaan er ook hier uitzonderingen op die regel. Dat is bijvoorbeeld het geval indien het gaat om een proportionele BTW-boete (100% aftrekbaar). Vaste BTW-boetes zijn daarentegen niet aftrekbaar in de winstbelasting.
