Vrijwilligers vullen een belangrijke rol in onze samenleving in. Vaak omdat zij door ngo’s en vzw’s worden ingeschakeld om belangrijke taken of activiteiten uit te voeren, gaande van het verstrekken van onderwijs tot sport en welzijn. Werken met vrijwilligers is dankzij de beperkte vergoeding voor vrijwilligers heel voordelig, maar het kent ook een aantal administratieve verplichtingen. Hieronder zijn de basisregels voor werken met vrijwilligers weergegeven.
Werken met vrijwilligers: voor wie, door wie?
Vooraleer we spreken van vrijwilligerswerk moet er aan een aantal voorwaarden voldaan zijn. Zo moet de vrijwilliger werken zonder bezoldiging (een onkostenvergoeding voor vrijwilligers is wel mogelijk), moet het gaan om vrijwillige inzet (dus geen stage of gemeenschapsdienst), kaderend buiten de normale werkcontext en moet het gaan om werk binnen een organisatie zonder winstoogmerk. Dit impliceert ook dat het niet mag gaan om taakjes in privé- of familieverband. In principe kan iedereen vanaf de leeftijd van zestien jaar vrijwilliger worden.
Noot: De wetgever verbiedt vrijwilligers niet om te werken in organisaties die wel winst nastreven. Ook zij kunnen dus werken met vrijwilligers. Wel zijn de in dit artikel aangegeven regels dan niet van toepassing en geniet de vrijwilliger niet de bescherming van de Vrijwilligerswet.
Uitzonderingen
Voor zij die een uitkering, een leefloon, een ziektevergoeding of een invaliditeitsvergoeding krijgen, is het wel belangrijk om dat te melden aan de betrokken dienst en een en ander na te gaan. Zo kan de RVA bijvoorbeeld het vrijwilligerswerk weigeren, waarna de vrijwilliger de activiteiten meteen stop moet zetten.
Voor ambtenaren (behalve onderwijspersoneel) is het verder verplicht om eerst toestemming te verkrijgen. Verder moet het vrijwilligerswerk los staan van de werkcontext: wie reeds werkt in een vzw, kan er niet naast de uren ook nog even als vrijwilliger aan de slag gaan. Ook kan je niet in de ene onderneming een betaalde taak uitoefenen en in een andere vzw diezelfde taak als vrijwilliger uitvoeren.
Vergoeding vrijwilligers: geen bezoldiging, wel reiskostenvergoeding voor vrijwilligers
In dit geval spreken we niet van loon of bezoldiging maar van een onkostenvergoeding voor vrijwilligers. Het moet dus gaan om een terugbetaling van de gemaakte kosten door de organisatie. Omdat het bewijzen daarvan niet eenvoudig is, moet men tot bepaalde grenzen geen bewijs leveren. Meestal legt men de vergoeding voor vrijwilligers dan ook forfaitair vast op deze grenzen, hoewel dat geen afbreuk doet aan de mogelijkheid om een reële vergoeding aan vrijwilligers toe te kennen.
Forfaitaire onkostenvergoeding voor vrijwilligers
Voor de inkomsten van 2019, aanslagjaar 2020, gaat het om een maximale onkostenvergoeding voor vrijwilligers ten bedrage van € 34,71 per dag. Bovendien geldt er eveneens een maximale onkostenvergoeding voor vrijwilligers van € 1.388,40 per jaar voor al het vrijwilligerswerk van de desbetreffende vrijwilliger.
Opgelet: Voor bepaalde categorieën vrijwilligers zijn hogere onkostenvergoedingen mogelijk. Dit is onder andere het geval voor sporttrainers en seingevers bij sportwedstrijden.
Kilometervergoeding voor vrijwilligers
Naast de onkostenvergoeding voor vrijwilligers kan je eveneens de vervoerskosten terugbetalen. Tot 30 juni 2019 geldt er een maximale kilometervergoeding voor vrijwilligers van € 0,3573/km. Het gaat in dit geval om de kilometervergoeding voor vrijwilligers die zich met een eigen auto of motorvoertuig verplaatsen. De kilometervergoeding voor vrijwilligers die zich per fiets verplaatsen, bedraagt daarentegen € 0,23/km. De wetgever heeft bovendien een maximale kilometervergoeding voor vrijwilligers vastgesteld ten belope van 2.000 km per jaar (€ 714,60 voor motorvoertuigen en € 460,- voor fietsers). Wie met het openbaar vervoer komt, kan het volledige bedrag laten terugbetalen.
Indien de hierboven aangehaalde grenzen niet worden overschreden, zijn zowel de onkostenvergoeding voor vrijwilligers als de kilometervergoeding voor vrijwilligers vrijgesteld van belastingen.
Verzekering vrijwilligers: gratis tot 100 mandagen
Alle vrijwilligersorganisaties kunnen een verzekering voor vrijwilligers aanvragen en zogenoemde gestructureerde vrijwilligersorganisatie zijn er zelfs toe verplicht. Het voordeel is wel dat de Vlaamse verzekering vrijwilligers volledig gratis is. Het dekt bovendien niet alleen de lichamelijke ongevallen van de vrijwilliger maar ook de buitencontractuele en de burgerrechtelijke aansprakelijkheid. Tot slot bevat het eveneens een luik rechtsbijstand.
Aan de gratis verzekering vrijwilligers zijn wel een aantal voorwaarden verbonden. Zo kan je maximaal 100 mandagen verzekeren, mag je geen publiek rechtspersoon zijn, geen bijzondere overheidsinvloed ervaren en moet je over een erkenningsnummer beschikken (aan te vragen bij het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk). Tot slot dien je, minimaal drie dagen op voorhand, de activiteiten door te geven aan Belfius dat de gratis verzekering vrijwilligers verzorgt.
Gaat het om een organisatie met een maatschappelijke zetel in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest? Dan kan men eveneens beroep doen op de gratis verzekering voor vrijwilligers, maar moet men de aangehaalde erkenning wel aanvragen bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Overigens dekt de verplichte verzekering voor vrijwilligers niet de strafrechtelijke aansprakelijkheid, waarvoor de vrijwilliger zelf persoonlijk aansprakelijk blijft.
Geen verplichte verzekering vrijwilligers? Familiale BA als oplossing bij werken met vrijwilligers
Voor sommige organisaties, met name bij losse of onafhankelijke feitelijke verenigingen zonder personeel, is een verzekering voor vrijwilligers niet verplicht. In zo’n geval is het voor de vrijwilliger aangewezen om zelf een verzekering BA familiale af te sluiten.
Andere verplichtingen bij werken met vrijwilligers: wetgeving
Werken met vrijwilligers is niet geheel vrijblijvend. De verzekeringsplicht is daar een voorbeeld van. Hiernaast rust er op de organisatie ook een informatieplicht. Zo moet de organisatie de vrijwilliger informeren over de doelstelling van de organisatie, het al dan niet afsluiten van een verzekering voor vrijwilligers, het al dan niet toekennen van kostenvergoedingen en het feit dat de vrijwilliger gehouden is tot een geheimhoudingsplicht. Vaak worden deze bepalingen in een overeenkomst gegoten, maar in theorie moet dit niet. Het volstaat bijvoorbeeld ook om de informatie duidelijk uit te hangen in de kantine.
Verder impliceert werken met vrijwilligers natuurlijk ook het garanderen van een veilige en gezonde werkplek (met inbegrip van hygiëne), het nemen van veiligheidsmaatregelen, het respecteren van het verbod op nachtarbeid en een aantal andere verplichtingen die ook ten aanzien van werknemers gelden. Ook algemene verbodsbepalingen, zoals het verbod op discriminatie, zijn uiteraard gewoon van toepassing.
Hoe werven van vrijwilligers?
Werken met vrijwilligers impliceert eerst het werven van vrijwilligers. Bij grote organisaties is de toestroom van vrijwilligers vaak immens en zijn er heuse wachtlijsten. Als kleine organisatie is het werven van vrijwilligers vaak een stuk moeilijker.
Er bestaan echter een aantal manieren om het werven van vrijwilligers makkelijker te maken. Meestal moet het werven van vrijwilligers op lokaal niveau gebeuren. Denk aan een zoekertje in de streekkrant, het werven van vrijwilligers via sociale media of het aankloppen bij andere lokale organisaties. Tot slot kan het werven van vrijwilligers ook via de vacaturedatabank vrijwilligerswerk.be.
