Hoewel ze principieel niet verplicht zijn, laat bijna elke factuur zich vergezellen door factuurvoorwaarden. Het gaat om schriftelijke standaardclausules die eenzijdig worden opgelegd en die de commerciële relatie regelen. Het is belangrijk om de nodige aandacht te schenken aan de redactie van jouw factuurvoorwaarden, daar ze veel problemen voorkomen. Wat moet er op een factuur staan en waar moet een factuur aan voldoen? Dat bepalen is maatwerk. Maar bij het opstellen van jouw factuurvoorwaarden zorg je er wel best voor dat je onderstaande 7 tips respecteert.
Lees ook: Algemene voorwaarden opstellen: alles over de geldigheid en de clausules
# 1. Voldoe aan de wettelijke eisen factuur
In de eerste plaats worden er mogelijks een aantal wettelijke eisen aan de factuur gesteld. Vooral bij de (online) verkoop aan consumenten moet je aan een aantal informatieverplichtingen voldoen. Uiteraard moeten dergelijke bepalingen dan verplicht in de verkoopsvoorwaarden van de factuur worden opgenomen. Informeer eventueel bij een jurist om problemen te voorkomen.
Lees ook: Deze informatie moet je bij e-commerce verplicht meedelen
# 2. Voorkom conflict tussen voorwaarden factuur
Indien jij verkoopsvoorwaarden op de factuur vermeldt maar de tegenpartij met inkoopvoorwaarden werkt, kan dat voor problemen zorgen. Verschillende clausules kunnen immers conflicteren en juridische discussies zijn dan niet ongewoon. Daarom wordt aangeraden om zo’n battle of the forms te voorkomen en in de factuurvoorwaarden een clausule op te nemen waarin je aangeeft dat de tegenpartij verzaakt aan zijn eigen inkoopvoorwaarden. Geheel waterdicht is dat niet, dus protesteer ook steeds de voorwaarden die de tegenpartij tracht op te dringen.
| Algemene voorwaarden factuur voorbeeld: |
| “De klant geeft aan deze algemene voorwaarden onverwijld en zonder voorbehoud te aanvaarden en volledig te verzaken aan de toepassing van zijn eigen voorwaarden.” |
# 3. Algemene voorwaarden factuur: vrijblijvend karakter
Wanneer een factuur aan een bestelling voorafgaat, kan de tegenpartij het ook tegen jou gebruiken om jou zo tot nakoming te verplichten. Daarom is het belangrijk om de eigen verplichtingen via de factuurvoorwaarden te beperken en het vrijblijvend karakter te onderstrepen.
Dit kan je op verschillende manieren doen. Geef in de factuurvoorwaarden bijvoorbeeld aan dat alle aanbiedingen vrijblijvend zijn en onder voorbehoud van de aanwezige stock. Maar stipuleer in de factuurvoorwaarden ook dat bepaalde clausules geen resultaats- maar inspanningsverplichtingen zijn en dat leveringstermijnen louter ter indicatie worden weergegeven.
Vergeet in jouw factuurvoorwaarden de situatie niet te regelen waarbij je niet tijdig kan leveren en voorkom zo dat de klant maar al te snel de overeenkomst kan verbreken of zich op jouw kosten elders kan bevoorraden.
| Algemene voorwaarden factuur voorbeeld: |
| “De verkoper heeft het recht om gedeeltelijke leveringen te doen die evenveel gedeeltelijke verkopen uitmaken. De klant mag in het geval van een gedeeltelijke levering niet weigeren om gedeeltelijke betalingen uit te voeren.” |
# 4. Voorwaarden factuur en de bescherming van jouw belangen
Factuurvoorwaarden stel je voornamelijk op om jouw belangen te beschermen. Dit kan je op verschillende manieren doen. Zo kan je in de factuurvoorwaarden een eigendomsvoorbehoud opnemen. Dan wordt de eigendom van het verkochte goed pas overgedragen na ontvangst van al wat de klant verschuldigd is. Vergeet dan wel niet om in jouw factuurvoorwaarden concreet aan te halen dat het risico wél al bij de levering overgaat. Zo kan je veel problemen voorkomen.
| Algemene voorwaarden factuur voorbeeld: |
| “De eigendomsoverdracht zal geschieden nadat de klant de volledige factuur betaalde, met inbegrip van de overeengekomen prijs, de afgesproken kosten, eventuele schadevergoedingen en eventuele interesten. Echter zal het risico op verlies, beschadiging en diefstal worden overgedragen op het moment van de levering van het verkochte goed.” |
Uiteraard zijn er nog talloze andere clausules die je maar beter in jouw factuurvoorwaarden opneemt. Zo kan je in de factuurvoorwaarden jezelf het recht toekennen om de overeenkomst te ontbinden indien de klant een factuur laattijdig betaalde, terwijl je niet automatisch afstand hoeft te doen van eventuele schadevergoedingen.
Lees ook: Hoe kan je openstaande consumentenschulden innen?
Minstens even belangrijk is het preventief regelen van dergelijke probleemsituaties door forfaitaire schadevergoedingen en intrestbedingen in de factuurvoorwaarden op te nemen.
| Algemene voorwaarden factuur voorbeeld: |
| “Bij gehele of gedeeltelijke niet-betaling van een factuur op de weergegeven vervaldag is de klant, zonder ingebrekestelling en van rechtswege, verschuldigd:
– Een verwijlintrest van 5% voor elke begonnen maand; – Een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het onbetaalde factuurbedrag, met een minimum van 75 EUR; En dit zonder het recht van de verkoper om een hogere schadevergoeding te vorderen, mits bewijs van de hogere werkelijk gelegen schade, aan te tasten.” |
# 5. Algemene voorwaarden factuur & aansprakelijkheid
Loop even een half uurtje rond op de rechtbank en je struikelt bijna over de aansprakelijkheidsclaims. Er loopt altijd wel eens iets mis en het kan uiteraard niet de bedoeling zijn om keer op keer tegen torenhoge schadevergoedingen aan te botsen. Door exoneratieclausules in jouw factuurvoorwaarden op te nemen, voorkom je dergelijke problemen.
Lees ook: Is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering aangeraden?
Dergelijke exoneratieclausules zijn principieel toegelaten, hoewel je je niet zomaar voor alles kan exonereren. Onder andere ten aanzien van consumenten gelden strikte beperkingen, denk bijvoorbeeld aan de onmogelijkheid om jouw productaansprakelijkheid uit te sluiten. Ook is het onmogelijk om je te exonereren voor jouw opzettelijke fout, jouw bedrog of jouw fraude.
| Algemene voorwaarden factuur voorbeeld: |
| “De verkoper is enkel aansprakelijk in geval van bedrog, fraude en opzettelijke fout.” |
# 6. Verkoopsvoorwaarden factuur: wat bij overmacht?
Soms kan je de aangegane verbintenissen niet nakomen en mogelijks is dat niet eens het gevolg van jouw (on)wil. Ook de NMBS moet soms haar treinen stil laten staan, omdat het nu eenmaal sneeuwt of omdat het personeel staakt. Het kan niet de bedoeling zijn dat ze dan steeds schadevergoedingen moeten ophoesten. Daarom nemen zij een overmachtsclausule in hun algemene voorwaarden op.
Via een overmachtsclausule zorg je er immers voor dat dergelijke situaties niet automatisch in problemen en schadeclaims hoeven te resulteren. Het is aangeraden om in de factuurvoorwaarden duidelijk aan te geven wat onder overmacht wordt begrepen en wat de gevolgen zijn van een overmachtssituatie. Idealiter neem je in jouw factuurvoorwaarden ook een niet-exhaustieve lijst met voorbeelden op.
| Algemene voorwaarden factuur voorbeeld: |
| “In het geval van overmacht is de partij die overmacht inroept bevrijd en niet gehouden tot het nakomen van enige verbintenis. Wel zullen de partijen alle redelijke inspanningen verrichten om de gevolgen van de overmachtssituatie tot het minimale te beperken.”
“De partijen verstaan onder overmacht: de situatie waarbij de uitvoering van de overeenkomst door één van de partijen geheel of gedeeltelijk niet meer mogelijk is ten gevolge van omstandigheden buiten de wil van de partij die de overmachtssituatie inroept, zelfs indien de overmachtssituatie op het moment van het sluiten van de overeenkomst reeds te voorzien was.” |
# 7. Voorwaarden factuur: neem een forumkeuzebeding op
Bij een eventueel juridisch conflict speel je uiteraard liever een thuismatch. Daarom stipuleer je in de factuurvoorwaarden dat het Belgisch recht van toepassing is en geef je vooraf aan welke rechtbank bevoegd is. Weet wel dat er ook hier restricties gelden ten aanzien van consumenten. Zo moet je een consument in principe dagvaarden voor het gerecht van de woonplaats van de consument. Slechts uitzonderlijk kan daar in factuurvoorwaarden van worden afgeweken.
| Algemene voorwaarden factuur voorbeeld: |
| “Eventuele geschillen omtrent overeenkomsten waarop deze factuurvoorwaarden van toepassing zijn, behoren uitsluitend tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Turnhout. Het Belgisch recht is uitsluitend van toepassing en de toepassing van het Weens Koopverdrag van 11 april 1980 wordt door de partijen nadrukkelijk uitgesloten.” |
