Autokosten zijn fiscaal aftrekbaar indien ze beroepsmatig zijn. Het beroepsmatige karakter moet met andere woorden worden aangetoond. Met een sluitende rittenregistratie is het mogelijk om aan te tonen welk gedeelte van de ritten zakelijk waren en welk gedeelte niet. Toch ben je zeker niet verplicht om een rittenadministratie bij te houden en zijn er ook andere manieren om het zakelijk gebruik aannemelijk te maken.
Aftrekbaarheid van autokosten
De fiscus zal niet snel geloven dat de zakelijke auto helemaal niet privé wordt gebruikt. Toch zijn er een aantal dingen die je kan opwerpen om zelfs zonder rittenadministratie een groot percentage zakelijk gebruik aan te tonen. Zo zal de fiscus sneller geloven dat een bestelbus zonder rittenadministratie zo goed als niet privé wordt gebruikt dan een gezinsauto zonder rittenadministratie. Ook wanneer iemand naast de zakelijke auto ook een privéauto heeft, zal de ficus sneller geloven dat de zakelijke auto voornamelijk zakelijk wordt gebruikt.
Hoe dan ook zal de fiscus bij een fiscale controle de autokosten onder de loep nemen. Hier worden namelijk vaak kosten verworpen, bijvoorbeeld omdat de juiste aftrekbeperkingen niet worden toegepast of omdat de autokosten voor 100% zakelijk worden ingebracht en de fiscus daar weigerachtig tegenover staat.
Sluitende rittenadministratie is heel bewijskrachtig
Een rittenadministratie is een goede manier om de beroepsmatige autokosten aan tonen. Hierbij noteer je bij elke rit hoeveel kilometers je hebt gereden en of dit zakelijk of privé is. Bij een zakelijke rit doe je er goed aan om ook info op te nemen omtrent het karakter van de rit.
Op het einde van het jaar kan je dan via de rittenadministratie de kilometers vergelijken en de procentuele verhouding nagaan. Op basis hiervan kan je dan de autokosten fiscaal aftrekken. Het maakt verder niet uit hoe je de rittenadministratie bijhoudt. Er bestaan bijvoorbeeld invulboekjes voor de rittenadministratie, maar je kan ook met een app de rittenadministratie bijhouden of zelfs gewoon een schriftje in de auto leggen. Een sluitende rittenadministratie is nog steeds de beste manier om het beroepsmatige karakter aan te tonen, maar in de praktijk is het wel een heel tijdrovende methode.
Alternatieven voor de rittenadministratie
Als je geen rittenadministratie hebt bijgehouden, mag de fiscus niet zomaar alle autokosten verwerpen. Je kan namelijk nog op andere manieren het zakelijk gebruik aannemelijk trachten te maken. Een manier om dit te doen is door onderhoudsfacturen voor te leggen. Als je enkele facturen per jaar hebt, kan je aantonen hoeveel kilometers je in bepaalde periodes hebt gereden. Hierdoor kan je bijvoorbeeld aantonen hoeveel kilometers binnen en buiten de vakantieperioden werden gereden. Daarmee heb je natuurlijk nog geen informatie over het exact aantal beroepsmatige kilometers, maar het geeft toch al een idee van wat aannemelijk is.
Ook een persoonlijke agenda kan helpen. Zo was er bijvoorbeeld al eens een advocaat die op basis van zijn agenda kon aantonen dat hij gemiddeld drie keer per week naar de rechtbank ging en terug. Hij berekende daar de kilometers van en raamde zo zijn zakelijk gereden kilometers op jaarbasis. Dit vergeleek hij vervolgens met het totaal aantal afgelegde kilometers. Dit werd geaccepteerd en dus kon hij zonder rittenadministratie het aantal zakelijke kilometers aantonen.
Autokosten fiscaal inbrengen en het belang van een goede boekhouder
Het inbrengen van autokosten is heel complex. Er zijn namelijk aftrekbeperkingen die onder meer verband houden met de cataloguswaarde en de CO2-uitstoot. Bovendien wijzigen de regels voortdurend en staat de wetgever steeds vaker weigerachtig tegenover het aftrekken van autokosten, terwijl ook de fiscus al eens moeilijk doet en er dan nog rekening moet worden gehouden met het privégebruik. Daarom is het niet alleen aan te raden om een goede rittenadministratie bij te houden, maar ook om je te laten bijstaan door een boekhouder. Een boekhouder zal de fiscale aftrekbaarheid voor jou bepalen en zal je adviseren over het al dan niet bijhouden van een rittenadministratie. Heb je nog geen boekhouder? Dan kan je hier eenvoudig een boekhouder vinden door een aantal gegevens achter te laten. Vervolgens ontvang je een aantal offertes van goede boekhouders uit je regio.
