Zo verwerk je een cadeaukaart in jouw boekhouding

Een cadeau hoeft al lang niet meer origineel te zijn. Steeds meer winkels bieden dan ook cadeaukaarten aan. In ruil voor een ontvangen geldsom krijg je dan een (elektronische) tegoedbon of -kaart die je cadeau kan doen. De ontvanger daarvan mag voor dat bedrag lekker komen winkelen. Mooi, want eigenlijk wordt de aankoop reeds vooraf gefinancierd. Daar houdt de cashflow van. Boekhoudkundig blijkt er echter wel vaker onduidelijkheid te bestaan over de verwerking van dergelijke cadeaukaarten. Ik onderscheid verschillende hypotheses en schets de gevolgen voor de boekhouding.

Aankoop cadeaukaart & boekhouding

In het CBN Advies 2018/11 – Verkoop van (oplaadbare) betaalkaarten schept de Commissie voor Boekhoudkundige Normen duidelijkheid met betrekking tot de aankoop van de cadeaukaart en de verwerking in de boekhouding. Het geeft concreet aan dat de aankoop van de cadeaukaart in de boekhouding verwerkt moet worden als een schuld. Dat is ook logisch: je ontvangt een bedrag in kas maar je bent dat bedrag wel, in natura, verschuldigd aan de ontvanger van de cadeaukaart. Onderstaand voorbeeld, waarbij een cadeaukaart voor €100,- wordt opgeladen, toont dat aan.

Het mag duidelijk zijn dat er op dit moment nog geen btw-gevolgen zijn. Logisch ook, want je weet nog niet of en welke producten zullen worden gekocht en welk btw-tarief daarop van toepassing is. Je moet dus nog geen btw doorstorten aan de Schatkist.

Betalingen met oplaadbare betaalkaart & boekhouding

Uiteindelijk zal de oplaadbare betaalkaart worden gebruikt om aankopen te financieren. Het is pas op dat moment dat de btw-gevolgen merkbaar zijn. De schuldrekening zal nu moeten worden gedebiteerd. Er moet daarbij een opbrengst worden geregistreerd en de btw-gevolgen worden duidelijk. Onderstaand voorbeeld, waarbij bovenstaande cadeaukaart voor €94,99 wordt gebruikt er betaling van de aankoop van een goed (incl. 21% btw), toont dat aan.

Vervallen cadeaukaart & boekhouding

Aan een oplaadbare betaalkaart of cadeaukaart kleeft steeds een vervaldatum. Tegoeden moeten voor dat moment worden opgebruikt of zijn nadien ongeldig. Niet opgebruikte tegoeden moeten dan als een opbrengst worden geboekt, terwijl de schuld komt te vervallen. Omdat het niet aan een aankoop kan worden toegewezen, ontstaat er geen btw-schuld. Dat toont onderstaand voorbeeld, waarbij €5,01 van bovenstaande cadeaukaart nooit werd ingeruild, aan.

Uitzonderingen verwerking oplaadbare betaalkaart boekhouding

Bovenstaande regels zijn van toepassing op de aankoop van een oplaadbare betaalkaart en het (gedeeltelijk) inwisselen ervan door de ontvanger van de betaalkaart. In sommige gevallen gelden echter afwijkende regels. Dat is bijvoorbeeld het geval voor kleine verenigingen of stichtingen die het meteen als een ontvangst moeten inschrijven. Maar denk ook aan cadeaubonnen van derde partijen waarbij de prestatie wordt geleverd aan de ontvanger ervan, maar waarbij het een derde leverancier is die een en ander moet vergoeden. De verwerking van de Bongo-cadeaubon of de VVV bon in de boekhouding is dus volledig anders. In dergelijke gevallen zijn bovenstaande regels niet van toepassing.